11.2.5.5. Початкове комплектування

Кожна бібліотека, перш ніж розпочати обслуговування читачів, має скомплектувати початковий фонд, тобто придбати необхідний мінімум документів, обсяг і склад яких достатні для відкриття установи. Це досягається початковим комплектуванням, об'єктом якого є щойно видані документи, а також видання минулих років.

Початкове комплектування поєднує в собі елементи поточного та ретроспективного комплектування. Але на відміну від останніх, початкове комплектування здійснюється тільки протягом певного часу і вважається закінченим, коли в основному створена централь­на частина фонду бібліотеки — її ядро, скомплектований необхід­ний обсяг документів (для бібліотек в місті — 5 тис. пр., на селі —

2. тис. пр., для профспілкових— 1 тис. пр.), і бібліотека відкриває­ться для обслуговування читачів.

Приступаючи до створення фонду, вивчають завдання, що сто­ять перед установою, уточнюють її тип і вид, особливості економіч­ного і культурного профілю району обслуговування, перспективи його розвитку та склад населення, а також фонди інших сусідніх бібліотек. На основі цих даних не лише здійснюють моделювання майбутнього фонду, визначають його профіль, структуру, склад, а й намічають коло конкретних документів, які в першу чергу не­обхідно придбати.

Відбір документів проводиться за допомогою широкого викори­стання бібліографічних посібників, насамперед рекомендаційного характеру. Вивчають також видання поточного і ретроспективного характеру, бібліографічну модель ядра фонду масової бібліотеки, в якій подано перелік найцінніших книг з усіх галузей знання.

Бібліографічні записи необхідних книг із зазначенням заплано^ ваної кількості примірників включають до картотек початкового комплектування, що розкриває склад майбутнього фонду бібліоте­ки, коло документів, намічених до придбання.

6. Передплата періодичних видань

Кожна бібліотека здійснює поповнення фонду періодичними виданнями. Передплату на періодику здійснює відділ комплектуван­ня та обробки ЦБС за допомогою каталогів, де зосереджено пере­лік газет, журналів, інших видань, на які проводиться передплата, зазначається їх періодичність, ціна, умови та порядок оформлення передплати.

-\т періодики

поліку незадоволеного попиту, реєстраційну ^каР^тотеі7_Тур_НИй під- '•I передплатної літератури, що одержує даний стру^

Робота з передплати розпочинається з середини попередньогі року. Новий «Каталог» звіряють з каталогом попереднього роки для виявлення назв, видань, що припинили виходити, а також змій у видавничих характеристиках (індекс за каталогом, періодичність вартість річного комплекту). На нові та видання, що припинили виходити, складають список. Відомості про анульовану періодику або зміну характеристик Еидань вносять до облікової картотеки. 1

При передплаті береться до уваги стан використання читачами газет і журналів, на які було зроблено передплату минулими рокаї ми, можливості координації придбання періодичних видань з біб­ліотеками інших систем і відомств, а також фінансові можливості бібліотеки.

Списки нових і видань, що припинили виходити, відділ комі плектування передає в структурні підрозділи. Разом з чистими бланками замовлень у підрозділи передають також торішні замов' лення. В зазначений строк структурні підрозділи повертають у від діл комплектування заповнені бланки. Передача і повернення з структурних підрозділів списків, бланків і замовлень фіксується в спеціальному зошиті.

У заявці назви періодики вказують у порядку індексів каталогч а також зазначають кількість комплексів кожної замовленої назви

У відділі комплектування замовлення підрозділів аналізую™ і корегують у відповідності з профілем комплектування та сумою[ що виділена на передплату. Складене замовлення підписує керівнії* структурного підрозділу. Передплату оформляють безпосерел ньо на адресу відповідного структурного підрозділу ЦБС. ВіддЯ ко’мплектування, одержавши замовлення від філіалів, складає зве дений список замовлених видань і надсилає його до відділенні Союздруку у двох примірниках, один з яких після оформленні передплати повертається до бібліотеки.

Масові бібліотеки обов’язково замовляють і своєчасно надаюті у розпорядження читачам, місцеві періодичні видання.

На підставі зведеного замовлення утворюється реєстраційна картотека періодичних видань, що будуть надходити в ЦБС.

