2.Носії, операції та процедури оброблення інформації в процесі менеджменту.

Управлінська інформація підлягає фіксації на певних матеріальних носіях. Розрізняють дві групи носіїв інформації – паперові та машинні.

Машинні носії прийнято називати дисками, які у свою чергу поділяються на жорсткі, вмонтовані в ПК і м’які (дискети, компакт-диски). До машинних носіїв відносить також різноманітні магнітні стрічки, на яких може фіксуватися аудіальна, візуальна чи аудіовізуальна інформація.

Управлінська інформація зазнає ряду операцій: передавання, перетворення, обробки, зберігання, оцінки, використання, а в деяких випадках і знищення.

Передавання інформації – це переміщення її якимось каналом зв’язку від джерела до споживача.

Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне вивчення її змісту та підготовку нової (вторинної) інформації. Його мета – надати інформації вигляду, зручного для подальшого використання.

Обробка інформації – сукупність різних дій, здійснюваних над наявною інформацією, які приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

Зберігання інформації полягає в передаванні її в часі шляхом забезпечення незмінності станів матеріального носія інформації. Для зменшення часу пошуку інформації, що зберігається, доцільно її систематизувати, використовуючи розглянуті раніше класифікаційні ознаки.

Практична та наукова цінність інформації неоднозначна, тому інформацію слід періодично оцінювати для виявлення придатності в майбутньому використанні. При цьому слід враховувати, що зберігання інформації, яка втратила своє значення, пов’язане з недоцільними витратами кошті в та ускладнює пошук необхідної інформації. Разом з тим, передчасне знищення необхідних даних може негативно позначатися на функціонуванні організації.

Знищенню інформація підлягає у випадках її застаріння чи після багаторазового використання.

Потоки інформації, що виникають під час здійснення функцій економі-ко-організаційної діяльності об'єкта управління, завжди беруть початок із конкретних джерел, а закінчуються в конкретних користувачів. Між джерелом інформації і користувачем лежить шлях обробки даних - інформаційна технологія.

Основна функція системи обробки даних - реалізація типових операцій обробки даних, а саме: збирання, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії; передача інформації в місця її збирання та обробки; введення інформації в ЕОМ, контроль за введенням та її компонування в пам'яті комп'ютера; створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази; обробка інформації на ЕОМ (накопичення, сортування, коригування, арифметична і логічна обробка) для розв'язування функціональних задач системи (підсистеми) управління об'єктом; виведення інформації у формі машинограм, відеограм, інформації для зв'язку з іншими системами; організація, управління (адміністрування) обчислювальним процесом (планування, облік, контроль, аналіз реалізації послідовності обчислень) у локальних і глобальних мережах.

Система обробки даних (СОД) призначена для інформаційного обслуговування спеціалістів різних органів управління підприємства, що приймають управлінські рішення.

Виділення типових операцій (процедур) обробки даних дало змогу розробити спеціалізовані програмно-апаратні комплекси для їх реалізації (периферійні пристрої, оргтехніку, пакети прикладних програм (ППП), стандартні набори програм для реалізації функціональних задач тощо). Конфігурація апаратних комплексів утворює топологію обчислювальної системи.

Інформаційна технологія розв'язування економічних задач складається з низки процедур: отримання даних; збір і реєстрація даних; пересилання їх до місця обробки; машинне кодування даних; збереження; обробка; використання інформації в управлінні. При цьому послідовність виконання процедур не може бути суворо фіксованою і, крім того, можливе виконання додаткових процедур (кодування, тиражування). Інколи не обов'язково у процесі обробки даних виконувати всі процедури. Наприклад, дані, що надходять каналами зв'язку, не завжди реєструють і зберігають на машинних носіях, а одразу обробляють на ЕОМ.

Спинимося на загальній характеристиці основних процедур, що пов'язані з обробкою економічних даних.

Отримання даних здійснюється під час виконання господарських операцій шляхом виміру, зважування, підрахунку тощо. Для отримання даних застосовують різні пристрої - вагу; вимірну тару, електричні, газові і водяні лічильники; контрольно-реєструвальні машини. Деякі з цих пристроїв за даними підрахунків одразу формують первинний документ і машинний носій. Тобто отримання даних нерозривно пов'язане з їх збором і реєстрацією.

Збір і реєстрація - це формування і запис на носій первинних даних, джерелом яких є підрозділи об'єкта управління або інші підприємства та організації (зовнішнє середовище), що виконують функції, пов'язані з підготовкою чи здійсненням виробництва й економіко-організаційною діяльністю. Первинні документи містять нормативно-довідкову інформацію (довідники і цінники, угоди і плани, організаційно-розпорядчі документи) та оперативну інформацію предметної області (прихідні/видаткові первинні документи, платіжні доручення тощо), що утворює позамашинну інформаційну базу.

Документи підписують особи, які підтверджують адекватність записаних у них даних реальній дійсності. Процедури збору і реєстрації даних, як правило, здійснюються на робочих місцях, а їх обробка - у комп'ютерному відділі Така технологія вимагає організації пересилання даних, яка залежить від форм носіїв даних, відстані та їх змісту. За цими ознаками ведеться класифікація операцій передачі.

Передана даних викликана багатьма причинами, зокрема необхідністю розповсюдження даних за адресами різних отримувачів; інформаційні процедури здійснюються в різних місцях, а обробка ведеться в іншому місці. Передача даних виконується кількома способами: з допомогою кур'єра, пересилання поштою, доставка транспортними засобами, передача каналами зв'язку (дистанційна). Дистанційна передача відрізняється від усіх наведених способів тим, що пересилаються не носії, а сигнали, які відображають інформацію.

Розрізняють два види дистанційної передачі: з використанням телеграфу й абонентська. У першому випадку відправник інформації звертається до послуг звичайного телеграфу, в іншому - стає абонентом мережі (локальної, регіональної тощо). Абонент регіональної мережі, як правило, пересилає дані електронною поштою. Класичним прикладом абонентського пересилання даних є система електронної пошти Національного банку України.

Машинне кодування - перенесення даних із первинних документів на машинний носій (магнітний диск, магнітну стрічку). На цьому ж етапі дані також можуть автоматично перезаписуватися з одних носіїв на інші безпосередньо або з пересиланням їх каналами зв'язку. Запис даних на машинні носії - трудомістка операція, у процесі якої виникає певна кількість помилок. Тому обов'язково виконують операції щодо контролю за записом різними методами.