2. Вимоги до системи контролю

Вимоги до системи контролю виробляються до початку реалізації проекту за участю всіх зацікавлених сторін і визначають склад аналізованої інформації, структуру звітів і відповідальність за збір даних, аналіз інфор­мації і прийняття рішень. Для створення ефективної системи контролю необхідно:

• ретельне планування всіх робіт, виконання яких необхідне для завершення проекту;

• точна оцінка часу, ресурсів і витрат;

• облік фактичного виконання і витрат у часовому розрізі;

- періодична переоцінка часу і витрат, необхідних для виконання роботи, що залишилася;

- багаторазове, періодичне порівняння фактичного виконання і витрат із графіком та бюджетом.

Система управління проектом повинна забезпечувати коригувальні впливи там і тоді, де і коли вони необхідні. Наприклад, якщо відбувається затримка закінчення окремих робіт, то, наприклад, прискорити їх виконання можна за рахунок перерозподілу трудових ресурсів і устаткування. Якщо ж затримується постачання проектної документації, збільшуються витрати на матеріали й устаткування, субпідрядники зривають директивні строки, то необхідно переглянути план проекту. Корекція плану може бути обмежена переглядом параметрів робіт, а може вимагати розробки зовсім нової сітьової моделі, починаючи з поточного стану і до моменту закінчення проекту.

Принципи побудови ефективної системи контролю застосовуються для ефективного управління в рамках оперативного циклу проекту, що вимагає проектування, розробки і впровадження добре організованої системи контро­лю, необхідної для досягнення безпосереднього зворотного зв'язку. За допо­могою цього зв'язку фактичне використання ресурсів може порівнюватися з плановими роботами, установленими на стадії планування. Існує кілька основних принципів побудови ефективної системи контролю.

Наявність конкретних планів. Плани повинні бути змістовні, чітко структуровані та фіксовані, для того щоб забезпечувати основу для контролю. Якщо плани обновляються занадто часто і без застосування процедур контро­лю за змінами, контроль над проектом може бути загублений.

Наявність інформативної системи звітності. Звіти повинні відобра­жати стан проекту щодо вихідних планів на підставі єдиних підходів і крите­ріїв. Для забезпечення цього повинні бути чітко визначені та достатньо прості процедури підготовки й одержання звітів, а також установлений для всіх видів звітів чіткий часовий інтервал. Результати, представлені в звітах, повинні обговорюватися на нарадах.

Наявність ефективної системи аналізу фактичних показників і тенденцій. У результаті аналізу зібраних даних керівництво проекту повинне визначити, чи відповідає поточна ситуація запланованій, а якщо ні, то розра­хувати розмір і серйозність наслідків відхилень. Двома основними показни­ками для аналізу є час і вартість. Для аналізу тенденцій у вартісних і тимчасових оцінках робіт проекту необхідно використовувати спеціальні звіти. Прогноз, наприклад, може показати збільшення вартості проекту чи затримки за термінами. Однак часто відхилення в часових і вартісних показниках роблять також вплив на зміст майбутніх робіт і якість результатів.

Наявність ефективної системи реагування. Завершальним кроком процесу контролю є дії, що починаються керівництвом і спрямовані на подолання відхилень у ході робіт за проектом. Ці дії можуть бути спрямовані на виправлення виявлених недоліків і подолання негативних тенденцій у рамках проекту. Однак у ряді випадків може знадобитися перегляд плану. Перепланування вимагає проведення аналізу "що, якщо...", який забезпечує прогнозування і розрахунок наслідків від планованих дій. Від менеджера залежить також переконання і мотивація команди проекту в необхідності тих чи інших дій.