1.2.2. Классификация документов

Классифицирование документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Виды классификации:

• по типу носителя документированной информации документы делятся на:

- документ на бумажном носителе - документ, созданный с использованием бумаги.

- документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Примечание: носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

• по средствам фиксации информации документы делятся на:

- рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

- машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

- фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксирован-ную любой системой звукозаписи.

- фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим спосо-бом.

- кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

• по способу фиксации информации документы делятся на:

- письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксиро-вана любым типом письма.

- изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

- графический документ - изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени (чертежи, схемы, рисунки).

- аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуко-вую информацию.

- иконографический документ - документ, содержащий преимущественно изобра-жение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

• по наименованиям документы делятся на:

- научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, при-казы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, ин-струкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

• по стадиям подготовки документы делятся на:

- черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

- беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

• по месту составления:

- внутренний документ (документ, составляемый работниками данного предприя-тия);

- внешний документ (документ, поступивший из других предприятий, организа-ций и от частных лиц).

• по направлению отправки документы делятся на:

- поступающий (входящий) документ - официальный документ, поступивший в учреждение;

- отправляемый (исходящий) документ - официальный документ, отправляемый из учреждения;

- внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подго-товившей его организации.

• по степени сложности документы делятся на:

- простой документ (посвященный одному вопросу);

- сложный документ (охватывающий несколько вопросов).

• по степени унификации документы делятся на:

- индивидуальный документ - документ, содержание которого излагается в свободной форме и носит характер разового документа;

- типовой документ - документ, созданные для документирования стандартных ситуаций и изложение однородных процессов и явлений: типовая инструкция, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.;

- трафаретный документ - документ, который имеет заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении;

- анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоян-ная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а перемен-ная - вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (анкетным ме-тодом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала);

- таблица - форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

• по срокам исполнения документы делятся на:

- срочный документ - документ, требующий исполнения в определенный срок,

- несрочный документ - документ, для которого срок исполнения не установлен.

• по срокам хранения документы делятся на:

-документ постоянного хранения;

- документ долговременного хранения (свыше 10 лет);

- документ временного хранения (до10 лет).

• по происхождению документы делятся на:

- официальный (служебный) документ - документ, созданный юридическим лицом и используемый в текущей деятельности организации;

- документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности и касающийся интересов конкретного лица.

• по степени гласности документы делятся на:

- открытые (несекретные) документы;

- документы с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).

• по юридической значимости документы делятся на:

- подлинный документ (документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения).

- подложный документ (поддельный, фальшивый, неподлинный документ)

• по юридической силе документы делятся на:

- подлинник или оригинал (первый или единичный экземпляр официального документа, собственноручно подписанный автором, имеющий юридическую силу);

- дубликат документа (повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу);

- копия (документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного доку-мента и все внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы);

- заверенная копия (копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу);

- дублетный документ (один из экземпляров копии документа).

- отпуск - копия документа, остающаяся в делах организации;

- выписка из документа -заверенная часть текста подлинника.

• по степени обязательности документы делятся на:

- информационный документ - документ, содержащий сведения и факты о производственной и иной деятельности организации;

- директивный документ - документ, обязательный для исполнения, носящий характер юридической или технической нормы.

• по сфере использования документы делятся на:

• документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства организацией. Эти документы могут составлять работники всех подразделений организации. К ним относятся:

- организационно-правовые документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы.

• документы по функциям управления. Эти документы составляют работники функциональных подразделений организации. К ним относятся:

- плановые документы;

- учетно-расчетные (бухгалтерские) документы

- кадровая документация

- документы службы делопроизводства и т.д.