6. Довідковий апарат на допомогу комплектуванню

Для забезпечення повноти, якісного і своєчасного комплект* вання фонду відділ комплектування та обробки ЦБС організовуі довідковий апарат, до складу якого входять картотеки, довідковий підсобний фонд і поточний архів.

Центральне місце в довідковому апараті посідають картотеки, До складу основних картотек відділу комплектування та обробки входять: зведені картотеки поточного і ретроспективного комплею тування, періодичних видань, передплатних і серійних видань, д» відкова картотека видавництв, магазинів та інших установ.

У структурних підрозділах ЦБС на допомогу комплектуванні фондів ведуть картотеку економічного і культурного профілю об­слуговуваного району, читацького профілю, картотеку або зошит

Тії

Розділ.

І’ІАЗДІЛ.

Картотека економічного і культурного профілю куль-

иро галузі промисловості, сільського господарства, н озлільника- тури. Назви галузей зазначають на роздільниках. За ^_дпп_{иемства} ми розміщують картки із стислими відомостями про ^ а_Юх_Ь сігли і'і установи, їх бібліотечне обслуговування, зазна^ _к

підрозділів ЦБС, назви бібліотек інших систем і віД^_{ни та} ^ отеку щорічно переглядають, вносять необхідні 3^

1

новнення.

иемня. _ ... }алів уміщу-

У картотеці читацького профілю відділів ЦЬ і філ,_єю^ _Гр_0мад- іоть дані про склад читачів за професіями, кваліфікаїї _аЧе_ННі ніль­ськими дорученнями ТОЩО. ЇХ використовують при ВИЗ^пологічнОГО кості примірників у процесі складання тематико-т__снові _ЗВеде- плану комплектування, попереднього замовлення на О. _К0Мплек- пих даних про читачів системи. Ці дані подають у від/ обслугову- тування та обробки всі структурні підрозділи ЦБС, ці ють читачів. . _сі замовлен-

Картотека поточного комплектування відображає # _ших бібліо- ня ЦБС і складається на основі планів видавництв, I^і графічних та інформаційних видань. ,_ь вирізають

Для складання картотеки записи замовлених видаі^_ерф_окар_ТКИ_ із планів видавництв і наклеюють на каталожні чи ^_опис видан- Кожна з них має такі елементи: 1 — бібліографічний _видац-ні; ня; 2 — анотацію; 3 — номер позиції в інформаційно _пр_ИМір_Ників

4. — джерело постачання; 5 — кількість замовлених окремо), (всього для ЦБС і для кожного структурного порозбавляють за Картки в картотеці поточного комплектування розО _прі_ЗВищамц алфавітом видавництв, авторів і назв, або лише за авторів і назвами творів. ^ _м року вона

З картотекою потрібно постійно працювати. Протяг у_В;{;_ІШЛи до поповнюється картками на замовлені видання, що не' _в квар- плану видавництв. Періодично, але не рідше одного >^_нанням за- тал, картотека переглядається для контролю за виі<^ц_{0 ВИ}д_ання мовлень і надходженням видань. Якщо встановлено, ^_ходи щодо вийшло, але до ЦБС не потрапило, здійснюються ³*_х0джень не- його розшуку та одержання. При значній затримці на,- _ОМу _магази- обхідно з’ясувати її причину в колекторі чи в книжкої? _{це також} ні. Якщо видання відмінено, картки з картотеки виимаі£\_{г0 ком}плек- робиться при виконанні замовлення. Картотека поточи ^_них видань тування використовується також при розподілі одеря* між структурними підрозділами ЦБС. ^чають теми,

На картках ретроспективного комплектування зазн^р_Єд_{СТавлен}{ типи, види документів, які не представлені (або ,^_х конкрет- недостатньо) у фонді та бібліографічні записи відсуі бібліотеці в них книг та інших документів, або видань, що є в зазначають недостатній кількості примірників. На всіх картках видання, сігли структурних підрозділів ЦБС, яким необхідне

а.також потрібну кількість примірників, джерело постачання і дату замовлення.

