Тема 11: Інформація і комунікація в менеджменті

ПЛАН

1.Інформація, її види та роль в менеджменті.

2.Носії, операції та процедури оброблення інформації в процесі менеджменту.

3.Поняття та характеристика комунікацій.

4.Комунікаційний процес, елементи та етапи.

5.Методи вдосконалення комунікацій.

1.Інформація, її види та роль в менеджменті.

Управління будь-якою соціально-економічною системою пов’язане з інформаційними процесами. Інформація являє собою зв’язуючу основу процесу управління, оскільки саме вона містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. Будь-яке управління передбачає вплив на об’єкт, який здійснюється видаванням управлінських команд, розроблених на основі аналізу наявних інформаційних характеристик ситуації. Відсутність інформації лишає керівника можливості свідомих та аргументованих дій, оскільки вона служить вихідним матеріалом для теоретичної та практичної діяльності людини, розкриття механізму перетворення можливості в дійсність.

Слово інформація походить з латині – informatio – пояснення, виклад чи повідомлення про становище справ чи якоїсь діяльності, дані про щось. Інформація трактується як загальнонаукове поняття (тобто спільне для всіх наук), яке охоплює обмін відомостями між людьми, людиною і автоматом (наприклад ЕОМ), автоматом і автоматом, передачу ознак від клітини до клітини, від організму до організму.

При технологічному підході розглядуване поняття визначається як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об’єктом зберігання, передавання, перетворення (обробки). Часто під інформацією розуміють сукупність даних, фактів, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру, і поведінку цієї системи загалом чи її складових елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття статистичної ймовірності трактує це поняття як зменшення невизначеності у відношенні до очікуваних подій. Н. Вінер називав інформацією “визначення змісту, одержаного із зовнішнього світу в процесі пристосування до нього наших відчуттів”.

Згідно з Законом України “Про інформацію” під інформацією розуміються документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі².

Інформація – це дані, у яких є споживач, який застосовує їх для активного впливу на систему, її регулювання та розвитку. А до того часу вони розглядаються як дані, що чекають своєї реалізації.

Поняття інформації прийнято пов’язувати з певною системою у тому розумінні, що для її одержання та циркуляції необхідний об’єкт, який є джерелом інформації, та суб’єкт, зацікавлений у ній. Щодо складу інформації, то він визначається не інакше як відповідно до конкретних завдань управління.

За характером, сферами виникнення, призначенням та формами закріплення (фіксації) інформацію, що використовується в управлінні виробничо-господарськими організаціями, поділяють на три великі класи (табл.6).

Таблиця 6.

Класифікація інформації

Класифікаційна ознака	Види інформації
За джерелами виникнення	Зовнішня – надходить від різних організацій (вхідна) і до них (вихідна) Внутрішня – циркулює між підрозділами організації
За ступенем обробки	Первинна Вторинна (похідна)
За ознакою стабільності	Постійна (умовно-постійна) – не змінюється на протязі певного часу (нормативи, норми, розцінки, плани і т.п.) Змінна – відображає кількісну і якісну характеристику, результати господарської діяльності на певну дату чи за певний час
За характером реєстрації (фіксації)	Фіксована (документована) – на паперових і технічних носіях) Нефіксована – передається усно
За рівнем систематизації	Систематизована (бухгалтерська і статистична звітність) Несистематизована (листи, довідки тощо)
За напрямами руху	Пряма Зворотна
За змістом даних	Науково-технічна, управлінська, обліково-статистична
За роллю у процесі управління	Директивна, розпорядча, нормативна, прогнозна, планова, облікова, звітна, контрольна, аналітична

Серед інших класифікаційних ознак інформації можна виділити змістовну та рівневу.

Для того, щоб інформація виконувала свою роль в менеджменті, вона повинна відповідати певним вимогам: точності, чітко визначеній періодичності надходження, своєчасності (оперативності), повноті, корисності, доступності.

Вимога точності інформації означає, що вона повинна достовірно відображати процес функціонування системи. Слова, які використовуються для характеристики показників, повинні мати однозначний зміст і не допускати різних тлумачень. При застосуванні технічних засобів обробки інформації мова вираження показників повинна сприйматися відповідними пристроями та ЕОМ.

Вимога періодичності надходження інформації полягає в тому, щоб вона своєчасно надходила до споживача – у відповідний структурний підрозділ чи до конкретного співробітника.

З вимогою періодичності надходження інформації тісно пов’язана вимога своєчасності (оперативності) обробки даних в керуючій підсистемі, від чого залежить оперативність надходження командної інформації до об’єкту управління. Практика свідчить, що нерідко інформація про стан об’єкту управління надходить до керуючої підсистеми своєчасно, але затримується в каналах останньої, внаслідок чого управлінський вплив або несвоєчасний або ж зовсім не здійснюється.

Повнота, або достатність, інформації означає, що кількість інформації повинна бути мінімальною, але достатньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні управління.

Вимога корисності інформації означає, що в потоці інформаційних повідомлень не повинно бути даних, показників, які не потрібні для вирішення проблем або взагалі для певного щабля чи ланки управління.

Доступність інформації полягає у тому, що інформація повинна подаватися у такому вигляді, який не потребує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення.

Розглянуті вимоги за умови додержання їх забезпечують нормальне функціонування системи управління організацією.