3. Види та форми обліку

Точність і чіткість даних обліку багато в чому залежать від і системи обліку. В бібліотеках нашої країни склалася система об­ліку, яка дає змогу в будь-який час одержати необхідні дані про , фонд у цілому, а також про окремі документи, що його складають. Існуючу систему характеризує наявність двох видів обліку: сумар­ний та індивідуальний. Кожний вид обліку має певне призначення і форми, які залежать від типу бібліотеки та складу її фонду.

1. Сумарний облік

Облік партій творів друку та інших документів, що надійшли ;ібо вибули з бібліотеки згідно з одним супровідним документом називається сумарним. Він містить дані про обсяг і склад фонду, про зміни, що відбуваються в ньому. За допомогою сумарного об­ліку можна з’ясувати, скільки надійшло або вибуло з бібліотеки документів за весь час її існування, які види документів є в бібліо­теці, з яких галузей знань, якою мовою тощо. Сумарний облік дає змогу також з’ясувати вартість фонду.

Формою сумарного обліку є «Книга сумарного обліку», яка складається з трьох частин: частина 1 «Одержання видань та інших документів», частина 2 «Вибуття видань та інших документів», частина 3 «Підсумки руху фонду». Внутрішня структура усіх трьох частин збігається. Тут можна виділити два розділи: загальна і якіс­на характеристика партії творів друку. Загальна характеристика передбачає з’ясування відомостей про кількість одержаних або ви­ключених з фонду документів, вартість книжок, прийнятих на ба­ланс бібліотеки. Природно, що в кожній частині цей розділ має своєрідні дані. Так, у першій частині зазначається джерело поста­чання, у другій — причина вибуття. Якісна характеристика партії дається за різними ознаками: змістом, видовим, мовним складом тощо.

Цілком природно, що єдиної книги сумарного обліку для всіх бібліотек не існує. Для різних типів бібліотек створені різні фор­ми цього документа, але є загальні вимоги, яким він має відповіда­ти. По-перше, в кожній книжці обов’язково мають бути відомості про надходження, вилучення, рух фонду. По-друге, при заповненні книги сумарного обліку необхідно додержуватися загальних пра­вил. Запис книг та інших матеріалів у кожній з частин здійснюється лише партіями за наявності супровідного документа. В першій частині нумерація партій поновлюється щорічно, у другій — про­довжується з року в рік. Для запису партії приділяється один ря­док. У залежності від обсягу надходжень та вилучення щокварталь­но або раз на рік в 1-й і 2-й частинах «Книги...» здійснюється під рахунок, який, переноситься до 3-ої частини з метою набуття відо­мостей про стан фонду бібліотеки за певний час.

Крім того, в 1-й і 2-й частинах наприкінці кожної сторінки ро­биться підрахунок усіх записів і заповнюється рядок «До перено­су». Одержані, дані слід перенести на нову сторінку у рядок «Пере­нос». Завдяки цьому бібліотека отримує відомості про всі одержані документи або вилучені з фонду за час її існування.

Різновид сумарного обліку — кількісний облік у ЦБС. На від­міну від загальних правил сумарного обліку, в ЦБС вартісний облік здійснює бухгалтерія, тому в «Книзі обліку бібліотечного фонду» відсутня графа «На суму», що існує в інших книгах сумарного обліку. Враховуючи розгалужену структуру ЦБС, у них склалася певна система кількісного обліку фонду. Поряд із загальною «Кни­гою обліку бібліотечного фонду» на єдиний фонд ЦБС, заведено

Перенос 20.03 31 Всього за І кв.	КОД	Дата запису
		№ акта
122762 27 27	-	Всього			Вибуло
85550 20 20		книг	за видами	В тому числі
37212 7 7	со	брошур, журналів, іНі-у. видів творів друку
	-	к і нофотодоку ментів
36710 18 18	сл	сус П1 л <>но- пол і тичних	зз змістом
423 . 1 1	Сй	природничонаукових
9770 ■		технічних, С.-Г., 3 ЛІСНИЦТВУ
5033	со	з мистецтва, туризму, спорту
70826 8 8	о	з мовознавства, літературо­знавства, худож. літератури
77900 15 15	о	російською мовою		3 них
44862 12 12		українською моеою
	ІЗ	Підпис бухгалтерії про отримання документів

Частина 2. Вибуття з фонду Миколаївської ЦБС

До переносу

Зразок "Книги обліку бібліотечного фонду

о

сг>

СМ

—* сч

оюаою оюмяоні всі>5А

СЧ|

сч

оюаоьм сномчоуіоосі

исіЛавсізхтіг * мсоВ'лх ‘вахзавнє -ОііЛхвсІзхіїг ‘вахоавншаоиі у

Лхсіоио ‘ЛілієисіАх *еяхпахоі»м в

еахішноііг є ⁴*а-*о ‘хинь^нхал.

хияонЛвноьинїґосіисШ

о

о

ю

СО

ю

о

о

СІ

05

со

сг>

хин ьихі ігоо-ончігї изЛз

о

*

о

о

яіхнамЛноїїохофощя

ЛмЛсітг аісіоах •гпні і ‘яіігвн^Лж ‘сіАтосІд

— ю

х

>>

О,

ОчІО^зд

о

со

СО

СХ

см

о

о

\£> >ч

х !?

СіД

са

аг

також книги на фонди окремих структурних підрозділів бібліотеки. «Книга «обліку...» єдиного фонду ЦБС складається також з 3-х частин: «Надходження у фонд», «Вибуття з фонду», «Підсумки обліку фонду». Вона заповнюється згідно із загальними правилами ведення книги сумарного обліку. «Книги обліку...» бібліотек-філіа- лів мають дві частини: «Надійшло у фонд», «Вибуло з фонду». Вони заповнюються у відділі комплектування та обробки ЦБС і дублюються відповідними філіалами. На фонд центральної біб­ліотеки відділ веде лише одну частину «Підсумки обліку фонду». У кожній частині зазначених «Книг обліку...» вміщуються відо­мості про типологічний, змістовний та мовний склад фонду. Цей розподіл узгоджено з існуючими формами статистичного звіту. Між тим, поєднання в одній графі «Книги обліку...» кількох галузевих розділів (виробнича література — технічна і сільськогосподарська; мистецтво, туризм, фізкультура і спорт та ін.), відсутність у реє­страції краєзнавчих видань не дають змоги бібліотекарю слідку­вати за якісним станом фонду, здійснювати вивчення з метою досягнення відповідності його складу особливостям бібліотеки. За­побігти цих прогалин ЦБС і окремі філіали зможуть, якщо в типо­вій формі «Книги обліку...» створять графи, що відповідають особ­ливому в складі їхнього фонду.

Таким чином, існуюча система дає змогу мати відомості про обсяг, склад, рух як єдиного фонду ЦБС, так і окремих структур­них підрозділів. Але навряд чи можна визнати за доцільне відсут­ність вартісного обліку як у центральній бібліотеці, так і в окремих структурних підрозділах. Виходячи з призначення обліку — сприя­ти збереженню фонду, а також перехід до нових умов господарю­вання необхідно повернутися до вартісного обліку в окремих філіалах.