Р

АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управления

ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской области

В.И. Мешочкину

ТЕЛЕФОНОГРАММА

12.04.2001 № 5

17.30

13.04.2001 В малом зале состоится заседание противопаводковой комиссии.

Явка обязательна.

Зам. губернатора области О.М. Жданов

Передал специалист И.А. Петелина 58 71 75

Принял секретарь Л.И. Иванова 33 61 42

адиограмма - телеграммы, передаваемые посредством радиосвязи (радиограммы). Их отличия от обычных телеграмм проявляются в специфике передающей среды (радиоэфир), используемой аппаратуры и области использования (морской и речной флот, геологоразведочные работы и другие работы в пустынных и незаселенных местах и т.п.). Эти особенности отражены в Правилах радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утверждены приказом Минтранса РФ № 137, Минсвязи РФ № 190, Госкомрыболовства РФ № 291 от 04.11.2000).

Образец оформления радиограммы

8.3. Факсограмма

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Ф акси́мильная связь - телеком-муникационная технология передачи изображений электрическими сигналами.

Факсимильный терминал (телефакс) - устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их пересылку по сетям электросвязи и прием - обратное преобразование.

Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи - отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.

По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и их оформлению определяются видом отправляемого документа (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения деловой переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единоного подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается приинципиальная возможность их использования при заключении сделок, представления отчетных и статистических данных. Вместе с тем, в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.

Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т. п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура пе­редает листы формата А4.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнис­тость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения:

• Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителями.

• Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся течение одного года.

• По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.

• К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

• Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкция по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).

• Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

• Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).

• В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».

• Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода

• Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы

• После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресату в день их приема, срочные - немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы - телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами.

Примечание: телемати́ческие службы (ТМ службы) - службы электросвязи, за исключением телефонной, телеграфной служб и службы передачи данных, предназначенные для передачи информации через сети электросвязи. Примерами ТМ служб являются: факсимильные службы, службы электронных сообщений, службы голосовых сообщений, службы аудио/видеоконференции, а также службы доступа к информации, хранящейся в электронном виде.

Факсимильные службы делятся на категории:

а) абонентские факсимильные службы - Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением); б) клиентская факсимильная служба – Бюрофакс.

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.

Клиентская служба Бюрофакс предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных средств. Служба Бюрофакс обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба Бюрофакс обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:

• подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;

• подачу документа с факсимильной установки отправителя;

• доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;

• доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;

• доставку факсимильного сообщения средствами почты;

• выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);

• выдачу факсимильного сообщения получателю по предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонтскую установку АТ/Телекс);

• различные категории срочности передачи и доставки сообщений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.

Абонентская служба Комфакс - факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:

• передачу сообщений в заранее назначенное время;

• многоадресную и циркулярную передачу;

• автоматический сброс сообщений на терминал получателя;

• получение сообщений в заранее определенный интервал времени;

• организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;

• уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;

• повторную передачу.

Создание абонентской службы Комфакс связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе Комфакс промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.