Особенности обработки многословной телеграммы
При приеме телеграммы, содержащей более 300 слов, телеграмма разделяется оператором на несколько телеграмм, каждая из которых является частью многословной телеграммы и должна состоять не более чем из 300 слов. Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей телеграммы для обеспечения завершенности предложения или фразы.
Отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы - только на первой телеграмме, за исключением телеграмм с отметкой «заверенная», на которых отметка о виде указывается на каждой телеграмме.
Адрес указывается на каждой телеграмме. Каждой из составленных телеграмм присваивается очередной номер.
Предыдущая телеграмма заканчивается словами «продолжение следует», последующая телеграмма начинается словами «продолжение телеграммы номер...».
Пример оформления многословной телеграммы:
МОСКВА 347001 295 17/10 1705=
АДРЕСНАЯ ЧАСТЬ ТЕЛЕГРАММЫ=
ТЕКСТ
ПРОДОЛЖЕНИЕ СЛЕДУЕТ-
МОСКВА 347002 298 17/10 1707=
АДРЕСНАЯ ЧАСТЬ ТЕЛЕГРАММЫ =
ПРОДОЛЖЕНИЕ ТЕЛЕГРАММЫ 347001
ТЕКСТ
ПРОДОЛЖЕНИЕ СЛЕДУЕТ-
МОСКВА 347003 145 17/10 1710=
АДРЕСНАЯ ЧАСТЬ ТЕЛЕГРАММЫ=
ПРОДОЛЖЕНИЕ ТЕЛЕГРАММЫ 347002
ТЕКСТ=
ПОДПИСЬ-
8.2. Телефонограмма, радиограмма
Т
елефонограмма
– это обобщенное
название различных по содержанию
документов, передаваемых устно
по каналам телефонной связи и записываемых
получателем.
Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается - не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных банках.
При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА;
дата документа;
время передачи-приема телефонограммы;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
подпись;
отметка об исполнителе;
должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
отметка об исполнении документа и отправления его в дело;
идентификатор электронной копии документа.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляется дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Пример оформления принятой телефонограммы