Реєстраційний індекс. Індексування документів

Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання.

Індекс вхідного документа включає в себе арабські цифри: індекс кореспондента, індекс структурного підрозділу та порядковий реєстраційний номер надходження документа за

картотекою певної групи кореспондентів. Наприклад: № 15-02-692, де 15 - індекс кореспондента, 02 - індекс структурного підрозділу та 692 - порядковий реєстраційний номер документа за картотекою.

Індекс вхідного документа складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних пре, та номера справи, в якій зберігається копія документа, написаного через правобіжну похилу риску, наприклад 1.1 і. № 15-02-692/18.

Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою. Наприклад, № 02-10, де 02 – індекс структурного підрозділу, 10 - номер справи.

Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної із цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Реєстраційний індекс розташовують після дати на спеціально відведеному місці на бланку.

Посилання на дату та індекс вхідного документа

Посилання на дату та індекс вхідного документа, вказані у документі установи-відправника, розташовують на спеціально відведеному місці на бланку під датою та індексом установи-отримувача.

Місце складення або видання документа

Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "довідкові відомості про установу". Розташовують на рівні або нижче реквізитів "дата документа" та "індекс документа" посередині рядка.

Гриф обмеження доступу до документа

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містять інформацію обмеженої" доступу.

Адресат. Адресування документів

Адресатами документа можуть бути установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни.

У разі адресування документа установі або структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ надсилають посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство промислової

політики України

Завідувачу загального відділу

Прізвище, ініціал(и)

У разі адресування документа керівнику установи або вступнику найменування установи входить до складу нукання посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного

Архівного управління

При Кабінеті Міністрів України

Прізвище, ініціал(и)

У разі потреби в реквізиті "адресат" може бути зазначено почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресовано багатьом однорідним і, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Начальникам управління освіти

Обласних державних адміністрацій

Документ не повинен мати більше чотирьох різних адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставлять. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список цих адресатів на окремому аркуші, а на кожному документі зазначають тільки один адресат.

До реквізиту "адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні и правилам користування поштовим зв'язком.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22.12.97 "Про правила користування послугами поштового зв'язку" адреси адресата і адресанта зазначаються у такій послідовності:

- ім'я, по батькові та прізвище адресата (адресанта) або найменування установи;

- вулиця, номер будинку, квартири;

- населений пункт, поштовий індекс;

- район, область (у разі потреби).

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, наприклад:

Калініченко Юрій Миколайович

вул. Садова, буд. 3, кв. 12

Київ, 252110

Повну адресу зазначають у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу

"Архіви України"

вул. Солом'янська, 24

Київ, 252110

На поштових відправленнях, адресованих "До за­питання", на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначають повністю.

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштову адресу на документах не зазначають. У цих випадках ви­користовують конверти із завчасно надрукованими адресатами.

Відомості про адресата розташовують праворуч у верхньому куті першого аркуша документа. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - пишуть з середини нового рядка:

Директорові

Інституту української мови

НАН України

докторові філологічних наук

Петренкові О.В.