5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України

Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України, і Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки на бланках із кутовим розміщенням реквізитів ставлять на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою установи, а на бланках з поздовжнім розміщенням реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Зображення емблеми установи

Зображення емблеми підприємства, установи, організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про установу) розміщують з лівого боку від назви установи. Зображення емблеми реєструють згідно зі встановленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщене зображення Державного герба України.

Зображення нагород

Зображення нагород відтворюють на бланках! документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні найменування установи і найменування структурного підрозділу.

Код установи

Код підприємства, установи, організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій! України (ЄДРПОУ), ведення якого здійснює Державний комітет статистики України. Розташовують після реквізиту "довідкові відомості про організацію".

Код форми документа

Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010-99 Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД). Розташовують вище реквізиту "назва милу документа".

Найменування організації вищого рівня

Найменування організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Розташовують у верхньому лівому кутку або посередині рядка.

Найменування установи

Найменування установи-автора документа повинно відповідати найменуванню, зазначеному в її установчих документах. Скорочене найменування установи зазначають тоді, коли її офіційно зазначено в статуті. Скорочене найменування подають у дужках або без них нижче повного, окремим рядком у центрі.

Найменування структурного підрозділу

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу зазначають тоді, коли вони - автори документа. Розташовують нижче найменування установи.

Довідкові відомості про установу

Довідкові відомості про установу містять: індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти. Їх розміщують нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Назва виду документа

Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи. У листі назву виду документа не зазначають. Розташовують посередині рядка.

Дата документа. Датування документів

Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, який приймає колегіальний орган, - дата його прийняття; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Датою видання наказу, розпорядження, прийняття рішення і набуття ними чинності вважають дату їх підписання першою посадовою особою установи або дату прийняття документа колегіально, якщо в документі не вказано інший термін набуття ним чинності.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом. Елементи дати записують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2004 року слід писати 12.01.2004. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться "0". Наприклад, 3 квітня 2001 року слід писати 03.04.2001

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати - 30 червня 2001 року. Якщо в тексті документа дата складається лише з року то слово "рік" пишуть повністю - 2004 рік.

Дату на документі проставляє особа, яка його підпису або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходження та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дату документа ставлять під назвою виду документа перед індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють під підписом, ліворуч.

Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі.