7.4. "Перелік типових документів" як основний

нормативний документ для визначення термінів

зберігання документів

Основним нормативним документом для визначений термінів зберігання документів та їх відбору для передавання до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів" (Київ 1997). Цеп перелік складено Головним архівним управлінням при Кабіни Міністрів України та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства.

Перелік включає документи, що утворюють під ч;п документування управлінських функцій в органах державної влади, місцевого самоврядування та інших установах.

Перелік використовують під час формування справ підготування різних видів номенклатур справ, розроблення і класифікації документів та галузевих переліків із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практичній роботі експертно-перевірних комісій державних архівів та експертних комісій установ.

Перелік побудовано за функціональним принципом і включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності фондоутворювачів, що властиві їм незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності.

Документи у розділах і підрозділах розміщено у логічній послідовності за ступенем значущості їх видів і питань, які в них відображено.

Статті переліку мають наскрізну нумерацію. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа. Терміни зберігання документів диференційовано за двома групами організацій:

- організації, внаслідок діяльності яких утворюються документи, що мають наукову, історико-культурну цінність пі тягають включенню до складу НАФ;

- організації допоміжного характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не входять.

Обчислення термінів зберігання документів проводять 1 січня року, який йде за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, термін зберігання справ, закінчених діловодством у 2003 році, починається з 1 січня 2004 року.

Обчислення терміну зберігання документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - "В", слід проводити і урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на Момент закінчення справи. Тривалість зберігання документа після закінчення у діловодстві повинна дорівнювати різниці років - "В", де "В" - вік особи на момент закінчення документа.

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначають самі організації.

Терміни зберігання документів, визначені у цьому переліку, є мінімальними. Їх не можна скорочувати. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених цим переліком, дозволено у випадках, якщо ця необхідність зумовлена спеціальними особливостями роботи конкретної фірми.

Примітки, що застосовано у переліку, коментують і уточнюють терміни зберігання документів.

7.5. Формування справ

Терміни "справа", "формування справ" стандартизо­вано. У державному стандарті - ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" - так сформульо­вано їх означення:

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справ - це визначення належності до­кументів до певної справи та систематизація документів усередині справи.

Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:

1. У справу підшивають документи, роботу з яким закінчено; кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином і правильно оформлений (містити позначку про виконання документа і направлення його до справи).

2. До справи вносять лише один примірник - оригінал документа (у разі його відсутності - копію, засвідчену її установленому порядку).

3. Групувати у справи документи одного діловодного року, за винятком особових, судових, перехідних справ. Особові справи формують протягом всього часу роботи особи в установі.

4. Групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можна групувати протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання.

5. Включати до справи документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; спочатку - ініціативний документ, а потім - всі інші в логічній послідовності.

6. Якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання в чинну номенклатуру справ.

7. Документи, створені за допомогою ПК, групують у справи на загальних підставах.

8. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (ЗО­НІ мм завтовшки).

9. У справу не підшивають чорнові, особисті, дублетні документи, документи, що підлягають поверненню, та розмноження копії.

10. Документи в середині справи групують у хроно­логічному чи логічному порядку або їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групують у справи за їх характером і хронологією.

Статут установи та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них, а через це їх розміщують разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані і їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності установи. За невеликої кількості таких документів і формують в одну справу. Усередині справи документ систематизують за датами доручень.

Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо); документи з організації засідань (порядок денним проекти та копії рішень тощо). Протоколи групують у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизують за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним. Протоколи загальних зборів акціонери зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дні групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять, комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу - трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справах окремо від проектів цих документів.

Листування групують за змістом та кореспондентським принципом і систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Накази про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладення стягнення на працівників, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо, групують у різні справи.

Документи з особового складу установи (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Документи в особових справах групують у хроно­логічному порядку їх надходження у такій послідовності:

- внутрішній опис документів, включених до справи;

- заява про прийняття на роботу;

- скерування або подання;

- особовий листок обліку кадрів;

- автобіографія;

- документи про освіту;

- витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;

- доповнення до особового листка обліку кадрів;

- доповнення до особового листка про заохочення;

- довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групують в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включають.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не виключають у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи математизують в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

Методичне керування і контроль за формуванням справ п установі та її структурних підрозділах здійснює загальний відділ (канцелярія).