4.Комунікаційний процес, елементи та етапи.

Комунікативний процес – це обмін інформацією між двома або більше людьми. Основна мета комунікативного процесу – забезпечення розуміння інформації, яка є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, які беруть участь в обміні. Кожен із нас мав справу з випадками малоефективного обміну інформацією.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:

1.Відправник, особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.

2.Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.

3.Канал або засіб передавання інформації.

4.Одержувач, особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов’язаних етапів комунікативного процесу. До взаємопов’язаних етапів належать:

• зародження ідеї;

• кодування і вибір каналу;

• передавання;

• декодування.

Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку ідею або повідомлення потрібно зробити предметом обміну.

Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести. Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.

Передавання. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичне передавання повідомлення, яке багато з людей сприймають за процес комунікації.

Декодування. Після передавання повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування – це переклад символів відправника в думки одержувача.

Ефективність комунікативного процесу багато в чому залежить від обраної форми передачі інформації.

У практиці управління соціально-економічною системою використовуються такі основні види комунікацій: між організацією і середовищем; міжрівневі комунікації в організації; між різними відділами (підрозділами); між керівником і робочою групою; між працівниками.

Комунікації між організацією і середовищем. Організації користуються різноманітними засобами для комунікацій із зовнішнім оточенням. З наявними і потенційними споживачами своєї продукції (послуг) вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів (послуг) на ринок. У сфері відносин з громадськістю найпильніша увага приділяється створенню певного образу, “іміджу” організації на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні. Підтримується зв’язок з органами влади і державного управління, з профспілковими комітетами і об’єднаннями.

Міжрівневі комунікації в організації. Інформація переміщується всередині самої організації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації.

Комунікація між різними відділами (підрозділами). Поряд з обміном інформацією по висхідній. Організації потребують горизонтальних комунікацій. Організація складається з багатьох підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації завдань і дій.

Комунікації між керівником і підлеглими. Обмін інформацією між керівником і підлеглим пов’язаний з уточненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; обговоренням проблем ефективності роботи; досягненням визнання і винагороди; удосконаленням і розвитком здібностей підлеглих; збиранням інформації про реальну або прогнозовану проблему; повідомленням підлеглого про наступні зміни, а також з одержанням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.

Комунікація між керівником і робочою групою. Крім обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце ще й обмін між керівником і робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дають змогу керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожен має можливість подумати про нові завдання і пріоритетні зміни, можливі їх наслідки для цього та інших відділів, про проблеми та досягнення, пропозиції раціоналізаторського характеру.