2.2. Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.

Качественная характеристика кадровой службы такова. Сбреди руководителей кадровых служб по базовому образованию с тех­ническим образованием - 40,9%; учителей - 31,6%; юристов-правоведов - 11,5%; социологов и психологов - 3,3%. Средний возраст руководителей кадровой службы - 45 лет_;

Во многом это объясняется пока еще недостаточным насыще­нием служб управления персоналом специалистами. Их подготов­ка ведется в течение десяти последних лет в нескольких вузах страны по специализации «Управление персоналом» на базе спе­циальностей «Менеджмент» и «Экономика труда».

Количественный состав службы управления персоналом опреде­ляется организационно-штатными структурами и уставом органи­зации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

• общая численность работников организации;

• конкретные условия и характерные особенности организа­ции, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновид­ностями отдельных производств, наличием филиалов;

• социальная характеристика организации, структурный со­став ее работников (наличие различных категорий— рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

• сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);

• техническое обеспечение управленческого труда и др.

В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их професси­ональный и квалификационный состав также утверждают шта­ты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осу­ществляется различными методами: многофакторного корреля­ционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслужива­ния и др.

Первый метод основан на многофакторном анализе функцио­нального разделения управленческого труда. В НИИ труда была разработана схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность персонала определенных факторов. Число существенных факторов сводилось к одному-трем, а за­тем с помощью корреляционного анализа выводились математи­ческие формулы, выражающие в общем виде зависимость между численностью персонала данной функциональной группы и дей­ствующими факторами. При этом учитывались специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприя­тиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость меж­ду производственными факторами и численностью персонала, в связи с чем, этот метод имеет только рекомендательный характер.

Например, численность работников по функции «управление комплектованием и подготовкой кадров» для предприятий авто­мобильной промышленности рассчитывается по формуле

Ч = 0,0017 × Р _п ^0,9117×К _п ^0,3554, (3.1)

где Р_п - общая численность работников предприятия; К_п - коли­чество самостоятельных структурных подразделений, осуществля­ющих подготовку кадров.

Экономико-математические методы предусматривают разра­ботку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математичес­ких моделей пока ограничено.

В методе сравнений на базе анализа состава кадров специалис­тов в развитой хозяйственной системе составляются проектиров­ки потребности в специалистах для менее развитой системы. Пред­принимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

Экспертный метод позволяет получить представление о по­требности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как со­ставная часть других методов.

Метод прямого расчета предполагает определение численности специалистов и других служащих исходя из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управ­ления по устранению возмущающих отклонений.

Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников кадровой службы является ее оп­ределение через затраты труда (времени) на выполнение управ­ленческих работ, т.е. через трудоемкость. В свою очередь, трудо­емкость работ по управлению персоналом можно определить следующими методами: нормативным, с помощью фотографии рабочего времени или хронометража, расчетно-аналитическим, методом аналогий, экспертным.

Нормы времени (выработки) устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов работ (машинописные, учет­ные, оформление документов). В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле

Ч = Т×К/Ф_п , (3.2)

где Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час.; К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К ≈ 1,15); Ф_п - полезный фонд рабочего времени одного работ­ника за год, в час. (в среднем принимается равным 1840 час., но ежегодно уточняется).

Основываясь на зарубежном опыте, можно выделить еще один метод определения численности работников кадровой служ­бы. Он является разновидностью норм обслуживания, которые ха­рактеризуют количество объектов, т.е. работников организации, обслуживаемых одним работником службы управления персо­налом.

Российские кадровые службы в основном держатся около нижней планки этого показателя - 100 человек на одного специ­алиста по управлению персоналом. Принятие же решения о созда­нии специализированной службы по персоналу в каждом конк­ретном случае определяется особенностями организации, в частности наличием стратегии управления в целом.

Расчет количественной потребности в специалистах, в том чис­ле и по управлению персоналом, проводится одновременно с оп­ределением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалифи­кации. Дадим характеристику каждого из этих понятий (табл. 3.5).

Таблица 3.5