4. Підходи до управління проектами.

У проектній діяльності використовуються три різні підходи до управління проектами, а саме класичний підхід, управління проектом як циклом розв'язання проблеми та за життєвим циклом проекту.

Класичний підхід управління проектом, запропонований у 1949 р. Генрі Файолем, представляє п’ять основних функцій менеджменту:

• планування обсягу робіт, необхідних для виконання проекту і досягнення його цілей;

• організація ресурсів для їх виконання в межах встановленого бюджету і термінів;

• впровадження розробленої програми дій;

• контроль за виконанням плану або його коригування у разі необхідності;

• керівництво командою залучених до проекту учасників.

Схема управління проектом з використання класичного підходу представлена на рис. 2.1.

Рис. 2.1. П’ять функцій менеджменту за класичним підходом управління проектом

Управління проектом як циклом розв'язання проблеми. У туристичній діяльності підприємства проекти часто є результат певних проблем чи потреб, що виникають у процесі його функціонування. Тому керівництво туристичної організації приймає рішення щодо здійснення певного проекту. На практиці процес підготовки та реалізації проекту за цим циклом передбачає виконання декількох послідовних стадій, а саме:

• аналіз проблеми чи потреби, що виникла, та виявлення джерел та причин проблеми;

• збір інформації, що необхідна для прийняття рішення;

• визначення та оцінка можливих альтернативних рішень проблеми;

• вибір оптимального рішення;

• організація команди виконавців проекту;

• розроблення плану проекту;

• впровадження плану та його моніторинг.

Управління проектом за життєвим циклом. Життєвий цикл проекту — це час від моменту його задуму до мо­менту ліквідації.

Для різних учасників проекту події "початок проекту — кінець проекту" будуть різними. Наприклад, для інвесторів початок проекту пов'язаний із вкладенням коштів у підприємство. За­кінченням проекту буде вилучення об'єкту з експлуатації та припинен­ня отримання прибутку від вкладених коштів. Для інших учасників та виконавців його закінченням буде припинення виконання окремих ета­пів робіт.

Життєвий цикл проекту розбивають на фази та стадії. Стадія проекту — одна з послідовно виконуваних частин створення проекту, встановлена нормативними документами, що закінчується зада­ним результатом.

Виділяють та­кі фази життєвого циклу проекту:

• зародження,

• зростання,

• зрілості

• завершення.

Кожна з цих фаз проекту включає ще декілька послідовних стадій (Табл. 1.2.).

Таблиця 1.2.

Фази життєвого циклу проектного менеджменту

Фаза життєвого циклу	Стадія	Характеристика	Результат
Зародження (вибір проекту)	1.Концепція	Компанія, уряд або інша організація визначає потребу чи проблему, яка потребує вирішення	Загальна ідея. Приблизні витрати за проектом коливаються в межах ±30%
	2. Вивчення можливостей	Концепція перевіряється у деталях з метою визначення її реалістичності та життєздатності	Приблизний обсяг робіт, масштаб витрат, терміни виконання. Приблизні витрати ± 10%
Зростання ( планування проекту	3. Планування	Розробляється план виконання	Необхідні документи з обсягів та якості. Затверджений бюджет (коливається ± 5%) і календарний план, ресурсний план.
	4. Конструк-торська розробка	Розробляються і погоджуються принципова схема, детальне креслення кожного виду робіт
Зрілість -(реалізація та контроль проекту)	5. Забезпечення	Уточнюються необхідні ресурси	Контроль: обсягів якості витрат використання ресурсів своєчасності
	6. Виробництво монтаж	Організація виконання робіт за проектом за допомогою складеного плану
Завершення (завершення)	7. Приймання	Кінцевий результат проекту перевіряється для встановлення його відповідності його вимогам проекту	Завершення робіт, використання результатів проекту, оцінка отриманих вигод, нагородження і розпуск команди, аудит і підсумкова звітність

Фаза зародження включає такі стадії, як розробка концепції, яка ха­рактеризується появою загальної ідеї; стадія аналізу та вивчення можли­востей, що визначає приблизні витрати, обсяг робіт, терміни виконання, причому визначається реальність даного проекту.

