Этапы проведения кадрового аудита

Как уже подчеркивалось выше, кадровый аудит (аудит персонала) — это периодически проводимая экспертиза состояния дел в части управле­ния персоналом, включающая систему мероприятий по собору информа­ции, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности ор­ганизации использования трудового потенциала и регулированию соци­ально — трудовых отношений. Кадровый аудит может являться как со­ставной частью оценки системы управления в целом, так и самостоятель­ной процедурой, направленной на оценку системы управления персона­лом, оценку кадров.

В зависимости от конкретных потребностей организации кадровый аудит может осуществляться как в расширенном варианте, то есть в виде процедуры необходимой для разработки рекомендаций по оптимизации системы управления человеческими ресурсами, для решения стратегиче­ских задач, так и в сокращенном, включающим характеристику кадрового состава, либо же ориентацию на конкретную проблему или оценку дея­тельности определенного подразделения; данный вариант аудита ориенти­рован на решение оперативных, локальных задач.

Существуют различные взгляды на функционально-предметное (в из­вестной мере условное) разделение аудита на комплексы взаимосвязанных работ (этапов).

Рассмотрим основные подходы к выделению этапов проведения кад­рового аудита описанные в научной литературе.

Звонова Е. П. выделяет три этапа проведения аудиторской провер­ки отождествляя их с этапами в области финансового аудита²¹.

Подготовительный этап включает составление плана, оформление необходимой документации, сбор внутренней и внешней информации, определение общей цели, задач аудита, возможных рисков, предварительное выборочное тестирование компонентов объекта аудита.

Основной этап аудита заключается в проведении исследовательских процедур, позволяющих получить репрезентационные данные: собирается и документируется информация, позволяющая оценить полноту, систем­ность и эффективность управления человеческими ресурсами. Также на этом этапе проверяется наличие и состояние необходимых документов, их соответствие требованиям законодательства и, собственно, фактически протекающему в организации процессу управления персоналом.

Заключительный этап подразумевает анализ и оценку полученных данных, разработку аудиторских рекомендаций и предложений, представ­ление итогового отчета и проведение совещания по результатам проверки.

Осуществление аудиторской проверки, по мнению Кибанов А.Я., предполагает разделение работ на четыре этапа²².

На подготовительном этапе осуществляются: формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей, предполагае­мой эффективности для организации; подбор персонала (внутри органи­зации или вне ее) для организации проверки, его обучение в случае необ­ходимости; разработка внутрифирменного документа (приказа, распоря­жения), намечающего сроки, задачи, исполнителей и участников про­верки, инструктаж исполнителей и участников; разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации.

На этапе сбора информации осуществляются проверка документации и отчетности, мониторинг персонала, наблюдение, опросы, анкетирование, беседы с сотрудниками, предварительная обработка статистических данных, бухгалтерской и иной информации. Следует учитывать, что статистические и иные показатели становятся более доступными и содержательными с точ­ки зрения анализа, если для их сбора, хранения и обработки используются компьютерная техника и современные информационные технологии.

На этапе обработки и анализа информации полученная в ходе провер­ки информация обрабатывается и формализуется в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков и прочих форм представления данных, удобных для оценки, и вводится в ЭВМ; на этом же этапе по разработанному алгоритму осуществляются анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающими организациями, научно обоснованными нормами и нормативами, путем при­менения методов экспертной оценки, ФСА и др.

На заключительном этапе — этапе обобщения и представления оце­ночных результатов, выводов и рекомендаций — готовится итоговый мате­риал, включающий, как правило, отчет о результатах аудиторской провер­ки. В отчете могут быть рассмотрены различные пути совершенствования управления персоналом, включая внедрение новых технологий (инфор­мационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предло­жения по модификации существующих процедур управления, совершенст­вованию документации, уточнения. На этом же этапе осуществляется оцен­ка результативности аудита персонала, заключающаяся, прежде всего, в социально-экономической и социально-психологической эффективности разработанных по итогам проведения аудиторской проверки мероприя­тий по рационализации организации труда персонала, а также по совер­шенствованию деятельности кадровой службы организации.

Шлендер П. Э. на ряду с Кибановым А. Я. также выделяет четы­ре обязательных этапа проведения аудита персонала²³.

Этап подготовительных работ (предварительный аудит). Основная задача этого этапа предварительная диагностика субъекта экономики в целях раз­работки эффективного плана действий — программы аудита, для чего не­обходимо:

а) получить соответствующую внешнюю и внутреннюю информацию о деятельности аудируемого объекта, в том числе о правовых обязательствах клиента, то есть провести сбор, обобщение и систематизацию первичных аудиторских свидетельств на различных уровнях управления, проанализировать и дать оценку исходным данным;

б) оценить аудиторский риск, риск для бизнеса, внутрихозяйственный риск;

в) осуществить выборочное тестирование контрольных моментов (на- пример, провести выборочные опросы и интервью, наблюдения за конкретными действиями персонала организации) для определения эффективности как внутрихозяйственной системы, так и системы управления и отдельных значимых функций;

г) ознакомиться с организацией внутреннего контроля и оценкой риска контроля;

д) сформировать главную цель, подцели, основные задачи аудита;

е) определить общий объем контроля, состав аудиторов и возможность использования в процессе аудита других лиц и третьих сторон;

ж) определить методы и процедуры основного этапа аудита;

з) составить общий план и программу аудита, которая включала бы перечень всех аудиторских процедур, необходимых для сбора достаточного числа объективных свидетельств, подробные описания каждой процедуры, размер выборки, предметы выборочного исследования и временные рамки тестирования;

и) провести вводное совещание с администрацией, на котором обсудить программу и необходимость предоставления определенной дополнительной информации аудитору.

