Раздел 2. Технология организации кадрового аудита

1. Планирование этапов проведения кадрового аудита

В данном пособии авторы предлагают провести кадровый аудит в четыре этапа, схематично этапы представлены в приложении (см. приложение).

Первый этап — анализ системы управления персоналом.

За основу оценки системы управления персоналом целесообразнее всего взять подход А.Я. Кибанова⁴³. В своей работе автор дает основные пара­метры кадрового аудита по функциям управления персоналом.

Так, при оценке формирования кадровой политики организации, Кибанов А.Я. предлагает обратить внимание на: текущее состояния кадро­вой политики, степень ее согласования с целями организации, стратегией ее развития; степень связи кадровой политики со спецификой организации и внешними условиями.

Оценка планирования персонала подразумевает оценку наличных ресурсов, целей и перспектив развитии организации, будущих потребностей в персонале, анализ штатного расписания, степени его обоснованности.

Следующим параметром оценки станет эффективность использования персонала. В этом случае необходимо проанализировать уровень занятости персонала, обеспечение стабильности состава работников. Изучить занятость женщин, лиц пожилого возраста и других уязвимых слоев населения.

Оценка найма и отбора персонала в организации также не останется без внимания. Здесь необходимо оценить используемые методы найма персонала источников и путей покрытия потребностей в персонале, стои­мость найма. Оценить результативность найма, обеспеченность вакансий кандидатами, рассмотреть перспективный список кандидатов. Оценить ре­зультативность оценочных процедур, а также взаимодействие организации со службами трудоустройства учебными заведениями, местными органами: власти, конкурирующими организациями.

Первый этап также включает в себя рассмотрение процедуры деловой оценки персонала. Происходит анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодичности ее проведения представляемых резуль­татов и решений, принимаемых по ее результатам.

Далее оценке подвергается деятельность по профориентации и адаптации персонала. Анализируются используемые методы профориентационной работы и адаптации, оценивается их эффективность (количество увольняемых работников среди вновь нанятых, конфликты в подразделе­ниях новичков). Выявляются и диагностируются проблемы, возникающие в период адаптации.

При оценке обучения персонала внимание обращают на следующие параметры: цели и используемые формы обучения, их соответствие целям организации. Изучается содержание и продолжительность обучения. Оце­нивается персонал, прошедший обучение, эффективность обучения и его фактические результаты.

Посторенние деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения оцениваются путем анализа: системы продвижения персо­нала в организации; схем замещения должностей; реализации плана кад­рового роста. Проходит оценка результативности и методов планирова­ния карьеры.

Оценка трудовой деятельности персонала производится на основе; анализа условий труда, техники безопасности и охраны труда; анализа со стояния нормирования труда в организации; анализ вложений финансовых средств в эту сферу и оценка полученных результатов. Происходит оценка эффективности организации рабочих мест и распределения работ.

Завершающим параметром оценки на первом этапе станет оценка процессов мотивации и стимулирования труда. При осуществлении данной оценки анализируются используемые формы и системы стимулирования, их связи с мотивацией персонала. Анализируется уровень и структуры оп­латы труда. Дается оценка соответствия разработанных принципов, струк­туры оплаты труда целям организации.

Таким образом, на первом этапе оцениваются следующие параметры.

Планирование персонала:

• оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале; анализ штатного расписания, степени его обоснованности.

Использование персонала:

• анализ уровня занятости персонала;

• анализ обеспечения стабильности состава работников;

• изучение занятости женщин, лиц пожилого возраста и других уязви мых слоев населения.

Наем и отбор персонала:

• оценка используемых методов найма персонала, источников и путей покрытия потребностей в персонале, стоимости найма;

• оценка результативности найма, обеспеченности вакансий кандида тами, перспективного списка кандидатов;

• оценка результативности оценочных процедур;

• оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирую­щими организациями.

Деловая оценка персонала:

• анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодично­сти ее проведения, представляемых результатов и решений, прини­маемых по ее результатам.

Профориентация и адаптация персонала:

• анализ используемых методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности (количество увольняемых работников среди вновь нанятых, конфликты в подразделениях новичков); выявление и диагностика проблем, возникающих в период адаптации.

Обучение персонала:

• анализ целей и используемых форм обучения, их соответствия целям организации;

• изучение содержания и продолжительности обучения; оценка персо­нала, прошедшего обучение;

• оценка эффективности обучения, фактических результатов.

Служебно-профессионалъное продвижение, деловая карьера персонала:

• анализ системы продвижения персонала в организации;

• анализ схем замещения должностей; анализ реализации плана кадрового роста;

• оценка результативности методов планирования карьеры.

Организация трудовой деятельности персонала:

• анализ условий труда, техники безопасности и охраны труда;

• анализ состояния нормирования труда в организации;

• оценка эффективности организации рабочих мест, распределения работ;

• анализ вложений финансовых средств в эту сферу и оценка получен­ных результатов.

