Наименование предприятия протокол

«__» ________ 20__ г. г. _____________ № _____________

Заседания экспертной комиссии

Председательствующий - Фамилия И. О. (председателя ЭК)

Секретарь - Фамилия И. О. (одного из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнение обязанностей секретаря)

Присутствовали:

1. Фамилия И. О. - председатель ЭК.

2. Фамилия И. О. - член ЭК.

3. Фамилия И. О. - член ЭК.

4. … (И т. д.).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

2. О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

3. О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

4. Разное.

1. Слушали:

Выступление члена ЭК Фамилия И. О. о состоянии описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия (текст выступления прилагается).

Выступили:

1. Фамилия И. О., член ЭК - предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения как отвечающие установленным требованиям.

2. … (И т. д.).

Постановили:

1.1. Одобрить описи дел постоянного хранения за № …, …, подлежащих передаче в архив предприятия.

1.2. ... (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу).

2. Слушали: …

Выступили: …

Постановили: …

Председательствующий: подпись, расшифровка подписи

Секретарь: подпись, расшифровка подписи

Образец протокола заседания экспертной комиссии

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хране-ния и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

_____________________________________________________________________________ (наименование федерального органа исполнительной власти) _____________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ______ № п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) При-меча-ние 1 2 3 4 5 6* 7 Название раздела В данную опись внесено __________ дел с № ___________ по № __________, в том числе: (цифрами и прописью) литерные номера: _____________________________________________________________ пропущенные номера: _________________________________________________________ Наименование должности лица, составившего опись Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от 00.00.0000 № 000 Передал ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Принял ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности работника ведомственного архива Подпись Расшифровка подписи Дата

Образец Сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения