Створення бази даних

Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці і введення даних в режимі таблиці.

Створення структури таблиці.

Запускаємо Access і у вікні запрошення встановлюємо перемикач у положення Новая база данных. Створення бази даних можна починати також і через меню ФайлСоздать базу данных. Потім натискаємо кнопку ОК, після чого на екрані з'являється вікно Файл новой базы данных. У ньому необхідно набрати ім'я файла, а потім натиснути кнопку Создать. Після цього відкривається вікно База данных.

У вікні База данных натискуємо кнопку Создать. Реакцією системи на цю дію буде виведення на екран вікна Новая таблица.

У цьому вікні перераховані такі способи створення таблиць: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами.

• Режим таблицы - видає бланк (форму) абстрактної таблиці. Потім вона може приймати конкретне наповнення і вміст.

• Мастер таблиц - використання заготовок таблиць. Звичайно, передбачувані заготовки полегшують роботу користувача, але вони не вирішують всіх життєвих випадків.

• Импорт таблиц - дозволяє імпортувати дані у таблицю з інших файлів, наприклад, електронних таблиць, створених в MS Excel.

• Связь с таблицами - дозволяє інтегрувати дві інформаційні системи.

Найчастіше структуру створюють командою Конструктор.

У вікні Новая таблица вибираємо опцію Конструктор і натискуємо кнопку ОК. На екрані з'являється вікно у режимі конструктора у вигляді таблиці.

Заповнюємо цю таблицю, наприклад, таким чином:

И Звернімо увагу на те, що для установки розміру поля необхідно підвести курсор миші в рядок Размер поля, клацнути клавішею миші, потім установити потрібний розмір поля і натиснути клавішу Enter. мя поля	Тип данных	Описание
Номер	Счетчик
Прізвище, ім’я	Текстовый
Аудиторія	Числовой
День	Текстовый
Час	Текстовый

Після заповнення всієї таблиці необхідно виділити ключове поле, по якому можна визначити значення інших елементів даних цього запису. Для цього клавішами переміщення курсора вказівка переміщується у відповідне поле, потім курсор миші потрібно перевести на кнопку Ключевое поле і клацнути клавішею миші. При цьому поряд з іменем цього поля з'явиться зображення ключа. Зауважимо, що у ролі ключових полів можна використовувати лише дані, які ніколи не будуть повторюватись, наприклад, номери записів.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна БД.

На екрані з'явиться бланк (форма) таблиці, в який необхідно внести відповідні дані. При цьому збереження даних відбувається автоматично.

Створення форм

Є декілька способів створення форм:

• автоматично за допомогою команди Автоформа;

• за допомогою майстра форм;

• за допомогою конструктора форм.

Вибрати спосіб створення форми можна за допомогою ярликів вкладки Формы вікна бази даних або у діалоговому вікні Новая форма, яке відкривається кнопкою Создать панелі інструментів вікна бази даних.

Для створення форми за допомогою майстра потрібно:

• відкрити БД з таблицею;

• у головному вікні БД вибрати закладку Формы і натиснути кнопку Создать.

• активізувати майстра форм, задати у полі списку джерело даних (таблицю) Ok;

• вибрати поля форми значком > або >> (усі поля) і натиснути Далее;

• вибрати зовнішній вигляд форми Далее;

• вибрати фон  Далее;

• ввести ім'я форми  Готово.