Основной этап. На данном этапе необходимо решить следующие зада­чи: дополнить и откорректировать исходные данные; углубленно проанали­зировать трудовые показатели, репрезентативные, по мнению аудитора, с точки зрения влияния на эффективность аудируемых процессов; со­брать, проанализировать и документировать свидетельства, необходимые, объективные и достаточные для определения соответствия или несоответ­ствия критериям аудита.

Заключительный этап предполагает решение задач по анализу и оцен­ке полученных данных, составлению заключения, разработке аудиторских рекомендаций и предложений, представление итогового отчета и прове­дение совещания по итогам аудита.

И последний этап — это этап реализации (рекомендаций, мероприя­тий) по итогам проверки.

Гагаринская Г. П. я Короткое Э. М. выделяют пять этапов про­ведения кадрового аудита²⁴.

Первый этап предполагает анализ работ и составление моделей компетенций по каждой рассматриваемой позиции, и включает в себя структурирование информации, уточнение и описание тех технических и управленческих навыков и личностных качеств, которые необходимы че­ловеку, занимающему конкретную должность.

Второй этап предполагает разработку программы и технологии проведения оценки персонала, то есть подбор методик, тестов, вопросов для интервью, моделирование ситуаций и заданий, которые позволят вы­явить исследуемые качества с максимальной полнотой. Также на данном этапе составляется детальный план проведения оценочных мероприятий.

Третий этап заключается в проведении оценочных мероприятий.

Четвертый этап предполагает дебрифинг, то есть обратную связь и краткую беседу с участниками.

На пятом, заключительном, этапе проводится описание результатов работы, анализ материалов, сравнение оценок, создание актуальной мо­дели компетенций и плана развития для каждого участника. А также под­готовка и презентация отчета.

Ряд специалистов в области труда и трудовых отношений выделяют шесть этапов аудита трудовых ресурсов:

а)определение целей и задач «и гипотетических выгод для предприятия» от результатов проверки;

б)организационная работа по подбору аудиторов и при необходимости специальная подготовка аудиторов к работе на конкретном объекте;

в)сбор необходимых данных в системе управления;

г)предварительная подготовка отчета аудитора с обсуждением на уровне линейных руководителей, оценка эффективности аудита;

д) предоставление отчета руководству и согласование совместных рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом;

е) «внедрение корректирующих мер в процесс жизнедеятельности предприятия»²⁵.

Белоусова Д. В. предлагает проведение кадрового аудита в семь этапов. При этом автор отдельно выделяет этап запрос руководства на проведение аудита персонала, то есть в данном случае предполагается, что администрация должна составить письменное прошение на проведение процедуры аудирования. Затем на втором этапе происходит постановка проблемы. Данный этап предполагает осуществление переговоров с руко­водителем организации с целью определения задач аудита. На следующем этапе происходит сбор информации и обоснование необходимости прове­дения процедуры аудирования. Затем разрабатывается подробный план проведения аудита, включающий указание сроков и методов диагностики. Следующая стадия заключается непосредственно в проведении самого ау­дита, а также в получении аудиторских доказательств. Затем специалисты на основании собранных доказательств и сделанных выводов формируют мнение и составляют отчет по результат проделанной работы. В нем спе­циалисты указывают информацию об объеме проведенной проверки, о выявленных нарушениях, возможных последствиях, оценке рисков, а также рекомендации и иную информацию, требующую внимания руководства организации²⁶.

При рассмотрении основных этапов проведения кадрового аудита можно отметить, что некоторые специалисты в области кадрового аудита выделяют в отдельный этап сбор информации и выполнение рекомендаций и предложений по итогам аудита. Однако это не всегда целесообразно, так как в ходе предварительной и основной стадии сбор информации протекает по плану проверки и по необходимости получения дополнительной инфор­мации об аудируемом объекте. Также необходимо заметить, что за выпол­нение рекомендаций несет ответственность служба персонала организации, а не аудитор. Ведь в основе кадрового аудита лежит изучение основных функций управления персоналом с целью предоставления независимого профессионального мнения о степени развития системы управления челове­ческими ресурсами и ее соответствия потребностям компании. Аудитор может оказывать сопровождение при процессе внедрения программы орга­низационных изменений при необходимости.

Таким образом, изучив научную литературу, мы можем сделать вы­вод, что существуют различные представления о процессе проведения кад­рового аудита, но все подходы выражают главную цель аудита человече­ских ресурсов — это необходимость диагностирования системы управления персоналом и получение рекомендаций или комплекса мер по оптимизации ее работы.

Вообще этапы проведения кадрового аудита разрабатываются инди­видуально для каждой организации в зависимости от целей проводимой процедуры.

На первоначальном этапе проведения кадрового аудита необходимо определить направления деятельности организации, которые планируется подвергнуть оценке. Описание этих направлений и параметры диагностики представлены в работе Л. Калашниковой и А. Шелягова⁴²

Этапы проведения кадрового аудита и необходимые для оценки по­казатели разрабатываются исходя из условий конкретной организации.