Опись № ____

№ п.п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Приме-чание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено ___________________ дел с № _____ по № _____ , в том числе:

(цифрами и прописью)

литерные номера: _____________________________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ (делопроизводства) Подпись Расшифровка подписи Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от 00.00.0000 № 000

Передал _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

архива предприятия подпись Расшифровка подписи

Дата

Образец описи дел структурного подразделения для передачи в архив

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреж-дения.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органи-зации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного под-разделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организа-ции. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работ-ники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.