Письмо-заявка
П
Директору
Консульского
департамента
МИД
России
В.А.Павловскому
Уважаемый
Вячеслав Альфредович,
Прошу
Вас внести __________________ (название
организации) в реестр туристических
организаций, осуществляющих прием
иностранных туристов, с присвоением
учетного номера (референс-номер).
Организация имеет регистрационный
номер (указать регистрационный номер
и дату регистрации/перерегистрации) в
реестре организаций, состоящих на
консульском обслуживании в МИД России.
Фирма
имеет прямые контакты с партнерами в
следующих странах: (страна, город,
название фирмы, адрес, телефон, факс,
руководитель).
Дополнительные
данные о (название организации) указаны
в приложении к письму-заявке.
Приложение:
упомянутое, на 1 листе.
Должность
руководителя
__________________/Инициалы, Фамилия/
М.П.Письмо-заявка
Пример оформления письма-заявки:
Письмо-запрос
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
Письмо-запрос оформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
Пример оформления письма-запроса:
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
В таких письмах используются стандартные выражения:
«фирма гарантирует …»;
«просим выслать в наш адрес наложенным платежом, оплату гарантируем …»;
«сроки поставки гарантируем …»;
«качество изделий гарантируем...».
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем орга-низации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.
Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.
Пример оформления гарантийного письма:
Письма-ответы
Данную группу образуют следующие виды писем:
письмо-ответ;
письмо-подтверждение.
Письмо-ответ
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ).
Первое и основное правило - не следует затягивать с ответом, заставлять вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:
Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше пись-мо от______№__...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа«, куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.
Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах
Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.
Текст письма-отказа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ и констатируется сам отказ. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
Используются следующие формы изложения отказов:
Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...
Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...
Письмо-ответ оформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
Пример оформления письма-согласия:
Пример оформления письма-отказа:
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достиг-нутые договоренности, намерения и т.п.
Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть; если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:
«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...) ».
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложени-ем.
Письмо-подтверждение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизи-тами письма-подтверждения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
Пример оформления письма-подтверждения:
Письма претензионного характера
Данную группу образуют следующие виды писем:
письмо-напоминание
письмо-требование
претензионное письмо (письмо-рекламация)
Письмо-напоминание
Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на офици-альный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
П
исьмо-напоминание
может заканчиваться указанием на
санкции, к которым вынуждена будет
прибегнуть организация – автор письма,
если адресат не выполнит взятые на себя
обязательства.
Ключевыми фразами письма-напоминания являются:
«Напоминанием Вам…»;
«Вторично напоминаем Вам…»;
«Обращаем Ваше внимание на то, что…»;
«Ставим Вас в известность, что…».
Письмо-напоминание оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-напоминания являются: наименование орга-низации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
Пример оформления письма-напоминания:
Письмо-требование
Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимос-ти выполнения обязательств и излагаются действия, которые последуют, если обязатель-ства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
«Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;
«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;
«Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.».
Описание действий, которые последуют в случае неисполнения адресатом своих обязательств, может формулироваться следующим образом:
«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...»;
«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...»;
«В противном случае мы не несем ответственности за последствия...» и т.п.
Письмо-требование оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-требования являются: наименование организации, справочные данные об орга-низации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-новки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составле-нии письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
Пример оформления письма-требования: