Заголовок до тексту документа

Заголовок (короткий зміст) до тексту документа складають обов'язково до кожного документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного пилового аспекту. Формулювати заголовок документа ні за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про Що?) про реорганізацію установи; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання кафедри. Якщо у документі йдеться про кілька питань, і головок може бути узагальненим.

Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень.

Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту

починається від лівої межі площі) способом. Заголовок переважно пишуть прапоровим способом перед текстом документа.

Відмітка про контроль

Відмітку про взяття документа на контроль позначають словом або штампом "Контроль", або літерою "К".

Відмітку про контроль розташовують на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої було створено документ. Текст документа викладають стисло, грамотно, зрозуміло і об'єктивно, без повторів та вживання слів і виразів, які не мають смислового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаним із змістом раніше виданих документів з певного питання. Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не дозволено.

Текст документа оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії; його використовують під час складання правил, поло­жень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначають підставу або обґрунтування для складання документа, а в другій -висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити одну резолютивну частину, наприклад, наказ - розпорядчу частину без констатувальної, лист - прохання без пояснення.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Форму анкети використовують у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовують в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форму таблиці використовують у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовують в планових, по-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організа­ції по-розпорядчих та інших документах.

У таблицях та анкетах, призначених для оброблення їм об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодують.

Текст документа розташовують по всій ширині сторінки від берега до берега.