4.2. Организационные формы службы документационного обеспечения

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота форма делопроизводства может быть:

• централизованной;

• децентрализованной;

• смешанной.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учрежде-ния центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

При децентрализованной форме делопроизводства каждое подразделение самостоятельно ведет делопроизводство, выполняет весь комплекс технических операций по обработке документов, включая получение и отправку документов, их регистрацию, формирование дел, хранение.

При смешанной форме делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в канцелярии, так и в структурных подразделениях.

Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения, - экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организа-ций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные технические средства;

• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслу-живание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизвод-ства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения доку-ментов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руко-водство делопроизводством.

4.3. Задачи и функции службы документационного обеспечения

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с до-кументами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подго-товки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

• сокращение документооборота;

• унификация форм документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совер-шенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структур-ных подразделениях;

• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые мож-но разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• ведение информационно-справочной работы по документам организации;

• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

• разработка и проектирование бланков документов;

• подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;

• организация своевременного рассмотрения документов руководством орга-низации;

• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения до-кументов в установленный срок;

• организация хранения документов в структурных подразделениях;

• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

• организация делопроизводства по обращениям граждан;

• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документа-ми.

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

• контроль за сроками исполнения документов;

• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация контроля за работой с документами в структурных подразделе-ниях;

• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, система-тическое информирование руководства по этим вопросам;

• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизвод-ству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляю-щих систему делопроизводства организации;

• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.