Тема 10: Регулювання як загальна функція менеджменту
ПЛАН
1.Поняття «оперативного впливу» та «регулювання».
2. Етапи процесу регулювання.
3.Види регулювання.
1.Поняття «оперативного впливу» та «регулювання».
Загальні функції менеджменту мають певну послідовність, що починається з визначення цілей або планування, а закінчується контролем. Без оперативної діяльності управління цей ланцюжок розривається. Для того, щоб успiшно протистояти середовищу, складнiсть i швидкiсть прийняття рiшень в організації повинна вiдповiдати складностi i швидкостi змiн, якi вiдбуваються в середовищi. Виробничо-господарськi процеси є надзвичайно динамiчними, оскiльки вони перебувають пiд впливом рiзноманiтних факторiв, у тому числi непередбачуваних та випадкових. За цих умов поставлена мета, розроблений план, прийняте рiшення можуть не досягти своєї мети, якщо повсякденно не впливати на функцiонування об’єкта управлiння.
Координація забезпечує узгодженість у часі й просторі дій органів управління та посадових осіб, а також між системою в цілому і зовнішнім середовищем. Функція координації відіграє в управлінні виробництвом роль, яку образно можна порівняти з роллю диригента в оркестрі. Саме завдяки їй забезпечується динамізм системи виробництва, створюється гармонія взаємозв’язків виробничих підрозділів, здійснюється маневр матеріальними та трудовими ресурсами всередині підприємства у зв´язку із зміною техніко-економічних завдань.
Об’єктом функції координації є як управляюча система, так система якою управляють. Призначення діяльності органів управління - забезпечити єдність дій усіх управлінських підрозділів, працівників управління та спеціалістів для найбільш ефективного впливу на процес виробництва.
Координація означає синхронізацію зусиль усього колективу, інтеграцію їх у єдине ціле, тобто це процес розподілу діяльності в часі, приведення окремих елементів у таке поєднання, яке дало б змогу найбільш ефективно та оперативно досягати поставленої мети. Координація - це головна функція процесу управління, яка забезпечує, по-перше, його єдність і безперервність, і по-друге, взаємозв´язок усіх функцій (рис. 13.).
Оперативний вплив, як функцiя менеджменту, охоплює повсякденну дiяльнiсть менеджера з регулювання ходу господарських процесiв об’єкта управлiння i виконанню ним запланованих завдань та прийнятих рiшень, включаючи наступнi види робiт:
розробку оперативних планiв та завдань;
органiзацiю виконання оперативних планiв i завдань;
органiзацiю поточного контролю i регулювання ходу робiт.
Оперативне регулювання здійснює керуюча система організації, спрямовуючи його на діяльність керованої. Регулюючий вплив керуючої системи повинен бути плановим і містити конкретні способи регулювання і контролю робіт.
Рис. 13. Взаємозв´язок функцій менеджменту
Оперативнi плани та завдання розроблюються двох видiв.
Перший вид — конкретизацiя основних напрямiв управлiнських дiй для виконання прийнятого плану господарсько-фiнансової дiяльностi. Цi плани носять органiзацiйний характер, а їх склад вiдображає перелiк робiт, їхню послiдовнiсть, взаємозв’язок дiяльностi окремих пiдроздiлiв i працiвникiв апарату управлiння для виконання прийнятих планiв i досягнення сформульованих цiлей.
Інший вид оперативних планiв та завдань розроблюють на основi поточного аналiзу дiяльностi об’єкта управлiння. Цi плани передбачають негайне втручання в хiд господарських процесiв з метою їхнього регулювання.
Розробка оперативних планів та завдань здійснюється, виходячи з тактики виконання планових показників, яка враховує наявні засоби та ресурси (як матеріально-грошові, так і трудові), так і з кон’юнктури ринку, що складається у районі діяльності організації (підприємства). Особливістю оперативних планів та завдань є негайність їх виконання, конкретність та адресність.
Наступною складовою частиною оперативного управлiння є органiзацiя виконання оперативних планiв та завдань. Цей етап розпочинається з конкретизацiї оперативних планiв у формi завдань окремим виконавцям. Конкретизацiя здiйснюється в розрізі об’єктів управлiння, термінів, операцiй, вiдповiдальних осіб.
Пiсля одержання виконавцем оперативного завдання розпочинається процес поточного контролю ходу виконання його. Метою поточного контролю оперативного завдання є негайна реакцiя менеджера на вiдхилення, якi були виявлені в ходi господарського процесу. В якостi засобiв оперативного контролю найчастiше використосовуються особиста доповiдь пiдлеглого, а також документальний контроль чи iнспекцiйна поїздка.
При доведенні завдання виконавцю необхідно провести інструктивно - роз’яснювальну роботу з ним і створити умови для успішного виконання завдання.
Зміст інструктивно - роз’яснювальної роботи полягає в ознайомленні виконавця з загальною ситуацією і конкретно зі станом питання, яке доручається виконавцю, в націлені його на успішне виконання завдання, в переконанні його у важливості даного доручення.
Інколи доводиться проводити більш широку роз’яснювальну роботу, аж до роз’яснення посадових обов’язків і прав.
Одночасно менеджер повинен створити необхідні умови для виконання оперативного завдання – поєднати його з раніше одержаними виконавцем завданнями чи відмінити деякі з них, якщо немає можливості виконати їх паралельно; потрібно також забезпечити матеріальні умови для виконання завдання (наприклад, транспорт для поїздки виконавця і т.п.).
Оперативне завдання може видаватися у письмовій чи усній формі. Однак у будь-якому випадку потрібно фіксувати його в спеціальному журналі.
Після одержання виконавцем оперативного завдання починається процес поточного контролю за ходом його виконання. Метою поточного контролю оперативного завдання є розробка рішень по відхиленням, які виявились у ході господарського процесу.
Для контролю виконання оперативного завдання найчастіше застосовується особиста доповідь підлеглого, але можна також використовувати документальний контроль і інспекційну поїздку.