Картотеку ретроспективного комплектування організовують у систематично-алфавітиому порядку. її регулярно переглядають, і використовують для контролю за ліквідацією прогалин у фонді.' Картки із даними про замовлені документи переставляють за роз­дільник «Замовлені документи». В міру надхождення видань карт­ки на одержані документи виймають.

У структурних підрозділах ЦБС на допомогу комплектуванню ведуть картотеку або зошит обліку незадоволеного попиту. Тут фіксують не тільки відмову на конкретну книгу чи тему та її при­чину, а й відомості про читача: хто й коли запитував ту чи іншу книгу (документ) і яким чином буде вдоволено попит.

Усі відмови на книги й інші документи, а також читацькі за­мовлення і побажання філіали оформляють на каталожних карт­ках з повним бібліографічним записом, зазначають необхідну кіль­кість примірників і надсилають у відділ комплектування. Комплек- татор перевіряє запис у центральному алфавітному каталозі, вра­ховує кількість читацьких запитів, можливість внутрісистемного обміну і МБА. До картотеки ретроспективного комплектування включають картки лише на ті документи, які дійсно потрібні біб­ліотеці. В першу чергу це видання, які відповідають профілю гос­подарства і культури району обслуговування, місцеві і краєзнавчі видання тощо.

Картотека періодичних видань містить дані про журнали і га-: зети, які одержує не тільки ЦБС, а й всі бібліотеки міста, району, і ділиться на дві частини: газети і журнали. В межах рубрик га­зети і журнали розміщують за алфавітом назв. На кожній картці після назви зазначають сіглу бібліотеки і кількість примірників, ■'до вона передплачує. Картотеку періодики можна оформити / формі брошури, розмножити і надіслати всім зацікавленим установам.

Картотека передплатної літератури організовується аналогічно картотеці періодичних видань.

Довідкова картотека адрес містить відомості про установи, ви­давництва та організації, в яких ЦБС одержує твори друку та < інші документи (бібліотечний колектор, книжкові магазини, мага­зини «Книга — поштою», бібліотеки, що мають обмінно-резервні фонди або виконують функції бібліотек-депозитаріїв, що зберіга-] ють маловикористовувані видання з певної теми тощо). Крім пош­тової адреси на картці зазначають телефон, прізвище, ім’я та поі батькові керівника установи чи організації. Практика свідчить, що] лише тоді, коли картотеки ведуться систематично і чітко, вони істотно допомагають комплектуванню фонду.

Крім картотек, до складу довідкового апарата входить підсоб-1 ний фонд. Він складається з директивних документів, інструктив-1 них, методичних, практичних посібників та інших видань з питань! комплектування бібліотечного фонду; наказів та розпоряджень; дирекції та інших вищих органів; довідників, енциклопедій, тлумач­них, термінологічних, мовних словників, адресних І телефонних книг, таблиць бібліотечно-бібліографічної класифікації, планів видавництв тощо.

У поточному архіві зберігають перспективний, тематико-типо- іюгічний та оперативний плани комплектування; звіти про роботу :іа минулі роки; матеріали про вивчення складу і використання бібліотечного фонду ЦБС; підсумки вивчення читацького контин» генту, економічного і культурного профілю діяльності бібліотеки; протоколи Рад з питань комплектування, облікові документи, зошит обліку вхідних і вихідних документів. Усі матеріали групують у теки і зберігають найважливіші з них постійно, а інші — протя­гом трьох — п’яти років.

Раціоналізують ведення довідкових картотек на допомогу комп­лектуванню завдяки заміні звичайних каталожних карток рейтер- картками. Рейтери — це кольорові вставки у верхній ряд перфо­рованої картки. Рейтеркартотека дає змогу замість кількох карто­тек на допомогу комплектуванню створити одну, багатоаспектно розкрити зміст замовлення, швидко здійснити пошук інфор­мації. Крім того, вона проста у використанні і більш наочна, ніж інші.

Спочатку складають макет рейтеркартотеки. Кожному отвору має відповідати певна ознака замовлення. Для збільшення відомо­стей про замовлення кожному отвору можуть відповідати кілька кольорових рейтерів, кожний зі своєю кодовою ознакою. Напри­клад, шоста і дев’ята пара перфорацій означає попереднє замов­лення і позначення його виконання. Відсутність рейтера в дев’ятому отворі перфорацій означає, що попереднє замовлення ще не вико­нано.

