Согласование и утверждение документов

Согласование уточненного варианта текста документа производится, если:

• изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

• в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

• путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

• путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу техни-ческой подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

• внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

• привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела V Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявля-емых указанной инструкцией к конкретным видам документов.

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствую-щим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

9.4. Технология работы с исходящими документами

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

• проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

• регистрацию документов;

• подготовку документов к отправке;

• передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

• помещение контрольных экземпляров документов в дела.

Подготовка к отправке документов

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержден-ными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

• наличие подписи;

• наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

• наличие заголовка;

• правильность адресования;

• если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге – наличие адреса;

• наличие отметки об исполнителе;

• наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений;

• иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

• вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

• иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

• в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию.

Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий N__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу).

Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для отправки.