Фаза зростання включає стадії планування та конструкторської роз­робки. На даному етапі розробляється план виконання, готуються необхідні документи, тобто загальний бюджет проекту, план ресурсного забезпечення та календарний план. Крім того, розробляються та пого­джуються конструкторські розробки (загальна схема, креслення кожного компонента).

Фаза зрілості включає стадію забезпечення необхідними матеріала­ми та обладнанням та стадію виробництва. Проводиться контроль обся­гів, витрат, якості та своєчасності виконання робіт.

Фаза завершення ха­рактеризується завершенням робіт, проводиться оцінка отриманих результатів, аудит, порівняння з наміченими цілями, підсумкова звіт­ність, нагороджується та розпускається команда. Зрозуміло, що напри­кінці проекту робляться відповідні висновки, узагальнюються позитивні та негативні результати, їх причини з метою прийняття відповідних рі­шень та накопичення досвіду.

Узагальнюючи наведені вище підходи до проектного менеджменту на основі його життєвого циклу, можемо визначити такі його основні етапи виконання проекту як вибір проекту, планування, реалізація та контроль, завершення. Виконання цих етапів співпадає з життєвим циклом проектного менеджменту.

У міжнародній практиці виділяють чотири стадії розробки та реалі­зації інвестиційного проекту:

• передінвестиційна;

• інвестиційна;

• експлуатаційна;

• ліквідаційна.

На першій стадії аналізується ідея інвестора та розробляється кон­цепція проекту. З метою обґрунтування концепції проекту обов'язково вивчаються прогнози і напрямки розвитку інноваційної діяльності, шля­хи розвитку регіону, міста, країни, що зачіпають інтереси підприємства. Особлива увага повинна приділятись аналізу умов для реалізації почат­кового задуму проекту та передпроектному обґрунтуванню інвестицій, оцінці життєздатності проекту. Поява задуму проходить в процесі стратегічного планування як елемент стратегії фірми.

За результатами робіт, виконаних на даній стадії, приймається попе­реднє інвестиційне рішення та розробляється попередній план. План проекту являє собою перелік робіт із зазначенням термінів, виконавців, результатів, які ведуть до отримання комплексу показників, намічених концепцією проекту. Він являє собою основу для проведення тендерів, укладання контрактів із розробниками й виконавцями всіх передбачених робіт, складання детального сіткового графіка роботи та оцінки робіт, що заплановані.

План складається за участю всіх зацікавлених осіб, які сприяють йо­го реалізації. Частіше всього передінвестиційна стадія закінчується роз­робкою бізнес-плану, який являє собою конкретний план дій підприємця (суб'єкта господарювання) з реалізації своєї ідеї. Бізнес-план являє со­бою складну систему техніко-економічних розрахунків, оцінок, обґрун­тувань, що на даній стадії детально не завжди вдається зробити. Але всі розділи бізнес-плану повинні бути продумані, а потім уточнені на інве­стиційній стадії.

Інвестиційна стадія проекту включає розробку проектно-кошторис­ної документації, підготовку до будівельно-монтажних робіт, проведен­ня тендерів, конкурсів, аукціонів, укладання контрактів, організацію за­купівель і постачання матеріальних цінностей, необхідних для реалізації проекту і т. ін. Найбільш важливою частиною є складання проектно-кош­торисної документації, оскільки саме на цьому етапі приймаються всі важливі рішення по проекту, проводяться технічні та економічні розра­хунки, складаються калькуляції, кошториси, схеми, макети, креслення і т. п. Зазвичай, характер цієї документації залежить від об'єкта інвесту­вання й цілей розробки проекту. Крім розробки проекту, до цієї стадії належить і реалізація проекту. Реалізація проекту — це введення в дію окремих елементів проекту. Наприклад, в інноваційній сфері реалізація виявляється в переході до випуску і продажу нової продукції; для проек­тів будівництва реалізація означає закінчення будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт. Дана стадія є найбільш ризиковою. На цій стадії, як правило, проводиться коригування проектної документації і тривалість її залежить від складності проекту та умов його реалізації.

Стадія експлуатації включає весь період експлуатації проекту. За цей період проект повинен окупити вкладені в розробку та реалізацію ресурси.

На стадії ліквідації проекту проводиться завершення проекту як од­норазовий захід. Хоча, можливо, деякі його частини застосовувати для розробки іншого проекту.