2. Основні способи перевірки фонду

Існують три основні способи перевірки фонду: звірення його бея* посередньо з документами індивідуального обліку; перевірка за до* помогою контрольних талонів; перевірка за топографічним катало­гом. Вибір способу перевірки залежить від умов роботи бібліотеки, виду розстановки та обсягу її фонду. В невеликих бібліотеках з об* сягом фонду до 10 тис. пр. доцільно застосувати перевірку безпосе* редньо за допомогою форм індивідуального обліку. Спосіб перевір­ки за допомогою контрольних талонів рекомендовано для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. пр. У вели­ких бібліотеках, фонд яких нараховує понад 200 тис. пр., здійс­нюють перевірку за допомогою топографічного каталога.

Перевірку фондів ЦБС рекомендовано проводити шляхом без­посередньої звірки книг з інвентарною книгою або «Описом інвен­тарних номерів», а також за допомогою контрольних талонів, які звіряють потім з «Описом інвентарних номерів», а в певних випад­ках і з обліковим каталогом.

)

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку. Цей спосіб перевірки нескладний. Водночас працюють два бібліо­текаря. Один працівник знімає з полиці одну за одною книги і нази­ває їх інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видан­ня та ціну. Другий бібліотекар відшукує за цим номером запис у до­кументі індивідуального обліку — інвентарній книзі або в «Опису інвентарних номерів». Якщо відомості збігаються, то у правому верхньому кутку титульної сторінки книги ставлять штамп перевір­ки, а в документі індивідуального обліку позначку про наявність книги у фонді під час перевірки. Видання, що знаходяться у чита­чів, розшукують за формулярами, де також ставиться штемпель перевірки. При поверненні книги відмітку про перевірку переносять на книгу. Відсутність відмітки в документі індивідуального обліку свідчить про втрату видання.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку від- Ііняється простотою і точністю, але здійснюється дуже повільно, ) водночас можуть її проводити лише дві особи. Як свідчить до- нід, за робочий день два працівники встигають перевірити в серед­ньому лише 400—450 книг. Утруднює перевірку при систематично- |,іфавітній розстановці те, що записи в інвентарній книзі не відпо- Шдлють порядку розміщення фонду. Ще одним недоліком цього (іюсобу є те, що від посиленого гортання швидко псуються доку­менти індивідуального обліку.

Перевірка фонду за допомогою контрольних талонів. Найбільш поширеною в практиці ЦБС є перевірка фонду за допомогою конт­рольних талонів. Суть її полягає в тому, що на кожний примірник кииги чи іншого видання заповнюється талон, розмір якого — ‘/г ка- піложної картки. На контрольному талоні вказують такі дані: ін- нічітарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у ліво­му верхньому кутку), прізвище автора, два перших слова назви, номер тому, місце та рік видання, вартість. Такі докладні дані по- ірібні лише у випадку відсутності книги з метою її додаткового роз­шуку і складання списку книг, яких не вистачає. Оскільки відомості про рік та вартість документа можна з’ясувати й пізніше, для всіх документів їх можна не вказувати, а обмежитися більш коротким .написом: інвентарний номер, прізвище автора або перше слово назви.

Існують два варіанти перевірки фонду за допомогою контроль- [ них талонів: а) талони складають за обліковими документами, а по­тім звіряють з фондом на полицях; б) талони пишуться безпосе-

Іредньо з документів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки). Більш раціональним вважається перший ва­ріант тому, що записи можна здійснити при відкритих дверях.

За першим варіантом учасники перевірки заповнюють контроль­ні талони на основі форм обліку фонду (інвентарних книг або «Опи­сів інвентарних номерів») і розставляють у відповідності з інвен­тарними номерами. Талони з даними, взятими з алфавітного або облікового каталога, розставляють за алфавітом. Потім їх нуме-

Ірують олівцем по порядку і розставляють у відповідності з інвен­тарними номерами в горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні но­мери.

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає доку­мент з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово назви. Другий — знаходить у картотеці талон з необ­хідним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо відмічає олівцем певного кольору. На пере­віреному документі ставлять штемпель перевірки і повертають на місце. Доцільно штемпель перевірки ставити і на книжковому фор­мулярі. Це ліквідує подвійний облік перевірених документів при їх подальшій видачі читачам.