Безпосередньо на рейтеркартку наклеюють або друкують на ній бібліографічний запис документа і всі необхідні дані: кіль­кість примірників, дата замовлення, розподіл за структурними під­розділами ЦБС тощо. Систематична робота з картотекою створює можливість бібліотечним працівникам мати уявлення про виконан­ня замовлення, полегшує прийняття оперативних рішень при комп­лектуванні та підведенні підсумків роботи.

2. 6. Організація і методика координації комплектування бібліотечних фондів

За сучасних умов жодна ЦБС неспроможна придбати до своїх фондів усі необхідні документи і повністю вдовольнити потреби читачів. Запобігти названих прорахунків можна лише за умови координації комплектування фондів як всередині ЦБС, так і з ін­шими бібліотеками району або міста. Погоджене комплектування може здійснюватися як за тематикою, так і за типами, видами або мовою документів.

Всередині ЦБС відділ комплектування та обробки на основі єдиного тематико-типологічного плану комплектування здійснює узгоджене замовлення документів у відповідності з місцем кож­

ного підрозділу в межах ІІБС (ЦБ, ЦДБ, бібліотеки-філіалн, від­діл організації і використання фонду), особливостями економічного і культурного профілю району обслуговування кожного філіалу, складу і потреб читачів і диференційовано розподіляє надходжен­ня у фонд кожного з них. Унаслідок узгодженого профілювання у фонді кожного структурного підрозділу поряд з типовою части­ною, характерною для усіх підрозділів системи, утворюється спе­ціалізована за певною тематикою, типами, видами або мовою доку­ментів частина фонду. Доповнюючи один одного за різними озна­ками, фонди структурних підрозділів створюють єдиний фонд ЦБС.

Крім внутрішньосистемної координації ЦБС узгоджує комплек­тування з бібліотеками інших систем і відомств даної території, які об’єднуються в галузеві групи у відповідності до свого про­філю.

Розпочинається ця робота з ретельного вивчення кількісного та якісного складу фондів бібліотек, з’ясування тематики, читацького призначення документів, які користуються найбільшим попитом читачів у кожній бібліотеці. Таке вивчення дає змогу правильно визначити, документами яких галузей знання та для яких кате­горій читачів кожна окрема установа поповнюватиме свій фонд. Виявляють також бібліотеки, які мають досить повні фонди з тієї чи іншої галузі. Унаслідок цього виявляють коло бібліотек-учас- ниць координації, а також визначають кількість галузевих груп. Число галузевих груп залежить від особливостей економічного і культурного профілю району, кількості бібліотек та стану їх фондів.

У кожній галузевій групі виділяють головну бібліотеку галузі, на неї покладають всю організаційно-методичну роботу і керівни­цтво бібліотеками галузі. Кожна бібліотека галузевої групи най­повніше комплектує частину галузі, а всі разом — усю галузь.

комплектування бібліотек.

Для того, щоб координація комплектування здійснювалась ор­ганізовано, складається «Положення про координацію комплекту­вання бібліотечних фондів» і зведений тематико-типологічннй план

Картка зведеного тематико- тииологічіюго плану комплектування

Індекс Тема: Промисловий транспорт ББК

Тип видання	Сігли бібліотек
| 1 |2				3	4	5		6	7		8		9		10
Оі					1					1				1
02
03		1				2			5
04					4					2
05
06			3				1

Зведений тематико-типологіч- ний план комплектування вклю­чає перелік тем, за якими здій­снюється погоджене поповнення фондів, розподіл тематики між бі­бліотеками, необхідні типи видань і кількість примірників творів друку та інших документів із кож­ної теми. Форма і структура зве­деного плану може бути аналогіч­ною звичайному тематико-типоло- гічному плану комплектування ЦБС. Але в практиці бібліотек застосовують і більш спрощену карткову форму плацу.

Складають зведений план двома способами: 1) бібліотеки-учас-, ниці надсилають свої тематико-типологічні плани комплектування до головної бібліотеки галузевої групи, де на їхній основі при від­повідному коригуванні тут складають зведений план; 2) головна бібліотека складає макет зведеного плану і передає його в усі бібліотеки-учасниці для внесення в нього змін або уточнень. Зве­дений план розмножують і розсилають усім бібліотекам-учасницям координації.

