9.3. Технология работы с внутренними документами

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:

• подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

• редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

• согласование уточненного варианта текста документа;

• оформление окончательного варианта текста документа;

• утверждение (подписание) документа;

• регистрацию документа;

• тиражирование документа;

• передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

Подготовка предварительного варианта текста документов

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

• по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;

• в инициативном порядке;

• во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

• типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;

• материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

• положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

• требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения дискет 3,5 (А) и устройством вывода (принтером). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере.

Редактирование предварительного варианта текста документов

Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:

• уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

• выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

• уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

• уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

• из текста изымаются повторы и длинноты;

• в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

• обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

• достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируется на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста на дискету и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование.