Відомості про виконавця документа

Кожен документ мусить мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначають в нижньому лівому куті на лицевому боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 62-15-10

У разі потреби під прізвищем виконавця документа номером його телефону зазначають індекс друкарки (перші літери імені та прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Кравченко 72-19-48

Т.С. 5 12.06.2004

Відомості про виконання документа

Відмітка про виконання документа містить такі відомості: посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; найменування посади і підпис виконавця, наприклад:

До справи № 06-24

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 05.03.2002

Посада Ініціал(и), прізвище

До справи № 03-5

Відповідь надіслано 15.01.2004 № 03-12/135

Посада Ініціал(и), прізвище

Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

У процесі виконання документа виконавець періодично відмічає хід виконання доручення у реєстраційній картці, а після закінчення роботи оформляє відмітку про виконання, аналогічну тій, що робиться на документі під час направлення його у справу.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа.

Відомості про наявність документа в електронній формі

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові відомості.

Відмітку про наявність документа в електронній формі розміщують у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа.

Відомості про надходження документа

Відмітка про надходження (реєстрування) документа в установу містить такі відомості: скорочене найменування установи, дату (за потреби - годину і хвилину) надходження документа, реєстраційний індекс документа. Цю відмітку доцільно ставити за допомогою реєстраційного штампа.

Відмітку про надходження документа в установу розміщують у правому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа.

Відомості про державну реєстрацію

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, які занесено до державного реєстру відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади", до "Порядку державної реєстрації документів Національного архівного фонду", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739. Його розміщують у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження на вільному місці (6x10) (додаток 12, 13).

Отже, кожен з видів управлінських документів повинен мати усі обов'язкові реквізити, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили (додаток 14).