Затвердження документа

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Примірний перелік документів, що підлягають за­твердженню:

- акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ);

- завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо);

- звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи);

- кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо);

- нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування; чисельності працівників тощо);

- переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються

н установах із зазначенням термінів зберігання документів; тощо);

- плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції, розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від і мигального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);

- програми (проведення робіт і заходів, відряджень і тощо);

- розцінки на здійснення робіт;

- статути державних підприємств (об'єднань); структура і штатна чисельність;

- форми уніфікованих документів; штатні розписи.

Затвердження документа здійснюють двома способами: грифом "затвердження" або виданням відповідного документа (постанови, рішення, наказу, розпорядження). Обидва способи затвердження мають однакову силу. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні бути затверджені відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр освіти України

Підпис Ініціал(и), прізвище

18.01.2002

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

При затвердженні документа розпорядчим актом (постановою, рішенням, наказом, протоколом) на документі проставляють гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністра України

18.02.2002 № 356

Гриф затвердження документа розташовують праворуч у верхньому куті першого аркуша документа.