5.8. Розмноження документів

Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначають керівники установи, а необхідність розмноження окремих документів - керівники структурних підрозділів.

Службові документи залежно від їх призначення друкують у підрозділах установи, друкувальному бюро та розмножуються спеціалізованими підрозділами.

Матеріал, підготовлений до друку на машинці, повинен бути написаний розбірливо, темним чорнилом та ретельно перевірений. Рукописи, неохайно оформлені та з великою кількістю виправлень, до друку не приймають.

Для уникнення повторного друку зміст рукописів повинен бути погоджений виконавцем з відповідним керівником.

Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, якими обладнане робоче місце. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом за такими правилами:

- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 18);

- документи, які необхідно розмножити, передають у спеціалізований підрозділ з розмноження разом із замов­ленням; на замовленні вказують його номер, дату пере­давання та термін виконання замовлення;

- замовлення реєструють у спеціальному журналі обліку роботи спеціалізованого підрозділу (додаток 19); одержавши розмножений документ, працівник, що його одержує, роз­писується за замовлення та вказує дату отримання;

- оригінали документів і виготовлені з них копії після розмноження повертають замовникам.

Тираж розмноження документів визначає виконавець з урахуванням потреб зацікавлених у них підрозділів установи.

5.9. Зберігання, облік та використання печаток,

штампів та бланків

Залежно від характеру діяльності установи її бланки можна облікувати. Фірмові бланки установи нумерують в канцелярії та видають під розпис в журналі матеріально-відповідальним особам структурних підрозділи. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотнього боку бланка.

Печатки та штампи зберігають та використовують так:

- гербову печатку установи зберігає керівник (його помічник) установи; її ставлять на документах, які під­писали або затвердили керівники установи.

- печатки структурних підрозділів зберігають праців­ники діловодства структурних підрозділів; їх ставлять на документах, які підписали або затвердили керівники цих ні і розділів, а також на копіях та витягах з цих документів.

- штампи прийому на роботу, звільнення з роботи та піші штампи зберігають у відділі кадрів, відповідних структурних підрозділах згідно з положенням про ці підрозділи; їх використовують відповідно до чинного законодавства та нормативних актів.

Основні терміни та їх означення

Документування управлінської діяльності - фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях.

Формуляр-зразок - модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Реквізити - це сукупність обов'язкових відомостей в документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Постійний реквізит - реквізит, який друкують під час виготовлення бланка.

Змінний реквізит - реквізит, який фіксують на бланку в процесі заповнення.

Найменування установи - найменування, зазначене у п установчих документах.

Довідкові відомості про установу - індекс під­приємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.

Назва виду документа - назва уніфікованої форми документа згідно з ДК 010 або назва інших документів, що пі і повідають організаційно-правовому статусу установи.

Датування документа - зазначення дати проведення . правлінських дій на документі.

Дата документа - дата підписання документа; дата прийняття документа, який приймає колегіальний орган, та дата затвердження документа, який підлягає затвердженню.

Індексування документа - присвоєння документу умовного позначення - індексу, який надають документу під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.

Індекс вхідного документа - умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу та порядкового реєстраційного номера надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів.

Індекс вихідного документа - умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції.

Індекс справи - умовне позначення, яке складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номен­клатурою.

Адресат документа - установи, їх структурні під­розділи, конкретні посадові особи, громадяни, до яких скеровано документ.

Резолюція - напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Резолюція-підтвердження - резолюція, яку пише керівник, якщо документ не вимагає ніяких дій від за­ступників та колективу.

Резолюція-розгляд - резолюція, яку пише керівник, якщо документ потребує вжиття заходів чи розгляду колективом установи.

Резолюція-відповідь - резолюція, яку пише керівник у випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром і ви­магає негайної відповіді, особливо якщо відповідь негативна.

Заголовок до тексту документа - короткий зміст основного смислового аспекту документа.

Відмітка про взяття документа на контроль - позначка словом або штампом "Контроль" або літерою "К".

Текст документа - інформація, заради фіксування якої було створено документ.

Суцільний складний текст документа - граматично і логічно узгоджена інформація про управлінські дії, яку викладають під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Текст у формі анкети - текст, який складають для її укладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак.

Текст у формі таблиці - текст, який складають для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак.

Додатки - матеріали, які доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом.

Підписання документа - форма засвідчення документа, який підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, що встановлено чинними нормативно-право-ними актами.

Погодження документа - офіційна оцінка, зафіксована па документі посадовими особами, щодо доцільності до­кумента, його обґрунтованості та відповідності до чинного законодавства.

Внутрішнє погодження (візування) - погодження, яке здійснюють в апараті установи (зі структурними підроз­ділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті).

Зовнішнє погодження документа - погодження, яке здійснюють поза межами установи.

Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа па визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.

Завірення підпису на документі - прикладання печатки до документів, що вимагають особливого засвідчення.

Гербова печатка - печатка із зображенням державного герба, якою завіряють підписи відповідальних осіб на документах, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб, а також фіксують витрати грошових коштів і матеріальних цінностей.

Проста печатка - печатка із найменуванням міністер­ства (установи), яку прикладають до документів, що вихо­дять за межі установи.

Відомості про виконавця - відмітка, що складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону.

Відомості про виконання документа - відмітка, що складається з посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; найменування посади і підпис виконавця.

Відомості про наявність документа в електронній формі - відмітка, що містить ім'я файла і його місце зберіган­ня, код оператора та інші пошукові відомості.

Відомості про надходження документа - відмітка, що містить скорочене найменування установи, дату (за потреби - годину і хвилину) надходження документа, реєстраційний індекс документа.

Відомості про державну реєстрацію - запис про державну реєстрацію нормативно-правових актів органів державної влади.

Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації.