5.Методи вдосконалення комунікацій.

Згідно із Законом України “Про інформацію”, основними принципами інформаційних відносин є:

• гарантованість права на інформацію;

• відкритість, доступність інформації та свобода її обміну;

• об’єктивність, вірогідність інформації;

• повнота і точність інформації;

• законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації³.

Існує цілий ряд способів, які дозволяють підвищити ефективність інформаційного обміну і комунікацій в організації – як міжособових, так і організаційних.

Удосконалення міжособових комунікацій пов’язане з усуненням міжособових бар’єрів, які утруднюють комунікації. У складі цих бар’єрів можна виділити бар’єри, обумовлені сприйняттям інформації; семантичні бар’єри; невербальні перепони; неякісний зворотний зв’язок; невміння слухати і передавати інформацію.

Бар’єри, обумовлені сприйняттям інформації, виникають із-за конфлікту між сферами компетенції та базами суджень відправника і одержувача інформації.

Семантичні бар’єри пояснюються різним розумінням символів (слів і значень), якими обмінюються відправник і одержувач інформації. Кожна людина має свій досвід, а акт обміну інформацією в кожному випадку є новою ситуацією і тому не можна бути впевненим, що значення, яке ми хотіли б надати певному символу, буде правильно “прочитане” одержувачем.

Невербальні перепони виникають із-за неправильного трактування учасниками комунікативного процесу поглядів, виразу обличчя, жестів, інтонації, модуляції голосу та ін.

Поганий зворотний зв’язок. Зворотний зв’язок необхідний, оскільки він дає можливість встановити, чи дійсно ваше повідомлення, прийняте одержувачем, зрозуміле ним у тому значенні, яке ви йому надавали.

Невміння слухати. Вміння слухати – це не тільки сидіти мовчки і не перебивати людину, яка з вами розмовляє. Необхідно сприйняти факти, які повідомляються вам у процесі комунікації, а також і почуття, які володіють у цей час учасниками комунікативного процесу. Це значно розширює можливості для розуміння ситуації і дає можливість зрозуміти відправнику послання про ваше уважне відношення до того, що в дійсності він прагне вам передати.

Покрашення міжособових комунікацій може бути здійснене також шляхом застосування ряду технічних прийомів. Першим з них є уточнення власних ідей перед тим, як ви збираєтеся донести їх до інших. Другим технічним прийомом є слідкування за мовою власних поз, жестів, інтонацією під час передачі повідомлення. Третім технічним прийомом є використання точних слів, які унеможливлюють нечітке розуміння послання одержувачем. Четвертим прийомом є обов’язкове встановлення зворотного зв’язку.

До складу організаційних способів підвищення ефективності комунікацій відносяться: регулювання інформаційних потоків, цілеспрямовані управлінські дії, побудова систем зворотного зв’язку та систем збору пропозицій, видання інформаційних бюлетенів, застосування сучасних інформаційних технологій.

Регулювання інформаційних потоків. На всіх рівнях управління необхідно мати чітку картину інформаційних потреб керівників та фахівців, тобто визначені кількісно і якісно інформаційні потреби.

Цілеспрямовані управлінські дії. До числа цих дій відносяться регулярні і нерегулярні зустрічі з членами колективу, на яких обговорюються питання удосконалення інформаційного обміну. Ефективним засобом управління є проведення регулярних оперативних нарад, які найкраще проводити щопонеділка, на початку кожного робочого тижня.

Побудова систем зворотного зв’язку та систем збору пропозицій. Удосконалення зворотного зв’язку може бути здійснено декількома шляхами. Зокрема, ефективним є посилання працівників центрального апарату у територіально віддалені структурні підрозділи організації.

Іншим варіантом створення системи зворотного зв’язку є опитування працівників.

Для полегшення надходження інформації догори розробляються також системи збору пропозицій, які дозволяють будь-якому працівнику генерувати ідеї, що стосуються будь-яких або певних аспектів діяльності організації.

Видання інформаційних бюлетенів. Великі організації видають щомісячні інформаційні бюлетені, публікації і відеозаписи, які містять інформацію для всіх працівників.

Сучасні інформаційні технології. Останні досягнення у сфері інформаційних технологій можуть сприяти удосконаленню обміну інформацією в організаціях. Створення Intranet-мереж дозволяє через електронну пошту посилати письмові повідомлення будь-якій людині в організації. Це скорочує потребу у телефонному зв’язку. Використання сучасної комп’ютерної техніки в системі телекомунікаційних мереж дозволяє проводити відеоконференції, обговорювати проблеми в режимі візуального контакту.

Запитання та завдання для самоконтролю:

1. Що таке інформація?

2. Розкрийте зміст поняття комунікація в менеджменті.

3. Які ознаки класифікації інформації Ви знаєте?

4. Перерахуйте вимоги до інформації.

5. Опишіть процедуру обробки інформації на підприємстві.

6. Які види комунікацій Ви знаєте? Дайте їм характеристику.

7. Охарактеризуйте основні складові комунікаційного процесу на підприємстві.

8. Опишіть основні методи і засоби підвищення ефективності комунікацій на підприємстві.