Координація комплектування вимагає обов’язкового складання погоджених замовлень на книги та інші документи за планами ви­давництв, іншими бібліографічними посібниками на допомогу комплектуванню. З цією метою кожна бібліотека-учасниця коорди­нації опрацьовує своє замовлення на видання, яке далі коригується на сумісному засіданні, після чого складають зведене замовлення з зазначенням необхідної кількості примірників кожного видання

Інформація про надходження нових видань у межах координації зосереджується у головній бібліотеці галузевої групи. Тут створю­ють зведений каталог чи картотеку, видають списки чи бюлетні нових надходжень. Кожна бібліотека щомісяця зобов’язана над­силати в головну бібліотеку картки із записами нових надходжень у відповідності до тематики зведеного плану. На звороті картки вказують назву бібліотеки та кількість примірників придбаного видання. Для позначення типів видань і бібліотек-учасниць коор­динації використовують умовні позначення. На перетині типу і сіг­ли бібліотеки зазначають кількість примірників. Головна бібліо­тека всі дані про одне й те ж видання переносить на одну картку. Групування карток провадять за правилами ведення систематич­ного каталога.

Найпростіша координація комплектування періодичних видань.

Робота щодо узгодження передплати на періодичні видання проводиться в три етапи. Перш за все, кожна бібліотека-учасниця координації складає перелік необхідних їй журналів і газет, ура­ховуючи при цьому думку фахівців, а також рівень використання періодичних видань минулих років. Потім надсилає цей список у головну бібліотеку галузі, де він обговорюється і коригується з обліку передплати на періодичні видання всіх бібліотек галузевої групи. Після цього головна бібліотека складає на основі скоорди­нованих списків зведений список журналів і газет, необхідних для всіх бібліотек групи. Цей список вона узгоджує з аналогічними списками інших галузевих груп. Після обговорення на секції з ко­ординації комплектування при міжвідомчій бібліотечній комісії складають зведений список періодичних видань, що одержують всі бібліотеки-учасниці координації.

Найбільш ефективна координація передплати на вузькоспеці­альні газети й журнали. Масові громадсько-політичні, науково- популярні і літературно-художні видання переплачують, як пра­вило, всі масові бібліотеки. Але за умови обмежених асигнувань виникає необхідність у погодженні кількості примірників кожної назви популярної газети чи журналу. Журнали й газети, що кори­стуються підвищеним попитом читачів, мають бути представлені п фонді кожної бібліотеки.

Для інформації читачів про газети й журнали, які є в бібліотеЯ ках певного району чи міста, доцільно видавати зведений друкО' ваний каталог періодичних видань. У ньому окремо групують відо^ мості про газети й журнали. Крім запису самого видання, зазна­чають, в яких бібліотеках вони знаходяться і за які роки, а такоя^ адреси бібліотек. Друкований зведений каталог розсилають у всі бібліотеки координованої системи.

Центром координації комплектування бібліотек в обласному центрі є обласна універсальна наукова бібліотека, в містах облаєм ного підпорядкування та в районних центрах — ЦБС.

Керівництво роботою з координації комплектування здійснює міжвідомча бібліотечна рада, при якій можуть бути створені спе­ціальні комісії або секції.

Отже, координація комплектування створює змогу за однако­вих витрат забезпечити необхідну повноту як фонду кожної бібліо­теки за її профілем, так і координованої системи в цілому, лікві­дувати паралелізм і невиправдане дублювання фондів, розширити репертуар нових надходжень, раціонально розподілити їх між біб- ліотеками-учасницями і тим самим краще обслуговувати населення певної території/ найповніше задовольнити запити спеціалістів різ-’ них галузей народного господарства, науки і культури.

7. Відділ комплектування і обробки ЦБС, його функції

• і організація роботи

Відділ комплектування — один із підрозділів бібліотеки. Як са­мостійний структурний підрозділ відділ підпорядковується безпо­середньо керівникові бібліотеки та його заступнику. В ньому можуть створюватися внутрішні ланки (сектори, групи), які вирішують! діевні завдання, виконують окремі функції відділу з урахуванням! існуючого розподілу і кооперації праці.

