К онтрольные вопросы к Главе 4

• Какое место в структуре организации занимает служба документационного обеспечения (ДОУ)?

• Что следует учитывать при наименовании службы документационного обеспечения?

• Какие наименования службы документационного обеспечения рекомендованы в ГСДОУ?

• Какие организационно-правовые документы лежат в основе деятельности ДОУ?

• Какой документ является основным нормативным документом для разработки должностных инструкций?

• Какими могут быть формы организации службы делопроизводства?

• Какие факторы влияют на выбор формы организации службы делопроизводства?

• Какие задачи являются основными задачами службы ДОУ?

• Какие разновидности функций входят в состав типовых функций службы ДОУ?

• Какие виды работ следует отнести к технологическим функциям службы ДОУ?

• Какие виды работ следует отнести к организационным функциям службы ДОУ?

• Какие виды работ следует отнести к методическим функциям службы ДОУ?

• Какие виды работ следует отнести к контрольным функциям службы ДОУ?

• Каково содержание понятия «организационная структура службы ДОУ»?

• Какие подразделения могут быть представлены в структуре службы документационного обеспечения управления?

• Каково содержание метода установления организационной структуры службы делопроизводства?

• Какой объем документооборота является необходимым для создания службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения?

• Какие виды работ выполняет секретариат?

• Какие виды работ выполняет экспедиция?

• Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов?

• Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов?

• Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан?

• Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (машбюро)?

• Какие виды работ выполняет отдел совершенствования делопроизводства?

• Какие виды работ выполняют сотрудники копировально-множительное бюро?

• Какие виды работ выполняет протокольная группа?

• Какие виды работ выполняет редакционная группа?

• Какие виды работ выполняют сотрудники, работающие в приемной?

• Какие виды работ выполняют сотрудники архива?

Глава 5. Основные требования к оформлению документов

5.1. Реквизиты документов

Каждый документ помимо текста содержит отдельные информационные элементы, которые называются реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое).

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального доку-мента.

Реквизит является законченным информационным компонентом, т.е. содержит пол-ную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочте-ния, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в се-бя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, ад-ресат и др.

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) буду-щих документов, она называется постоянной частью.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита доку-мента, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при офо-рмлении конкретного документа и называется переменной частью.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита доку-мента, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятой для данной категории документов.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного докумен-та, расположенных в определенной последовательности.

При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр - образец документа - модель построения документа, устанавливаю-щая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению кон-струкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательнос-ти их оформления. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в кон-кретные документы исходного множества, после унификации этих реквизитов и определе-ния, необходимых для их размещения площадей.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов дол-жна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходно-го множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процесссы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизирован-ному проектированию необходимых документов в компьютерных технологиях.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении органи-зационно-распорядительных документов, определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирован-ные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов« (п.2).

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;

• 02 - герб субъекта Российской Федерации;

• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04 - код организации;

• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• 07 - код формы документа;

• 08 - наименование организации;

• 09 - справочные данные об организации;

• 10 - наименование вида документа;

• 11 - дата документа;

• 12 - регистрационный номер документа;

• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• 14 - место составления или издания документа;

• 15 - адресат;

• 16 - гриф утверждения документа;

• 17 - резолюция;

• 18 - заголовок к тексту;

• 19 - отметка о контроле;

• 20 - текст документа

• 21 - отметка о наличии приложения;

• 22 - подпись;

• 23 - гриф согласования документа;

• 24 - визы согласования документа;

• 25 - оттиск печати;

• 26 - отметка о заверении копии;

• 27 - отметка об исполнителе;

• 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 29 - отметка о поступлении документа в организацию;

• 30 - идентификатор электронной копии документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании. Они пол-ностью или частично заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским спо-собом, с использованием устройства печати компьютерной системы или (реже) специаль-ного штампа и образуют официальный бланк документа.