Предварительное рассмотрение документов

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляе-мые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполните-лям.

Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям без их предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

• примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

• перечня должностных лиц и их обязанностей;

• технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

• важность его содержания;

• сложность и новизна поставленных вопросов;

• авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

• реальная срочность исполнения документа;

• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Передача документов в подразделения

Для передачи документов в структурные подразделения применяется несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

Наименование подразделения	Корпус (здание)	Этаж	Кабинет	Утренняя доставка	Вечерняя доставка
Кадры	Административный	2	47-49	9.45	16.30
Гл.технолог	Цех № 3	2	7	10.15	17.00

Пример графика доставки документов

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа).

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделе-ниям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

Как правило, документы передаются исполнителям без расписки, но для конфиден-циальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги или вторые экземпляры регистрационных карточек.

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документо-оборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенкла-турой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов, множительной техникой и т.д. При подключении к общим компьютерным базам исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Сотрудник должен быть информирован:

• имеет ли он право снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения документов или нет;

• имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на исполнение, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителей следует обязывать заводить для документов папки с указание своей фамилии и промаркированные , например: «срочно», «на исполнение», «к докладу», «на подпись», «на отправку» и другие, исходя из специфики деятельности.

В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника, исполняемые им документы по указанию руководителя структурного подразделении должны передаваться другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационную и контрольную систему.