11.7. Основні вимоги до систем електронного

документообігу

Основними вимогами до систем електронного документообігу є масштабність, розподіленість, модульніст відкритість.

Масштабність системи електронного документообігу визначають як здатність підтримувати будь-яку кількість користувачів і мати можливість нарощувати потужність за рахунок потужності апаратного забезпечення, на якому вона встановлена. Реалізація цієї вимоги може бути забезпечена за допомогою використання індустріальних систем управ­ління базами даних таких компаній, як Sybase, Microsoft, які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, забезпечуючи таким чином максимально широкий спектр продуктивності.

Розподіленість системи електронного документобігу трактують таким чином: основні проблеми в роботі з документами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому архітектура системи документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених об'єктів (або автоматизованих робочих місць). їх можна об'єднати найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку.

Архітектура системи має забезпечувати взаємодію з від­даленими користувачами.

Модульність системи електронного документобігу - не здатність системи складатися з окремих модулів, інтегро­ваних між собою, тобто не завжди потрібне впровадження всіх компонентів системи документообігу, адже коло завдань, які треба розв'язати, може бути меншим за весь спектр завдань документообігу.

Відкритість системи електронного документобігу забезпечує наявність відкритих інтерфейсів для можливого доопрацювання та інтеграції. Така система не має існувати у відриві від інших прикладних завдань. Наприклад, часто потрібно її інтегрувати з прикладною бухгалтерською програмою.

Таким чином, ефективна система електронного діловодства повинна:

- базуватися на концепції співробітництва та обміну

повідомленнями;

- застосовувати технології "клієнт-сервер", електрон­ної пошти, сканування і розпізнавання документів, масового та оперативного ведення документів, пошуку і витягу

документів;

- вміти працювати з різноманітними СУБД;

- бути легкою в експлуатації й адмініструванні.

11.8. Організація електронного документообігу

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, ви­користання та знищення електронних документів, які виконують із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний документообіг здійснюють відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Порядок електронного документообігу визначають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації всіх форм власності.

Відправлення та передавання електронних документі здійснює автор або посередник в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважають дату і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документ шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважають дату і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розпис, не поширюють на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюють згідно з вимогами Закону "Про електронні документи та електронний документообіг".

Суб'єкти електронного документообігу попередньо можуть визначати в письмовій формі порядок підтвердження факту одержання електронного документа. Електронний документ вважають одержаним адресатом з часу надходження авторові від адресата повідомлення в електронній формі про одержання цього електронного документа. У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважають, що електронний до­кумент не одержано адресатом.

Якщо такої домовленості між автором і адресатом у письмовій формі не було, підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом и електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити відомості про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження. Електронний документ вважають підправленим автором та одержаним адресатом за їх місце­знаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання).

Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом має певні особливості. Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Суб'єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов'язки, які встановлено для них законо­давством.

Якщо в процесі організації електронного документо­обігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обов'язків суб'єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договірних засадах. Вирішення спорів між суб'єктами електронного документо­обігу здійснюють в порядку, встановленому законом.

До системи комп'ютеризації документообігу мають входити засоби і правила створення документів, ведення їх електронного архіву, підтримання документообігу і при цьому базуватися на програмно-технічних платформах підприємства. Для забезпечення ефективного використання інформації всі інші компоненти управління мають опиратися на систему ведення діловодства.

Технологію опрацювання документів визначають такі чинники: вид документа, вимоги до його життєвого циклу особливості роботи окремих установ. Основу такої системи має складати відповідна організація програмного забезпечення і що дозволяє вирішувати широке коло завдань з опрацювання документів незалежно від специфіки діяльності окремого закладу. Система має бути зручною в адмініструванні п експлуатації. З іншого боку, у будь-якій такій системі має бути передбачена можливість самостійного здійснення виконавцями програмування маршруту проходження і режими опрацювання того чи іншого документа.

Завдання, що вирішують системи документообігу і потрібна для цього система автоматизації, визначає стадія життєвого циклу документа.

Життєвий цикл документа складається з двох основних стадій:

1. Розроблення документа, що може охоплювати власне розроблення змісту документа, оформлення документа, затвердження документа; документ вважають неопублікованим і права на нього визначають права доступу конкрет­ного користувача.

2. Стадія "опублікованого" документа охоплює активний доступ, архівний документ тимчасового, тривалого і постійного зберігання, знищення документа; стосовно нього залишається тільки одне право - доступ до читання.

Залежно від конкретної стадії життєвого циклу документа, системи поділяються на:

- статичні архіви документів (або просто архіви), тобто системи, які опрацьовують тільки опубліковані документи; характерним прикладом реалізації статичного архіву може служити стандартна imaging-система, WaterMark, PaperWise, ImagіngWase.

- динамічні архіви (або системи управління до­кументами), тобто системи, які працюють як з опубліко­ваними документами, так і з тими, що розробляються.

Архівна система (або архів) організації - це комплекс програмного та апаратного забезпечення. Як статичний, так і динамічний архів призначений для вирішення таких завдань:

- організація збереження електронних документів;

- облік і контроль за електронними документами, які охоплюють такі операції, як видачу та повернення документів;

- організація пошуку документів;

- забезпечення захисту документів від несанкціо­нованого доступу й аудит-роботи;

- можливість перегляду документа (без завантаження прикладних програм);

- підтримання анотування документа.

Динамічні архіви додатково реалізують такі функції:

- підтримання колективної роботи з документами, тобто забезпечення цілісності документа;

- підтримання роботи зі складним документом, який являє собою сукупність різних документів;

- поширення опублікованих документів (або через систему електронної пошти, або через Internet);

- розширений спектр прав доступу до документа (право на редагування, на публікацію, на зняття публікації, на створення нової версії).

Під час організації систем електронного документо­обігу однією із складових є система маршрутизації і контролю виконання, що оперує документами, які зберігаю­ться в архівній системі.

У процеси організації систем маршрутизації застосо­вують два основних підходи:

1. Документоорієнтований, коли документ розгля­дають як головний об'єкт системи і визначають саме його маршрут, а всі інші параметри (процеси) асоціюються винятково з документом.

2. Орієнтація на виробничі процеси, які охоплюють різно­манітний список об'єктів і документи включно. Цей підхід більш загальний, його можна реалізувати і без документів.

Практично в усіх сферах управлінської діяльності використовують стандартні форми (платіжні дорученім податкові і митні декларації, особові анкети, страхові і статистичні анкети, форми комунальних платежів, бланки перепису населення, усілякі опитувальники, які поширюють фірми для з'ясування рівня попиту на запропоновані товари і послуги, платіжні форми). Проблема запровадженні стандартних форм є суттєво складнішою, ніж використані ні неструктурованих документів.

У більшості систем опрацювання форм втручанні людини потрібно на таких етапах, як заповнення форми підготування документа до автоматизованого опрацювання сканування; опрацювання у виняткових ситуаціях, коми оператор виконує ідентифікацію відсканованого образу документа, якщо система не змогла ідентифікувати, редагування відомостей і підтвердження достовірності їх опрацювання. Ефективність перших трьох етапів може бути значно підвищена грамотним дизайном форм.