Тема 13. Комунікації в менеджменті Логіка викладення матеріалу

1. Поняття й характеристика комунікацій

2. Інформаційне забезпечення менеджменту

3. Документаційне забезпечення менеджменту

1. Поняття й характеристика комунікацій

Комунікації – це те, без чого не може бути управління. У процесі спільної діяльності люди постійно обмінюються інформацією. Дослідження показують, що керівник від 5 до 90% усього часу витрачає на комунікації. Це час, який керівник витрачає на процес прийняття й реалізації управлінських рішень, на мотивацію праці підлеглих.

Отже, ефективність діяльності керівника залежить від уміння забезпечувати комунікації не тільки у власній діяльності, але й у діяльності своїх підлеглих.

Комунікація – це не тільки передача інформації, але насамперед це обмін інформацією між декількома або більшою кількістю людей. Термін комунікація означає спілкування, взаєморозуміння між людьми. Обмін інформацією може відбутися тільки в тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її.

Ділове спілкування – це передача думок, емоцій або повідомлень одного або кількох людей іншому або іншим людям у процесі прийняття й реалізації управлінських рішень

Всі інші види спілкування між людьми в організації відносять до процесу обміну інформацією. Ділові спілкування становлять зміст організаційних комунікацій.

Однак інформація потрібна не тільки для того, щоб усвідомити необхідність ухвалення рішення, підготувати й прийняти його, але також і для того, щоб оцінити рішення після того, як воно прийнято й реалізоване. Ця інформація забезпечує реалізацію функції контролю над процесом виконання рішення. Такий вид комунікації називається зворотним зв'язком.

Професор Ф. Льюіс - фахівець з обміну інформацією в бізнесі - пише: «Зворотний зв’язок - це опорна реакція на те, що почуто, прочитано або побачено; інформація (у вербальному або невербальному оформленні) відсилається назад відправникові, свідчачи про міру розуміння, довіру до повідомлення, його засвоєння й згоду з повідомленням».

Вербальні способи – слова (основні засоби для кодування повідомлень, призначених до передачі); бесіда, письмове спілкування, слухання, читання.

Невербальні – будь-які символи, крім слів: жести, погляд, вираз обличчя особи, посмішка, поза, інтонація голосу, характерне мовчання, відношення виражене за допомогою очей, міміки.

Таким чином, потоки інформації можуть бути наступної спрямованості:

• зверху вниз - від керівника до підлеглих;

• знизу нагору - від підлеглого до керівника;

• горизонтальний тип - на одному рівні.

Шлях від джерела інформації до одержувача називають каналом інформації.

Канали бувають формальні (офіційні, встановлюються адміністративно, вертикальні й горизонтальні); неформальні (між неформальними групами).

По місцю виникнення ділові спілкування можуть бути розділені на дві групи:

1. Спілкування організації із зовнішнім середовищем. Так, менеджери організації вступають у ділові відносини з постачальниками необхідних для організації ресурсів, споживачами продукції, законодавчими й державними органами, громадськістю, профспілками. Необхідність такого спілкування визначається реакцією організації на можливість або погрози, створювані факторами зовнішнього середовища;

2. Спілкування, що виникають усередині організації в процесі спільної діяльності людей. Це основна частина комунікацій в організації. В основі ділових внутрішніх спілкувань лежить функціональний поділ управлінської праці й різноманіття ролей менеджера в організації.