10.4. Организация информационных процессов на предприятии Понятие информационного потока

Под информацией понимаются такие сведения об объекте, которые отражают количественные и качественные характеристики объекта. Организация и управление производством предполагают наличие экономической, технической и производственной информации, отражающей ситуацию в различных подсистемах предприятия.

По своему назначению информация, используемая при организации производства, может быть сгруппирована по следующим направлениям:

- обеспечение выбора и формирования цели организуемого объекта;

- обеспечение разработки методов и определение средств достижения объектом его целей на основе проектирования и построения системы организации производства;

- обеспечение функционирования деятельности объекта средствами организации и управления производственной деятельностью.

Для того чтобы информация могла быть использована для решения задач организации производства и управления предприятием, она должна быть соответствующим образом организована на основе формирования системы информации предприятия.

Важными элементами такой системы являются информационные потоки и информационная деятельность. Информационный поток - это информация, находящаяся в упорядоченном движении по заданным направлениям с фиксированными начальными, промежуточными и конечными точками. Информационный процесс - это информация, которая рассматривается в качестве основного объекта с определенной последовательностью изменений. При этом осуществляется сбор, анализ, преобразование, хранение, поиск и распространение информации.

В информационном процессе реализуются следующие функции:

- сбор информации в местах ее возникновения;

- анализ информации и ее преобразование;

- накопление информации и ее хранение;

- транспортировка информации;

- фильтрация потока информации, т.е. отбор необходимых для управления данных и документов;

- объединение и разделение информационных потоков;

- управление информационным потоком.

Информационные системы предприятия

Система информации на предприятии имеет своей задачей обеспечение управленческих и производственных подразделений информацией, необходимой для их успешной работы.

Система информации предприятия располагает необходимыми техническими средствами, программным обеспечением, методологией сбора и обработки информации и призвана организовать всю его информационную деятельность.

Важнейшими условиями практического функционирования системы информации предприятия являются перечисленные ниже:

1. Новая система информации предприятия должна создаваться на базе уже существующей системы с учетом тех условий, от выполнения которых зависит успешное функционирование предприятия.

2. При разработке системы информации на различных предприятиях необходимо учитывать особенности технологии и организации производства, размеры предприятия, различия в системах управления и т.д.

3. Сбор информации, ее обработка, хранение и передача должны находиться в тесной связи с производственной деятельностью предприятия и его организационной структурой. Лицу, принимающему решения, должна поступать только та информация, которая необходима для принятия решения, а также в нужное время и в удобной для решения форме.

4. Система информации должна способствовать поступлению самых необходимых и достоверных фактических данных в звенья, принимающие решения. Такая информация должна не просто фиксироваться, а активно использоваться при подготовке, исполнении решений и контроле за их выполнением.

5. В процессе сбора информации необходимо стремиться к максимальной экономии средств путем использования внешней информации от специализированных организаций и максимальному использованию имеющейся внутренней информации. Должна обеспечиваться краткость информации.

6. При разработке системы информации следует учитывать важнейшие достижения в различных областях науки и техники, начиная от современных разработок в области физиологии и психологии и кончая новейшими результатами в кибернетике, технике обработки информации и связи.

7. Следует соблюдать принцип универсализации информации с целью рационализации информационных потоков, т.е. одной и той же информацией удовлетворять потребности различных подсистем управления.

Структура системы информации. Наиболее часто информационные системы подразделяются на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую.

Функциональная подсистема включает в себя совокупность задач, сгруппированных по принципу цели. Могут быть выделены следующие группы задач:

- технической подготовки производства, создания и освоения новых видов продукции;

- производственного планирования и оперативного управления производством;

- технико-экономического планирования;

- материального обеспечения производства;

- обеспечения качества продукции;

- управления персоналом;

- бухгалтерии и управления финансами;

- управления транспортно-складским хозяйством;

- маркетинговой деятельности и сбыта продукции.

Обеспечивающая подсистема включает в себя следующие элементы:

- техническое обеспечение, включающее в себя технические средства, обеспечивающие сбор информации, анализ, обработку и представление информации, средства передачи соответствующих данных и сообщений, средства хранения информации;

- информационное обеспечение - справочники, классификаторы и т.д.

- математическое обеспечение - совокупность математических методов решения задач и программное обеспечение.