2. Управління матеріально-технічним забезпеченням, зокрема:

• управління закупівлями ресурсів;

• управління постачанням.

Закупівлі ресурсів є центральним елементом системи управління ресурсами.

Під закупівлями розуміють заходи, направлені на забезпечення проектів ресурсами, тобто, майном (товарами), виконанням робіт (послуг), передачею результатів інтелектуальної творчості у зв'язку з конкретним проектом. Закупівлі і постачання взаємозв'язані і є по суті двома сторонами процесів матеріально-технічного забезпечення проекту.

Управління закупівлями – це підсистема управління проектом, що включає процеси придбання товарів, продукції і послуг проекту від зовнішніх організацій – постачальників.

Управління постачаннями передбачає управління постачаннями ресурсів, управління запасами ресурсів і розподілом ресурсів по роботах проекту.

Управління закупівлями передбачає виконання наступних етапів:

1. Підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг.

2. Планування і організація процесу закупівель.

3. Вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками.

4. Розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання.

5. Контроль за постачаннями (своєчасність, комплектність, кількість і якість) з вживанням необхідних заходів у разі появи відхилень.

6. Вирішення конфліктів.

1. Взаєморозрахунки;

7. Наймання на роботу необхідних фахівців (підрядчиків), включаючи консультантів.

8. Планування постачань.

9. Організація бухгалтерського обліку.

10. Доставка, приймання і зберігання товару.

11. Облік і контроль доставки.

Останні 4 позиції на Заході прийнято виділяти в самостійний блок робіт, званий постачаннями. Решта робіт же відносить до закупівель. Таке ділення не випадково, оскільки закупівлі здійснює замовник, а постачання - підрядчик.

2.Джерела ресурсного забезпечення проекту та їх вибір

Одним із важливих питань в управлінні проектами є питання планування потреби в ресурсах. Іноді існує така ситуація, коли підприємства не планують належним чином і не наділяють проектну команду належними ресурсами, що на кінцевому етапі призводить до негативних результатів.

Для того, щоб забезпечити виконання проекту необхідно визначити джерела фінансування проекту.

Фінансування проекту класифікується за різними ознаками:

1. За походженням капіталу: внутрішнє та зовнішнє фінансувашіи

2. За юридичним статусом власника капіталу: власне та позикове фі нансування.

3. За тривалістю надання капіталу: безстрокове, довгострокові (більше 5 років), середньострокове (від 1 до 5 років), коротко строкове (до 1 року).

Існують такі джерела фінансування:

• власні фінансові кошти, а саме нерозподілений прибуток, амортизаційні відрахування, статутний капітал, внески власного капіталу, зокрема, поширеною формою фінансування проектів є одержання фінансових ресурсів через випуск акцій та облігацій;

• різні форми позикових коштів, а саме кредити, позики тощо;

• іноземні та міжнародні інвестиції, лізингове фінансування;

• асигнування з державного, регіонального або місцевого бюджету.

Кожне з цих джерел має свої переваги та недоліки. У світовій практиці основною формою залучення засобів для інвестування є розширення акціонерного капіталу, а також позики й випуск облігацій.

Процес фінансування проекту передбачає такі етапи:

1. Попереднє вивчення життєздатності проекту, яке передбачає визначення доцільності фінансування, а саме чи буде отриманий хоча б середній прибуток;

2. Розробка плану його реалізації. На цьому етапі визначають всі показники та ризики, прогнозують вплив на проект внутрішніх та зовнішніх чинників;

3. Розробка схеми фінансування проекту;

4. Контроль за виконанням плану фінансування та його умовами, як правило, по таких аспектах, як фактичні витрати, потік грошових коштів, фінансовий стан, звітність, управління фінансами.

Здійснення проектів проходить на контрактній основі, яка використовується як для залучення окремих спеціалістів, різних підрядних і субпідрядних організацій і фірм для виконання робіт та послуг, так і для закупок і поставок необхідного обладнання і матеріально-технічних ресурсів.

Функції управління контрактами й забезпечення проекту ресурсами включають процеси вибору стратегії контрактної діяльності; інформаційно-рекламну роботу; визначення складу, номенклатури і строків залучених по контракту суб'єктів; підготовку контрактних пропозицій; вибір контрагентів і постачальників шляхом торгів, конкурсів, тендерів та інше; підготовку документації; підписання контрактів, контроль за ходом їх виконання, закриття і розрахунки по завершених контрактах.

Планування контрактів включає два основних процеси:

• планування контрактів - визначення того, які ресурси та послуги необхідні в проекті;

• підготовка умов (документування вимог до ресурсів та послуг і визначення потенційних постачальників).

Планування контрактів — це процес визначення того, як потреби проекту можуть бути найкращим чином задоволені шляхом придбання ресурсів чи послуг у зовнішніх організацій. При цьому розглядаються наступні питання:

• чи купувати продукти та послуги?

• як це зробити?

• що саме придбати?

• скільки придбати?

• коли придбати?

В залежності від того, які ресурси чи послуги купуються, можуть використовуватися різноманітні типи контрактів. Можна виділити три основні типи контрактів:

• контракт із фіксованою ціною;

• контракт із фіксованою ціною одиниці продукції;

• контракт із відшкодуванням витрат (покриття замовником витрат, пов'язаних із виконанням умов контракту).

План управління контрактами повинен описувати, методи та принципи управління контрактами протягом всього проекту, наприклад, відповідати на питання:

• які типи контрактів будуть використані;

• якщо будуть необхідні незалежні оцінки, то до кого і коли за ними звертатися;

• якщо в організації с контрактний підрозділ, то як він повинен взаємодіяти з командою проекту;

• якщо необхідні типові контракти, то де їх знайти;

• як будуть складатись відносини з підрядником;

• як буде організована звітність підрядника і як будуть координуватися контракти та розклади виконання проекту.

План управління контрактами входить в план проекту як одна з основних частин.

Зміст роботи описує предмет контракту досить детально, щоб потенційні постачальники могли вирішити чи здатні вони поставити необхідний продукт.

Зміст роботи готується для кожного ресурсу і послуги, часом для групи і повинен бути настільки детальним, наскільки це можливо. В тому числі він повинен включати:

• специфікації (опис поставок, послуг або персоналу, що є предметом контракту з точки зору їх фізичних, виробничих і функціональних характеристик);

• організацію звітності постачальника і вимоги до супроводження поставленого продукту після завершення проекту;

• місце контракту в ієрархічній структурі контрактів (ІСК). ІСК відображає контрактні роботи, які необхідно виконати і те, як вони будуть виконуватись і керуватись. ІСК повинна включати рівні, по яким буде надаватись звітність.

Для одержання контрактних пропозицій використовується тендерна документація. Тендерна документація повинна бути структурована таким чином, щоб сприяти представленню точних і повних пропозицій. Вона повинна включати зміст роботи, опис бажаної форми представлення пропозицій, умови контрактів (типовий проект контракту, умови конфіденційності). Тендерна документація повинна бути детально обґрунтованою і гнучкою, щоб можна було запропонувати альтернативні шляхи виконання поставлених умов.

Критерії оцінки, що використовуються для оцінки тендерних пропозицій повинні бути як об'єктивними так і суб'єктивними. Вони включаються в тендерну документацію та можуть зводитись до ціни, якщо предмет торгів може бути одержаний з різних джерел. Більш детально процедура проведення торгів розглядається в темі 1.

Кінцевим результатом процесу планування ресурсів є представлення переліку типів і кількості ресурсів, необхідних для виконання проекту. Ці ресурси будуть уточнюватися за результатами наступних стадій планування та аналізу плану проекту.