- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •Основні терміни та їх означення
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
9.5. Складання зведених описів справ
Зведений опис справ постійного терміну зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Він підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. До державного архіву надсилають всі чотири примірники описів для затвердження. Один з них після затвердження залишають у державному архіві, а решту повертають до установи. Відповідно до затверджених описів установі зобов'язана передати справи до державного архіву в установлені терміни.
Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складають у двох примірниках і оформляють так, як і зведені описи справ постійного зберігання.
Описи справ тривалого терміну зберігання державний архів не затверджує.
9.6. Передавання справ до відомчого архіву
Відомчий архів є в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи. Відомчий архів здійснює зберігання документів міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств до передавання їх на державне зберігання.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання здають в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можна передавати в архів установи за погодженням з керівниками.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами контрольно-обліковими картками на документи передають в архівний підрозділ установи через 2 роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2001 рік передають в архівний підрозділ у 2004 році). Справи тимчасового термінів зберігання передають в архівний підрозділ на розсуд керівників установи.
Передавання справ в архівний підрозділ установи здійснюють за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівниками установи. Якщо окремі справи необхідно затінити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.
Приймання (передавання) кожної справи здійснюють працівник архівного підрозділу і працівник діловодної служби ш і не після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого терміну зберігання передають в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи роблять помітку про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу ставить особистий підпис про прийняття справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертають структурному підрозділу, всі інші залишають в архівному підрозділі , установи.
Справи тимчасового терміну зберігання можна передавати в архівний підрозділ за номенклатурою справ.
Справи передають до архівного підрозділу установи зв’язаними належним чином.
Збереження документів в установі забезпечує наявність архівного підрозділу установи згідно із законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".