- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •Основні терміни та їх означення
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
Основні терміни та їх означення
Комерційна таємниця - це виробнича, науково технічна, фінансова та інша інформація, яку використовують, для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яку вважають конфіденційною.
Гриф конфіденційності - це позначення, яке засвідчує право власності підприємству на інформацію, яку містить документ.
Тема 9.
Підготовка справ до зберігання
План
9.1. Мета і основні етапи підготовки документів до зберігання і використання
9.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів
9.3. Оформлення справ
9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
9.5. Складання зведених описів справ
9.6. Передавання справ до відомчого архіву
9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
до зберігання і використання
Підготовка виконаних документів до зберігання і використання є завершальним етапом процесу діловодства
Основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів полягає у створенні умов для їх використання і довідковій роботі установ і поповненні Національного архівного фонду.
Підготовка виконаних документів до зберігання і використання охоплює такі етапи:
1. Експертиза наукової і практичної цінності документів
2. Оформлення справ
3. Опис документів постійного й тривалого зберігання
4. Забезпечення збереження документів
5. Передавання справ в архів установи (відомчий архів)
9.2. Експертиза наукової і практичної
цінності документів
Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і підбору їх на державне зберігання.
Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі та структурних підрозділах створюють Постійну експертну комісію (ЕК), а у відповідному державному архіві - експертно-перевірну комісію (ЕГІК) відповідно до "Порядку утворення та діяльності експертних Комісій з визначення цінності документів", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739, "Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та Організації", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 р. № 16, "Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, занесення їх до Державного реєстру національного культурного її надбання та зберігання", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.
Експертизу цінності документів провадять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
Виділення документів для знищення і складання про це акта провадять після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядають на засіданні ЕК одночасно з описами справ. Керівник установи затверджує акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, після того, як експертно-перевірна комісія відповідного державного архіву затвердить описи справ постійного зберігання (додаток 26).
Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного підрозділу установи здають зазначені документи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.