Кадровый аудит в системе менеджмента качества

Юлия Бакай, ведущий консультант направления кадрового консал­тинга, компании «Евроменеджмент» г. Москва представляет организацию кадрового аудита в процессе совершенствования системы менеджмента качества. Методология создания и функционирования систем менедж­мента по ряду направлений, как известно, определяется общепризнанными международными стандартами ИСО серии 9000 (управление качеством), британским BS 8800-96 «руководство по системе управления охраной здо­ровья и безопасностью персонала» (Guide to Occupational health and safety management systems) и разработанным на его основе международном стан­дартом OHSAS 18001-99 «Системы управления охраной здоровья и безо­пасностью персонала» (Occupational Health and Safety Assessment Series), a также социальными аспектами управления персоналом, определенными международным стандартом SA 8000 «Стандарт для оценки социальных аспектов управления» и др.

В основу методологии создания и функционирования систем управ­ления персоналом, определяемой перечисленными международными стан­дартами, положены известные принципы: «планируй — выполняй — кон­тролируй — совершенствуй».

Рассмотрим подробнее методику предлагаемую Юлией Бакай (ведущий консультант кадрового консалтинга компании «Евроменеджмент»). Для проведения аудита предварительно исследуются документы, и проводится опрос ключевых должностных лиц компании. Процедура сбора и анализа информации включает следующие основные направления:

1. Общая характеристика кадрового состава. Аудиторы изучают пакет документов, содержащий информацию о персонале компании за последние 3 года: численность, половозрастной и образовательный состав, динамика изменений (количество принятых и уволенных сотрудников, уровень текучести кадров, с разбивкой по под­разделениям), характеристики управленческого звена и кадрового резерва.

2. Стратегия управления персоналом и кадровая политика.

Анализируются документы, отражающие принципы кадровой политики и принятую на предприятии программу развития системы управления персоналом. Фиксируются стратегии поиска и отбора сотрудников, методы мотивации, адаптации и обучения в том виде, как эти направления отражены в официальных документах.

Сравниваются уровни системы для их оптимизации (отдельно определяются функции работы с персоналом, которые инициируются руководством организации, кадровой службы, вышестоящими структурами). Выявляются приоритетные направления кадровой политики, анализируется структура системы управления персоналом, распределения зон ответственности и полномочий между ее субъектами.

Многие внешние аудиторы работают только с документами, в то время как возможна ситуация, когда они не действуют, хотя и гра­мотно составлены. Бывает и на оборот: бумаги, фиксирующей кад­ровую политику, нет, а работа с персоналом в компании ведется хо­рошо, о чем свидетельствуют сами сотрудники. Поэтому важно ра­боту с документами дополнить работой с персоналом.

3. Подсистема организационных изменений и регламентация деятельности персонала. Выяснение того, кто в компании несет ответственность за организационную структуру и изменения в ней, установление принципов разработки соответствующих документов. Анализируется штатное расписание, положение о структурных подразделениях, должностных инструкциях, а также порядок внесения изменений в них.

4. Порядок обработки персональных данных работников и гаран­тиях их защиты." Выясняется, существует ли документированный порядок доступа к этой информации, кто несет ответственность за ее хранение и обработку и т.п.

5. Оформление, сопровождение и расторжение трудовых отно­шений. Анализируется порядок оформления сотрудника на работу, перевода на другую должность (в другой филиал или подразделение), а также процедура расторжения трудовых отношений. Кроме того, аудиторы изучают формирование прочих приказов по личному составу, приказов об отпусках.

6. Обеспечение надежности профессиональной деятельности и сохранение здоровья персонала. Изучается организация работы с кадрами, направленной на поддержание высокого уровня надежности, эффективности профессиональной деятельности, безопасности, сохранение работоспособности и здоровья сотрудников. Уровень развития данной подсистемы анализируется по соответствующим организационным документам. Так, в Приложении 3 к приказу РАО «ЕЭС России» №142 от 29.03.2001 «О первоочередных мерах по повышению надежности работы ЕЭС России» даны рекомендации по составлению и содержанию ежегодного эксплуатационного приказа «О повышении эффективности, надежности и безопасности энергетического производства» для АО-энерго, АО-электростанций, электростанций филиалов, МЭС и БП «Электросеть-сервис». Также важной частью эксплуатационного приказа является Приложение 2 — «Программа совершенствования управления надежностью и безопасностью профессиональной деятельности и сохранения здоровья персонала».

Внедрение и обеспечение функционирования системы управления надежностью профессиональной деятельности и работоспособно­стью персонала энергокомпаний, а также контроль ее результатив­ности обычно проводится в соответствии с основными положениями международного стандарта OHSAS 18001-99 и ГОСТ Р 12.0.006-2002. действуют также и государственные нормы по охране труда.

7. Подсистема социального обеспечения персонала. Рассматривается реализация на предприятии социальной политики (добровольное медицинское страхование и страхование от несчастных случаев, медицинское обслуживание, общественное питание и отдых сотрудников, работа с пенсионными фондами, спортивно-оздоровительная и культурно-массовая работа и т.п.).

8. Учет рабочего времени. Выяснение того, какое должностное лицо или подразделение отвечает за учет рабочего времени сотрудников, в том числе сверхурочных работ (а также за порядок привлечения к ним), график сменности и т.п.

9. Содержание и выполнение основных функций управления персоналом. Аудиторы оценивают планирование и контроль проведения мероприятий по работе с кадрами, поиск и отбор сотрудников, порядок их адаптации, аттестации, а также уровень квалификации, ее повышение и поддержание. Анализируется процедура формирования кадрового резерва и его развитие, корпоративная культура предприятия. На данном этапе исследуется то, как реализуются на практике перечисленные функции (в отличие от второго плана, на котором анализируется их организация в компании).

Таким образом, кадровый аудит (аудит персонала) на практике направлен на оценку эффективности службы управления персоналом, ведения кадровой документации, ее соответствия трудовому законодательству, оценке качества выполнения трудовых функций и выявлению потенциальных возможностей работников для планирования их карьерного роста в организации.