Звіривши талони з наявним фондом та читацькими формуляра­ми, виймають ті, що залишилися в горизонтальному положенні, бо

саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Після млій дів щодо їх розшуку, за цими талонами складають список відсушЦ документів. Позначку про перевірку фонду з талона переносим у відповідні форми обліку документів: спочатку в інвентарні книш і «Описи інвентарних номерів», а потім — в обліковий або алфамн ний каталог. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо ии писання талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому о піні і бібліотеку під час перевірки не зачиняти.

Існує й інша методика перевірки фонду за допомогою контролі' них талонів. Всі дані для талонів отримують безпосередні,!! з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться у чи тача—з її книжкового формуляра. При написанні контрольних іи лонів розділи фонду заздалегідь розподіляють між усіма бібліоп'ч ними працівниками. Талон вкладають у книги, а члени комісії перг віряють правильність їх написання (повністю або вибірково). По тім талони виймають з книг, ставлять на них відмітку про перевірку, та складають у завчасно заготовлені скриньки.

Після того, як написані талони на увесь наявний фонд, бібліо теку закривають на декілька днів. У цей період за даними читані, ких формулярів береться на контрольні талони решта докумепііи, видана читачам додому. Слід пам’ятати про те, щоб не лишнліп н пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучешні

Перевірку здійснюють шляхом звірки контрольних талонів І1 обліковими формами, а саме: інвентарною книгою, обліковим кати логом або журналом реєстрації надходжень «Опис інвентарних ті мерів». У залежності від форми обліку контрольні талони розстші ляють за інвентарними номерами (якщо талони звіряють з іпвічі тарною книгою чи «Описом інвентарних номерів»), або групуючі, за алфавітом авторів та назв (якщо звірка здійснюється з обліки вим або алфавітним каталогом).

Використані контрольні талони зберігають до наступної перемір ки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковим докумен том. їх старанно упаковують, пишуть на кожній теці інвентарні но­мери або літери зібраних тут талонів. При наступній перевірці до писують контрольні талони на документи, що надійшли до почату перевірки. Старі талони звіряють з обліковим документом, щоб забезпечити повноту картотеки та вилучення талонів на списані книги.

Хоча підготовка контрольних талонів потребує чималої затрати часу, проте перевірка за ними проходить набагато швидше, ніж :іа документами індивідуального обліку. При цьому способі до перевір­ки можна залучити водночас багато працівників. До того ж карто­теку контрольних талонів у подальшому можна використати для наступних перевірок.

Перевірка фонду за допомогою топографічного каталога. Топо­графічний каталог — це каталог, в якому картки розміщені у від­повідності з розміщенням документів у структурних підрозділах бібліотеки. Методика перевірки фонду за допомогою топографіч­ного каталога схожа з попереднім способом перевірки.

Опис для топографічного каталога складніший, ніж для карто­теки. Він складається з інвентарного номера, шифру документа, прізвища автора, його ініціалів, назви твору, номера тому чи ча­стини, місця та року видання, вартості книги. Під шифром олівцем скорочено зазначають відділ бібліотеки, в якому знаходиться цей документ.

У топографічному каталозі картки розставляють у строгій від­повідності з розміщенням фонду по структурним підрозділам біб­ліотеки, а в їх межах — у послідовності розстановки книг на по­лицях. Якщо в бібліотеці застосовано систематично-алфавітну роз­становку, картки розміщують у межах відділу за шифрами. В кар­тотеці ж контрольних талонів — за інвентарними номерами або за алфавітом. Крім того, робота з топографічним каталогом ведеться постійно, до нього весь час включаються бібліографічні записи на нові надходження, а з картотекою робота ведеться переважно від перевірки до перевірки. Перевірку фонду за допомогою топогра­фічного каталога проводять бригадами (по два працівники в кож­ній), причому кількість бригад не обмежена, тому що каталог мож­на розділити на декілька частин. Це підвищує оперативність пере­вірки.

Форми індивідуального обліку при цьому способі перевірки не застосовують.

Незалежно від способу перевірки ведуть чіткий облік зробле­ного. Кожний учасник перевірки наприкінці робочого дня відмічає в спеціальному зошиті обліку номери провірених стелажів і полиць, вказує число написаних контрольних талонів або перевірених книг, кількість відкладених для уточнення документів тощо. Відомості передаються комісії, яка щоденно складає звіт.