8.4. Сообщения электронной почты
Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Одной из форм обмена деловой информацией являются сообщения электронной почты. Электронная почта (E-mail) является компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (писем, открыток, пакетов и т.п.) выступают любые по содержанию и форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения, аудио- и видеозаписи и т.п.), а в качестве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различных видов транспорта) используются каналы информационно-вычислительных сетей.
Основными компонентами систем электронной почты являются узлы информационно-вычислительных сетей, которые обслуживают определенное множество пользователей. Эти узлы выполняют роль почтовых отделений и более крупных организаций почтовой службы (например, почтамтов). В рамках этих узлов для каждого пользовав выделяется раздел памяти, выполняющий функции почтового ящика.
Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (аналог почтового адреса, который имеет следующий вид:
имя_пользователя@имя_домена,
где имя пользователя - произвольное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имя домена обозначает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом «@». Например, адрес ivanov@mail.ru указывает на индивидуального пользователя с именем ivanov, зарегистрированного в почтовой службе (узле системы электронной почты) mail.ru.
Пользователь электронной почты имеет доступ к своему почтовому ящику (точнее, его аналогу в памяти службы электронной почты), может выполнять различные действия над его содержимым (полученными сообщениями): читать, перемещать из одной области почтового ящика в другую, удалять, копировать, посылать ответные сообщения.
В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи «. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.
Само сообщение электронной почты состоит из текста сообщения и реквизитов. В состав реквизитов входят:
адрес получателя (КОМУ: или ТО:) в формате электронной почты;
адреса, по которым отсылаются копии сообщения (КОПИИ: или СС:) в формате электронной почты;
заголовок сообщения (ТЕМА: или SUBJECT:), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения.
Служебный заголовок сообщения электронной почты помимо перечисленных реквизитов, заполняемых его автором, содержит несколько полей, которые автоматически добавляются системой (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.).
Сообщение электронной почты помимо собственно текста сообщения может иметь гак называемые вложения - прикрепленные файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическую информацию, аудио- и видеозаписи и др.).
Пример оформления электронного сообщения:
При подготовке сообщения электронной почты следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.
Адресация.
1. Следует посылать сообщения только тем адресатам, которым это действительно необходимо.
2. Реквизит «КОМУ» («ТО») используется для указания тех адресатов, для которых сообщение связано с выполнением тех или иных действий, а реквизит «КОПИИ» («СС») - для указания адресатов, для которых сообщение посылается в целях информирования.
Заголовок сообщения.
1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержание.
2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо указывать степень его важности и срочности.
3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий, или сообщение направлено только для информирования адресата.
Текст сообщения
1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.
2. При обращении к адресату впервые автору необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контактную информацию.
3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с восприятием многостраничных документов.
4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.
Вложения или прикрепленные файлы.
1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.
2. При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.
3. Значительные по объему прикрепленные файлы рекомендуется компрессировать помощью широко распространенных программ архивирования, а в тексте сообщения указывать имя примененной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).
К онтрольные вопросы к Главе 8
Какие существуют виды телеграмм в зависимости от используемых средств передачи?
На какие виды разделяются телеграммы, имеющие особенности по назначению, подачи, доставки или способу оформления разделяются на следующие виды
На какие виды адреса может быть послана телеграмма?
Что такое «телефонограмма»?
Что такое «радиограмма»?
Что такое «факсограмма»?
Какие существуют категории факсимильных служб?
Каково содержание понятия «электронное сообщение»?