1.13. Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений

Данные, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности учреждения, должны быть подтверждены результатами инвентаризации активов и обязательств, проведенной учреждением в порядке, установленном в рамках формирования учетной политики (п. 9 Инструкции N 33н).

Правила проведения инвентаризации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

Целями инвентаризации являются выявление фактического наличия имущества, сопоставление с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в нем обязательств (п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации).

1.13.1. Организация проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя учреждения (далее - приказ (форма N ИНВ-22)). В соответствии с п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации этот приказ регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (далее - журнал (форма N ИНВ-23)).

См. образец заполнения приказа (форма N ИНВ-22).

См. образец заполнения журнала (форма N ИНВ-23).

В приказе (форма N ИНВ-22) указываются наименования имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации, даты начала и окончания проведения инвентаризации, а также причина ее проведения. Председатель и члены инвентаризационной комиссии в обязательном порядке ставят подписи в журнале (форма N ИНВ-23), подтверждающие их ознакомление с приказом.

Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств учреждения. Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут быть включены работники службы внутреннего аудита учреждения, а также представители независимых аудиторских организаций.

Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты могут быть признаны недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Председателю инвентаризационной комиссии перед началом инвентаризации целесообразно подготовить план работы, провести инструктаж с членами комиссии и организовать изучение ими законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов по проведению инвентаризации, организации и ведению бухгалтерского учета имущества и обязательств, ознакомить с материалами предыдущих инвентаризаций, ревизий и проверок.

До начала проверок председатель инвентаризационной комиссии обязан завизировать последние приходные и расходные документы и сделать в них запись "до инвентаризации на "__________" (дата)". После этого работники бухгалтерии отражают в регистрах учета указанные документы, определяют остатки инвентаризируемого имущества и обязательств к началу инвентаризации (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Внимание! Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

С материально ответственных лиц члены инвентаризационной комиссии обязаны взять расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Фактическое наличие находящегося в учреждении имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель учреждения должен предоставить членам комиссии необходимый персонал и механизмы (весы, контрольно-измерительные приборы и т.п.) (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационных описях (актах). Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках имущества, правильность и своевременность оформления материалов (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации). Для каждого вида имущества оформляется своя форма инвентаризационной описи. Учреждение использует формы, приведенные в Приложении N 3 к Приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

Инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно по каждому месту хранения ценностей и материально ответственным лицам (п. п. 1.3, 2.5 Методических указаний по инвентаризации). Указанные документы подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение, кроме того, расписка подтверждает проверку комиссией имущества в их присутствии (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации). Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственных лиц.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи (акты) (п. 2.11 Методических указаний по инвентаризации).