Додатки до документів

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом. Про наявність додатків зазначають в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна ні і повідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, які затверджено або введено в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, які є самостійними документами і надіслані провідним листом.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність одатків зазначають в тексті, наприклад: "Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану за формою, зазначеною в додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять на верхньому правому березі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до наказу Міністерства

освіти України

20.04.2004 №15

У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифровим позначенням не ставлять.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицевому боці останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів оформляють у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повну назву яких наведено у тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

- якщо документ має додатки, повну назву яких не наведено в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтно-будівельних робіт на 2 арк. в 1 прим.

- якщо до документа додано інший документ, що має 10 додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють таким чином:

Додаток: Висновок атестаційної комісії 25.01.02 №4 і додаток

до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.

- якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), кількість аркушів не зазначають;

- за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на______арк.

- якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Відмітку про наявність додатка розташовують ліворуч під текстом, перед підписом.

Підписання документа

Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, що встановлено чинними нормативно-правовими актами.

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписують лише керівник установи або його заступник відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилають іншим установам (закладам, організаціям), підписує перша посадова особа установи, а також керівники структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, що підписала документ, (розташовують ліворуч), особистого підпису (ставлять посередині рядка) та його розшифрування – ініціалу(ів) й прізвища посадової особи (вказують праворуч). Розшифрування підпису в дужки не беруть.

Якщо документ надруковано не на бланку, вказують повну назву посади особи, яка підписує документ:

Начальник Головного

архівного управління

при Кабінеті Міністрів України Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ надруковано на бланку, вказують скорочену назву посади особи, яка підписує документ:

Начальник Головного

управління Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи, як правило, підписує одна особа. Два або більше підписів проставляють в тому випадку, коли за зміст документа відповідають кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). їх підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Наприклад:

Директор інституту Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Підписують, як правило, перший примірник документа. При надсиланні службового документа одночасно кілько установам вищого рівня керівник підписує всі примірник документа.

Якщо установа надсилає ініціативний службовий документ одночасно кільком підвідомчим організація підписують лише оригінал, який залишають у справі, а і місця розсилають засвідчені примірники.

Документи, підготовлені кількома установам підписують всі керівники цих установ, причому їх підпис ставляться на документі поруч на одному рівні, наприклад:

Заступник міністра Заступник міністра

охорони здоров'я України освіти України

Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова засідання колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, якими складено документи, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:

Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище

Члени комісії Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, її прізвище. Виправлення вносять чорнилом або машинописним способом, наприклад, "Виконувач обов'язків", "Заступник".

Не дозволено підписувати документ, якщо перед найменуванням посади написано прийменник "за" або проставлено навскісну риску.

Документи, що вимагають надсилання зворотної інформації, звітів, різних відомостей, не передбачених державною статистичною звітністю, підписує керівник установи, окремі з них - його заступники.

Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.