Тема 7.

Складання номенклатур і формування справ

План

7.1. Номенклатура справ як схема розподілу і групу­вання виконаних документів

7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу

7.3. Зведена номенклатура справ установи

7.4. "Перелік типових документів" як основним нормативний документ для визначення терміни зберігання документів

7.5. Формування справ

7.6. Оперативне зберігання документів

7.1. Номенклатура справ як схема розподілу

і групування виконаних документів

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменування справ, створюваних у діловодстві установи оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкої о розшуку документа за його змістом та видом, відбору до­кументів на державне зберігання в процесі діловодства.

Визначають три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склі справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації. Типова номенклатура нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для мережі установ, що належать до їх сфери управління. Ці види номенклатур використовують як мг і одичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальну номенклатуру справ установи складають з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатуру справ розробляють на основі аналізу діяльності установи загалом і кожного її структурного підрозділу. При цьому використовують положення про установу та її структурні підрозділи, штатний розпис, номенклатури та описи справ за минулі роки, список кореспондентів, обліково-реєстраційні журнали та картотеки, класифікатори, відомчі та типові переліки із зазначенням термінів збереження справ, а також враховують завдання установи на рік, на який складають номенклатуру.

7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі із залученням фахівців, підписує керівник структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи (додаток 22).

Номенклатуру справ структурного підрозділу складають на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

У номенклатуру справ за минулі роки вносять зміни лише у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи, після чого вона підлягає повторному затвердженню. Якщо таких змін не було, то про це повідомляють відповідну установу державної архівної служби, з якою погоджено номенклатуру. Її передруковують і вводять в дію з 1 січня наступного року.

Після виконання документів їх групують у справи, яким надають найменування (заголовки), що в стислій узагаль­неній формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ.

Порядок розміщення справ у номенклатурі справ структурного підрозділу:

- документи органів вищого рівня;

- організаційно-розпорядча документація самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо);

- планово-звітна документація;

- листування; у групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) індекс. Індекс справи структурного підрозділу складають з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т.1., т.2.

У кінці діловодного року номенклатуру справ структурного підрозділу обов'язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис затверджує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

Номенклатуру справ структурного підрозділу установи друкують у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюють графи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ , установи):

- перший примірник - недоторканий, зберігають у структурному підрозділі;

- другий примірник - передають у канцелярію установи;

- третій примірник - використовують при формуванні справ і пошуків потрібного документа.