10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода

Робоче місце - це зона трудової діяльності одного чи кількох виконавців, обладнана необхідними засобами для виконання службових обов'язків. Відповідно до чинних норм площу службових приміщень встановлюється з розрахунку 4м² па одного працівника.

Організація робочого місця - це система заходів для його обладнання засобами і предметами праці та їх функціональ­ного розміщення. Організація робочого місця включає облад­нання робочого місця меблями, канцелярським приладдям, необхідними засобами оргтехніки з урахуванням антропо­метричних показників, технологічне планування та вдоско­налення умов праці.

Персонал діловодної служби також повинен бути за­безпечений довідковими матеріалами, номенклатуру яких визначає характер діяльності установи.

Раціональна організація робочого місця передбачає також визначення найбільш та найменш зручних зон в приміщенні для виконання трудових операцій. Залежно від нього фактора розміщують меблі, обладнання та допоміжне приладдя, необхідне для роботи.

Для раціональної організації робочого місця потрібно:

- вибрати габарити і форму меблів з врахуванням антропометричних показників;

- забезпечити зручне положення тіла працівника під час роботи, вільне переміщення, хороше зорове сприйняття;

- обладнати робоче місце відповідною оргтехнікою та засобами механізації;

- створити сприятливі санітарно-гігієнічні умови.

При використанні на робочому місці ПК треба перед­бачити зони для розміщення системного блоку, дисплея, клавіатури та принтера, визначити місце підключення до джерела живлення.

Розміри робочих зон значною мірою визначає конструкція меблів. Ефективність використання зон значно зросте, якщо дотримуватися правил розміщення та ви користання предметів та знарядь праці:

- матеріали та знаряддя праці треба розмістити так щоб забезпечити оптимальний алгоритм послідовності рухів

- розробити оптимальний алгоритм рухів при користу­ванні предметом праці;

- кожен предмет повинен розміщатися на визначеному місці; непродумане, невпорядковане розміщення предметі спричиняє втрату робочого часу, зниження ефективності та продуктивності праці;

- бажано поряд розміщувати різні, але функціонально пов'язані предмети;

- письмовий стіл секретар повинен використовувати не тільки для поточної роботи, а й для зберігання різних документів та канцелярських приладь.

Організація робочого місця секретаря з врахуванням вимог наукової організації праці до його планування та обслуговування, оснащення, можливості користування сучасною оргтехнікою є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності та якості праці, збереження працездатності працівника протягом усього робочого дня.

Робоче місце секретаря є важливою компонентою в організації трудової діяльності установи. Робоче місце секретаря повинно бути зразком правильної організації та високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно за­безпечити максимальну зручність при виконанні професійних обов'язків, а також відповідати вимогам економії площі приміщення:

- робоче місце секретаря в приймальні, як правило, розміщують поряд з кабінетом керівника в центрі кімнати, недалеко від дверей в кабінет так, щоб було легко бачити відвідувачів, що заходять до приймальні;

- у приймальні слід розміщувати тільки ті предмети які потрібні секретареві та іншим працівникам в процесі роботи;

- меблі для відвідувачів необхідно розміщувати в зручний, спеціально відведеній для цього зоні, з врахуванням фактору прямої видимості цієї зони секретарем.

В обов'язковий набір меблів входять: канцелярський стіл з тумбою, крісло, допоміжний стіл або підставки для оргтехніки, шафа для зберігання документів, сейф для зберігання важливих документів, бланків, штампів, печаток, крісла для відвідувачів.

Із канцелярських приладь і спеціального обладнання можна виділити предмети частого використання під час роботи і документами: письмове приладдя, папку або лоток для поточних документів чи паперів, довідково-абеткові записники, і щоденник, тижневик, степлер, дирокол, ніж для паперу, ножиці, Коректурну пасту, клей, магнітний прилад для зберігання і к ріпок, кнопок, іншого металевого дріб'язку, настінний годинник, папки з написами "На доповідь", "На підпис" тощо.

Оснащеність робочого місця секретаря засобами оргтехніки та їх розміщення потребує врахування вимог ерго­номіки з метою досягнення максимальної ефективності праці.

Оргтехніку, картотеки, якими користуються інші працівники установи, розміщують так, щоб вони були доступні для короткочасного використання працівниками, лис перебували під контролем секретаря.

Важливим елементом організації робочого місця є внутрішня організація відділень столу, що залежить від його конструкції, місткості, характеру опрацьованих документів. Велику шухляду краще використовувати для вертикального зберігання справ (матеріалів), в інших шухлядах повинні бути різноманітні пристосування для картотек, малої оргтехніки, канцелярського приладдя. Одну шухляду доцільно виділити для особистих речей. Необхідно постійно слідкувати за порядком на робочому столі та у шухлядах столу.

Робоче місце секретаря повинне відповідати всім вимогам ергономіки, забезпечувати максимальну зручність роботи, максимально ефективне використання часу і сил, звільняти від невиробничих переміщень та дій.

Сама назва приміщення - приймальня свідчить про те, що воно служить для приймання відвідувачів. Тому для обслуговування відвідувачів слід відвести спеціальну зону її обладнання безпосередньо залежить від площі приймальні У невеликій приймальні ставлять 2-3 крісла і невеликий столик. Залежно від площі можна придбати комплект м'які меблів. На журнальному столі можна розкласти рекламні проспекти, газети, журнали.

Допоміжну зону приймальні оснащують шафами, полицями, сейфами, стелажами. Тут розміщують предмет праці та оргтехніку, що використовують рідше.

Окрему закриту полицю можна використовувати для посуду та побутової техніки, необхідної для приймання відвідувачів та обслуговування керівника.

Художньо-декоративні функції в приймальні можуть виконувати рослини. Для декорування вікон доцільно використати вертикальні або горизонтальні жалюзі.

Планування робочого місця діловода повинне бути раціональним, ергономічним, відповідати оптимальним умовам праці. Довідники, чисті папери, бланки, картки слід розміщувати систематизовано. Найбільш оптимально, коли на столі лежать тільки ті документи, які необхідні для роботи в певний момент.