3. Препятствия информационному обмену и совершенствование коммуникационного процесса в организации

В системах передачи информации возникают следующие виды препятствий:

1. физиологические и психологические факторы – усталость, слабая память, излишняя эмоциональность, нетерпеливость;

2. семантический барьер, т.е. использование в коммуникационном процессе символов непонятных получателю (иностранного языка, незнакомого диалекта, жестов глухонемых людей). Семантика изучает способы использования слов и значений, передаваемых словами. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение символа, приписываемое ему отправителем;

3. круг интересов, потребностей и внешнего окружения людей;

4. географическое расстояние между участниками обмена (расстояние между головной компанией и офисом в другом районе, области, стране);

5. социальные установки людей;

6. преграды, обусловленные восприятием. Одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции. Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникации состоит в существовании преград, обусловленных социальными установками людей. Играет роль образование участников коммуникационного процесса, профессиональный и управленческий опыт, количество выполняемых ими функций и т.д. Все это позволяет по-разному воспринимать и интерпритировать одни и те же сведения;

7. искусственные ограничения в обмене информации в связи с ее секретностью;

8. разный смысл одной и той же информации, передаваемой вербальным и невербальным способом;

9. самозащита одного из субъектов коммуникационного процесса. Удачи и успехи преувеличиваются, а промахи и поражения скрываются, уменьшаются;

10. плохая обратная связь или ее отсутствие;

11. перегрузки каналов коммуникаций (невозможность связаться с партнером по телефону в результате перегрузки телефонных каналов, большой объем информации, передаваемой получателю);

12. национальные особенности.

На информацию могут накладываться дополнительные ограничения:

• допустимость средств связи (только передача информации электронной почтой, личная встреча и т.п.);

• персонификация (информация, предназначенная для конкретных лиц);

• предельная пропускная способность каналов передачи (скорость передачи, емкость и быстродействие памяти, количество каналов);

• защищенность (секретность информации, авторские права на информацию).

С целью ликвидации воздействия препятствий в системе обмена информацией руководителю необходимо предпринимать следующие действия:

• формулировать информацию кратко, ясно, недвусмысленно;

• дублировать информацию по разным информационным каналам;

• организовать постоянное регулирование и управление процессами передачи и приема информации в организации;

• использовать системы сбора предложений для облегчения поступления информации на высшие уровни управления (ящики для предложений, прямая телефонная линия);

• установить систему обратных связей (задавайте вопросы, заставьте человека пересказать ваши мысли, оцените язык поз, жестов и интонаций человека, контролируйте первые результаты работы; проводите политику открытых дверей);

• повышать уровень образования сотрудников организации;

• излучать эмпатию (внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру» и открытость;

• быть восприимчивым к потенциальным семантическим проблемам;

• следить за своей мимикой, позами, интонацией;

• научиться слушать;

• разрабатывать устойчивые к искажению сообщения.

Коммуникационный стиль – это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить отношения по данному поводу с другими.

Существуют четыре типа коммуникационных стилей:

• Стиль «открытие себя» характеризуется высокой степенью открытости себя другим при низком уровне обратной связи.

• Стиль «замыкание в себе» свойственно одновременно низкий уровень открытости и низкий уровень обратной связи.

• Стиль «защита себя» отличает низкий уровень открытости, но высокий уровень обратной связи.

• Стиль «торговаться за себя» – умеренная открытость и обратная связь, обмениваемые друг на друга в процессе межличностной коммуникации.