11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу

Системи електронного документообігу беруть свій початок з кінця XIX ст., коли з'явилися фотоапарат і плівка, тобто коли виникла можливість створювати зменшені коми документів. Шпигунські технології зазнали конверсії і їх почали застосовувати під час створення мікрографічннх архівів документів. Мікрофіша створила реальний якісний прорив у галузі збереження та копіювання документів, але і погляду швидкості пошуку та колективного використання документів показники залишилися на рівні паперових документів.

Виникнення комп'ютерних систем із колективним доступом дозволило підняти технологію документообігу на якісно вищий щабель. Відбулася трансформація мікрографічннх документів у електронні документи, мікрографічних систем у так звані "imaging-системи". Розширена система пошуку можливість мати доступ до одного документа декільком користувачам одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при незначній собівартості зберігання і копіювання інформації зумовили тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні.

З часом обладнання та програмне забезпеченні вдосконалювалося. Виникали все більш швидкісні і невибагливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, що дозволяють прискорити процес друкування, масиви зберігання інформації (оптичні і магнітооптичні, роботизовані бібліотеки). Іmaging системи дали поштовх розвиткові систем розпізнавання машинописних і рукописних символів. З'явилися перші системи workflow, призначені для організації процесу впровадження і паперових документів для електронного архіву. Надалі вони поширилися на бізнес-процеси (офісну діяльність) організацій та підприємств.

На початку 90-х років створено ще один новий клас систем управління електронними документами. Переважмо це були файли текстових процесорів. Запити на такі рішення надходили від федеральних (державних) агенств і юридичних компаній.

Розвиток функціональності, наприклад, додавання роботи з образами документів, сприяли тому, що сучасні системи управління стали перевищувати за функціональними можливостями imaging системи, до того ж їхня вартість була приблизно удвічі менша. Крім функції збереження і пошуку, властивих imaging -системам, у системах управління документами з'явилися засоби, що дозволяють контролювати життєвий цикл документа, тобто на відміну від своїх попередників системи управління документами орієнтовані на роботу з динамічними документами.

За статистикою, у США 85% документообігу залишає­ться паперовим, незважаючи на те, що 75% адміністративних функцій і 73% поштових операцій здійснюють через Інтернет. Водночас, незважаючи на екологічну загрозу скорочення площі посів, прогнозується, що виробництво і використання паперу у найближчі п'ять років збільшиться в світі в 1,5 рази. Це єііідчить про те, що паперовий документообіг, на жаль, поки що не здаватиме своїх позицій.

11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні

Згідно із Законом України "Про затвердження завдань Національної програми інформатизації" (1998 р.) одним із найважливіших напрямів створення національної системи інформаційних ресурсів є повсюдне впровадження у діловодство країни електронного документообігу. Комп'ютеризація руху документів в установах, організаціях та на підприємствах з часу їх створення або одержання до закінчення виконання чи надсилання сприятиме підвищенню ефективності управлінської діяльності, оптимізації процесів прийняття управлінських рішень.

В умовах інформатизації суспільства ефективне забезпечення управління неможливе без впровадження електронного документообігу. Його відсутність зумовлює

виникнення таких проблем:

- керівництво не має цілісної картини справ на підприємстві;

- структурні підрозділи, не маючи оперативної інформації про діяльність один одного, не мають злагодженості дій, внаслідок чого суттєво знижується якість обслуговування клієнтів і спроможність організацій підтримувати зовнішні ділові контакти;

- низька продуктивність праці, існує відчуття необхідної.-11 ресурсів: людських, технічних, комунікаційних.

Наслідком цього стає необґрунтоване розширення штату працівників, невиправдана зміна технології виробництві на інвестиції в обладнання нових робочих місць, приміщення комунікації, перепідготовка кадрів. У ситуації невиправданої" зростання штатів та інвестицій у виробництво з'являється потреба у збільшенні обігового капіталу, що в свою чергу може призвести до нових кредитів і зменшити плановий прибуток.

Отже, без удосконалення документаційного забезпеченим управління, розвиток підприємства здійснюється суто екстенсивним шляхом за рахунок раніше накопичених прибутків або збільшення дефіциту бюджету. Тому першочерговим завданням впровадження комп'ютеризації у діловодстві України є формування попиту на програми та послуги у цій галузі Необхідність цього зумовлена такими чинниками:

- із документами працюють усі підприємства (організації фірми, установи) і велика кількість окремих осіб;

- кожна організація стикається з багатьма проблемами в діловодстві, навіть якщо мова не йде про комп'ютеризацію документи втрачають, не контролюють;

- за рахунок покращення діловодства організації отримують реальний шанс покращити якість свого управління що є одним з актуальних завдань сучасної економіки;

- кваліфікація секретарів-референтів та осіб, що відповідають за ведення діловодства - недостатня, назріла потреба підвищення кваліфікаційного рівня секретарів референтів.

Зростання потреб і запитів користувачів зумовлює необхідність вдосконалення програм комп'ютеризації діловодства та їхньої інтеграції з численними робочими місцями, інформаційними та прикладними програмами.

Правильну стратегію комп'ютеризації слід формувати з урахуванням національної специфіки. Різниця між продуктами і технологіями комп'ютеризації діловодства в західних країнах і в Україні полягає в тому, що рішення щодо електронного діловодства на українських підприємствах мають значною мірою враховувати наявність і широке поширення в Україні ділових паперових документів.

Майже ніхто із сучасних розробників комп'ютеризованих систем діловодства не застосовує всі технології разом: системи управління базами даних, системи пошуку документів та аналізу текстів, системи сканування та розпізнавання документів (рукописних і друкованих), середовище "клієнт-сервер". У результаті користувачі одержують електронні рішення від різних виробників, а це істотно підвищує вартість купівлі, впровадження й експлуатації систем. Обираючи систему комп'ютеризаціїї діловодства і ділових процедур, необхідно зважати на їх відповідність окремим завданням, які необхідно буде вирішувати, а також враховувати диференціацію запропонованих версій продуктів.

Цілий ряд національних особливостей ведення діловодства, мови, культури не дозволяють використовувати готові зарубіжні прикладні рішення. Сьогодні з'являється все більша кількість вітчизняних виробників, які пропонують недорогі якісні рішення щодо комп'ютеризації документообігу.