Мотивация и стимулирование труда:

• анализ используемых форм и систем стимулирования, их связи с мо­тивацией персонала;

• анализ уровня и структуры оплаты труда;

• оценка соответствия разработанных принципов, структуры оплаты труда целям организации.

Второй этап — анализ деятельности службы управления персоналом. На данном этапе оценивается уровень развития материаль­но-технической базы, уровень разделения обязанностей и ответственности за выполнение работы между специалистами службы управления персона­лом. Проводится оценка соответствия численности специалистов службы управления персоналом трудоемкости выполняемых ими работ. Также оценивается уровень профессионализма специалистов службы, а именно: образовательный уровень; стаж работы в организации; возрастная струк­тура; частота повышения квалификации; наличие специфических качеств (способность к сотрудничеству, знание методов мобилизующих воздейст­вия на коллектив).

Разработка параметров оценки на втором этапе основана на опыте таких ученых как Т. Синявец⁴⁴, Ю. Бакай⁴⁵.

Таким образом, на втором этапе оцениваются следующие параметры:

• Уровень развития материально-технической базы;

• Уровень разделения обязанностей и ответственности за выполнение работы между специалистами службы УП;

• Соответствие численности специалистов службы УП трудоемкости выполнямых ими работ;

• Уровень профессионализма специалистов службы УП:

• образовательный уровень;

• стаж работы в организации;

• возрастная структура;

• наличие специфических качеств (способность к сотрудничеству, знание методов мобилизующих воздействия на коллектив);

• частота повышения квалификации.

Анализ документационного обеспечения осуществляется на третьем этапом кадрового аудита. На данном этапе подвергнутся проверке правильность оформления, своевременность обработки, регистрации, учета и текущего хранения документации, доведение кадровой документации до соответствующих работников, контроль за исполнением требований документов. А именно проверяются следующие документы: программа кадровой политики на текущий год; наличие и качество должностных инструкций специалистов; нормативные акты, связанные с формированием развитием корпоративной культуры; план работы с резервом руководящих кадров; описание действующих кадровых технологий, касающихся порядка (найма сотрудников; адаптации к трудовым условиям; оценки персонала; мотивации персонала; обучения и развития персонала; социальной поддержки; ротации). Оценивается порядок и сроки аттестации руководителей и сотрудников, кадровых перестановок, а также правильность оформления трудовых книжек, ведения личных дел. Проверяется весь перечень дел указанный в номенклатуре дел отдела кадров. Это могут быть: положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников организации; руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ); штатные расписания организации, изменения к ним; спи­сок (штатно-списочный состав) работников организации; приказы по лич­ному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение); приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения заработной пла­ты, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взы­сканий); документы (основания) о предоставлении отпусков, командиров­ках, поощрениях или взысканиях; личные дела сотрудников; личные кар­точки ф.Т-2; книга учета выдачи трудовых книжек; подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.); книга учета прие­ма, перемещения, увольнения работников; правила внутреннего трудового распорядка организации; документы (акты, докладные и служебные запис­ки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка; журнал регистрации листков нетрудоспособности; журнал регистрации приказов по личному составу (приема, перевода, увольнения); журнал ре­гистрации приказов по основной деятельности; документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников; журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы); документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников; документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заяв­ления); документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров; отче­ты по работе с кадрами; акты приема-передачи при смене начальников от­делов кадров; график отпусков сотрудников предприятия; журнал учета командировочных удостоверений; журнал учета отпусков; журнал и кар­точки учета военнообязанных.

При осуществлении данного этапа следует учитывать, что требова­ния к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб не всех уровнях управления. Документы проверяются на соответствие требованиям соблюдения законодательства, правильности ведения соответствующих записей, на наличие.

При составлении перечня оценочных параметров мы руководство­вались опытом Н. Чижова⁴⁶.

Заключительным этапом кадрового аудита станет оценка персонала. А именно оценка количества и качества специалистов, рабо­тающих на различных уровнях и направлениях. Анализ персонала по соци­ально-демографическим характеристикам: пол; возраст; семейное положе­ние; национальность; наличие иждивенцев. Оценка текучести кадров. Вы­явление существующей организационной культуры. Выявление типа управленческой команды (стиля управления, лидера). Оценка удовлетво­ренности трудом, лояльности персонала. Определение мотивационного профиля сотрудников. Диагностика социально-психологического климата.

Представленные нами в общем виде этапы, позволяют говорить о том, что перед тем как приступить к проведению кадрового аудита аудито­рам совместно с руководством организации необходимо определить на­правления деятельности организации, которые планируется подвергнуть оценке.

В каждом отдельном случае этапы кадрового аудита могут видоиз­меняться, а некоторые могут просто не проводиться, в отсутствии надоб­ности. Руководитель организации, расставляя приоритеты для своей орга­низации, самостоятельно выбирает направления работы аудиторов. Для то­го чтобы не ошибиться в выборе направлений первоначально необходимо составить концепцию оценки.