Документальное оформление заказа

Договорная документация включает в себя:

– собственно текст договора;

– каталоги и ведомости материалов;

– соглашения, касающиеся организации подачи экстренных заявок;

– график выполнения поставок;

– план-график работы транспортных средств;

– инструкции по ведению контроля и учета выполнения договоров.

Вся документация оформляется на бумажном и электронном виде.

Договор сопровождается протоколом согласования стоимости контракта с учетом транспортно-коммерческих условий поставки в соответствии с международными требованиями «Инкотермс-2000». Выбор оптимальных условий контракта (ФОБ, СИФ и т. д.) производится на основании предварительных экономических расчетов с учетом конкретной транспортной схемы, организации доставки грузов и возможностей экспедитора.

Для заключения договора используют стандартные бланки и формы, которые включают следующие унифицированные данные:

1. Название и порядковый номер документа.

2. Названия, статус и адреса договаривающихся сторон.

3. Предмет договора и сроки доставки товаров.

4. Количество товаров с указанием стандартных единиц измерений.

5. Описание товаров, стандарты качества.

6. Упаковка и маркировка товара.

7. Цена товаров, сроки оплаты, валюта, порядок расчета.

8. Адрес поставки, промежуточные пункты контроля.

9. Условия приемки грузов и разрешение споров.

10. Ответственность сторон за заказ, штрафные санкции.

11. Форс-мажорные обстоятельства и оговорки.

12. Банковские реквизиты сторон.

Договор, как правило, составляют в четырех экземплярах. Каждый экземпляр имеет свой цвет бланка.

Первый экземпляр отправляется поставщику (белый).

Второй – направляется в бухгалтерию фирмы для проведения финансовых операций по оплате счетов (розовый).

Третий – предназначается для отдела снабжения фирмы (голубой).

Четвертый – остается для контроля и используется для разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками (зеленый).

Определение способа транспортировки и выбор перевозчиков

Для выполнения данной стадии закупок подключается транспортное подразделение компании, которое разрабатывает схему доставки грузов по принципу «от двери до двери». При этом рассматривается несколько маршрутов и определяется наиболее оптимальный из них.

Затем рассчитывается потребность в транспортных средствах. Определяются пункты концентрации грузов, порты отгрузки и назначения, места таможенного контроля и промежуточного складирования.

На следующем этапе выполняют обоснование выбора рационального вида транспорта, намечают конкретных перевозчиков и формируют перечень транспортно-экспедиторских услуг, оформляют транспортный договор доставки грузов снабжения. При оперативном методе снабжения транспортное подразделение в большей степени заинтересовано в своевременной поставке, чем в снижении стоимости транспортировки.

Определение способа транспортировки, выбор вида транспорта, перевозчика и экспедитора, определение вида упаковки и транспортных характеристик грузов, оформление транспортно-распорядительных документов являются предметом изучения транспортной логистики.