Регламентація діяльності відділу здійснюється на основі Поло­ження про відділ комплектування (у ЦБС «Зразкового положення про відділ комплектування і обробки літератури центральної біб-1 ліотеки»).

На основі положення визначаються основні завдання і змісті роботи цього структурного підрозділу, організовується повсякденна 1 діяльність відділу, визначається ступінь відповідальності за вико- І нання певних завдань і функцій. Головним завданням відділу є ро- | бота з фондом бібліотеки, його систематичне формування з ура- І хуванням економічного, культурного, соціального і духовного жит- І тя регіону (села, району, міста, області).

Відділ здійснює планування розвитку бібліотечного фонду. } З цією метою він розробляє перспективний, тематико-типологічний І та оперативний плани комплектування, організовує поточне й рет-1 роспективне комплектування фонду шляхом перегляду планів - видавництв та інших бібліографічних і інформаційних видань. 1

Оформляє замовлення, веде роботу з книготорговельними устано- иами. Очолює роботу щодо виявлення лакунів у фонді, а також ішвчення запитів, інтересів і потреб читачів, веде довідковий апарат.

До обов’язків відділу комплектування входить приймання тво­рів друку та інших документів, що надходять до бібліотеки, зві­ряння із супровідним документом (рахунок, накладна;, акт), пере- нірка повноти надходжень. Тут проводять облік фонду, тобто натісують до сумарної та інвентарної книги чи облікового ката- лога всі видання, що надійшли або вибули з фонду. Відділ реєст­рує також нові надходження журналів і газет.

Одне із завдань відділу комплектування є організація роботи щодо своєчасного виключення з фонду непридатних для користу­вання, застарілих за змістом та непотрібних даній бібліотеці книг піших документів і відображення цих результатів в оолікових фор­мах бібліотеки.

Відділ підтримує зв’язки з відповідними функціональними під­розділами ІНШИХ бібліотек регіону, ЗДІЙСНЮЄ координацію КОМПЛЄН V. тування фонду як у межах системи, так і на міжвідомчому рівні. Він надає методичну допомогу бібліотечним працівникам із питань комплектування фонду, а також ведення довідкового апарата, веде наукову роботу.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ-

1. Яку ознаку покладено в основу сучасної класифікації видів комплектуван­ня? Назвіть основні види. 2. Які бібліографічні чи інформаційні посібники викори­стовують на допомогу поточному комплектуванню? З Які бібліографічні та інфор­маційні посібники залучають на допомогу ретроспективному комплектуванню?

4. Які бібліографічні та інформаційні посібники використовують на допомогу по­чатковому комплектуванню? 5. Який відділ «Книготоргового бюлетня» дає пер­спективну інформацію про документи, що готуються до друку? 6. Який розділ «Бланка для замовлень на книги видавництва України» інформує про зміни, що сталися у виданні окремих документів? 7. Розкрийте порядок оформлення попе­реднього замовлення за планом видавництва. Який з цих процесів здійснюють спеціалісти з середньою спеціальною освітою? 8. Яка роль бібліотеки-філіалу у попередньому замовленні? 9. Розкрийте зміст роботи щодо передплати періодич­них видань. За якою послідовністю вона здійснюється? 10. Розкрийте структуру картотеки поточного комплектування. Який зміст роботи з нею?

Контрольні завдання

1. Оформіть одну-дві картки для картотеки поточного комплектування. За­значте основні елементи, які мають бути на кожній картці.

2. Ознайомтесь із практикою координації комплектування фондів.

І II. 3. ОРГАНІЗАЦІЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

І II.3.1. Організація бібліотечного фонду як процес

Організація бібліотечного фонду — один із важливих процесів технологічного циклу його формування. Це сукупність процесів приймання, обліку, технічної бібліотечної обробки, розміщення і. зберігання творів друку та інших документів. Таке визначення розкриває зміст цього процесу і послідовність його виконання.

Процес організації фонду значною мірою залежить від типу бібліотеки, її структури, обсягу та різноманітності наявних доку­ментів. Дійсно, облік, розстановка, зберігання книг, журналів,