- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •Основні терміни та їх означення
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
7.6. Оперативне зберігання документів
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ установи зберігають за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.
У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.
З метою забезпечення збереження документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіальних органів зберігає відповідальний секретар. На стрічці і коробці роблять відмітка про дату засідання і час запису. Секретар відповідає за їх збереження.
Документи, створені за допомогою ПК, зберігають на загальних підставах.
Видачу справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюють з дозволу керівника установи. На видану справу заводять карту-замінник, у якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату її видачі, кому видано справу, дату її повернення. Передбачено графи для підписів про одержання й повернення справи.
Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документа дозволено з дозволу керівника установи після обов'язкового залишення у справі завіреної копії документа.
Основні терміни та їх означення
Номенклатура справ - обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік найменувань справ, що формують в її діловодстві, із зазначенням термін зберігання справ.
Типова номенклатура справ - типовий систематизований перелік найменувань справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації.
Примірна номенклатура справ - примірний систематизований перелік справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою.
Індекс справи - умовне позначення (арабськими цифрами) справи, встановлене номенклатурою справ.
Індекс структурного підрозділу установи - це умові її-позначення (арабськими цифрами) структурного підрозділу, встановлене номенклатурою справ.
Справа - це сукупність документів або документи, які і псуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені і окрему обкладинку.
Формування справ - це визначення належності документів до певної справи та систематизація документів усередині справи.
Тема 8.
Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію
План
8.1. Конфіденційна інформація
8.2. Види конфіденційної інформації
8.3. Захист конфіденційної інформації
8.4. Особливості оформлення та реєстрації документів, що містять конфіденційну інформацію
8.5. Формування справ документів з грифом "КТ" ти їх використання
8.1. Конфіденційна інформація
В умовах конкуренції між фірмами актуальною проблемою стає збереження конфіденційної інформації, що становить їхню комерційну таємницю. Роботу з документами що містять конфіденційну інформацію, регламентую "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", "Інструкція про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання", затверджена наказом Державного комітету України з питань державні секретів та технічного захисту інформації та Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 3 березня 1997 р. № 25/7.
Комерційна таємниця - це виробнича, науково-технічна, фінансова та інша інформація, яку використовую для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яку вважають конфіденційною. До конфіденті тої інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати.
Для організації збереження конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно провести комплекс заходів у двох напрямах:
- визначити інформацію, що становить комерційну таємницю, враховуючи її дійсну чи потенційну комерційну важливість;
- забезпечити порядок її захисту, що передбачає відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах, вжиття заходів власником інформації для її охорони та збереження конфіденційності.
Якщо всі ці умови не виконано, то підприємство не матиме ні підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передання інформації, що містить комерційну таємницю.