Объяснительная записка

Объяснительная записка: 1) документ, объясняющий причины какого-либо дей-ствия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу; 2) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному долж-ностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. ²

Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутст-вии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

О бязательными реквизитами объясни-тельной записки являюся:

• наименование организации;

• наименование вида документа (ОБЪЯСНИ-ТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА);

• дата;

• регистрационный номер:

• место составления;

• заголовок к тексту;

• адресат;

• подпись.

Пример оформления объяснительной записки

Служебная записка

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется кон-кретному должностному лицу.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА);

• дата;

• регистрационный номер;

• заголовок к тексту;

• адресат;

• подпись.

• 

Пример оформления служебной записки

Представление

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и меро-приятий по вопросам деятельности учреждения.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст представления содержит следующую информацию:

• фамилию, имя, отчество;

• дату рождения;

• образование;

• занимаемую должность;

• наименование структурного подразделения;

• стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);

• оценку служебной деятельности;

• повышение профессионального уровня;

• оценку политических, деловых и моральных качеств;

• информацию об участии в общественной работе;

• мотив назначения, перемещения или поощрения;

• наименование должности, на которую предлагается назначить или перемес-тить;

• структурное подразделение, в которое предлагается назначить или перемес-тить.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации.

Датой представления является дата его подписания.

Обязательными реквизитами представления являются:

• наименование подразделения

• наименование вида документа

• дата

• регистрационный номер

• адресат

• заголовок к тексту

• подпись.

Пример оформления представления