Процеси контролю
У рамках функції контролю й оперативного управління реалізацією проекту зважуються задачі виміру, прогнозування й оцінки оперативної ситуації, що складається, по досягненню результатів, витратам часу, ресурсів і фінансів, аналізу й усуненню причин відхилення від затвердженого плану, а також корекція плану. Звичайно при управлінні проектом контролюються три основні кількісні характеристики — час, обсяг робіт і вартість. Крім того, керівництво відповідає за управління змістом робіт (змінами), якістю й організаційною структурою.
Важливим для аналізу ходу робіт параметром є поточна дата (гранична дата), що являє собою начебто момент часу, щодо якого виробляється аналіз. Стан робіт за проектом оцінюється щодо граничної дати.
Основні методи аналізу стану робіт, використовувані менеджером, передбачають збір фактичних даних про досягнуті результати й оцінку фактичних витрат, оцінку обсягу робіт, що залишився, аналіз фактичного вироблення на поточну дату.
Керівництво повинно встановити послідовність збору даних через визначені інтервали часу, зробити аналіз отриманих даних, проаналізувати поточні розбіжності фактичних і планових показників та прогнозувати вплив поточного стану справ на витрати за обсягом робіт, що залишився. Іншими словами, керівництво повинно організувати процеси контролю за проектом.
Процеси контролю проекту підрозділяються на основні та допоміжні (рис. 3.22):
загальний контроль змін - координація змін за проектом у цілому;
ведення звітності за проектом — збір і передача звітної інформації про хід реалізації проекту, включаючи звіти про виконані роботи, про виконання планових показників, прогноз з урахуванням наявних результатів;
контроль змін змісту - контроль за змінами змісту проекту;
контроль розкладу - контроль за змінами в розкладі проекту;
контроль витрат - контроль витрат за роботами та при зміні бюджету проекту;
контроль якості - відстеження конкретних результатів проекту для визначення їхньої відповідності встановленим стандартам і вживання необхідних заходів щодо усунення причин, що призводять до порушення якості;
контроль ризику - реагування на зміну рівня ризику в ході реалізації проекту.
Процеси контролю за проектом тісно взаємозв'язані та можуть бути подані при необхідності як один інтегрований процес, що складається з обраних процесів. Наприклад, спільна реалізація процесів ведення звітності, контролю змін змісту, контролю розкладу і контролю витрат може бути подана у вигляді триетапного процесу відстеження фактичного стану робіт, аналізу результатів, виміру прогресу і проведення коригувальних дій для досягнення цілей проекту (рис. 3.23):
- відстеження: збір і документування фактичних даних; визначення в офіційних і неофіційних звітах ступеня відповідності фактичного виконання запланованим показникам;
аналіз: оцінка поточного стану робіт і порівняння досягнутих результатів із запланованими; визначення причини і шляхів впливу на відхилення від виконання плану;
коректування: планування і здійснення дій, спрямованих на виконання робіт відповідно до плану, мінімізацію несприятливих відхилень чи одержання переваг від виникнення сприятливих відхилень.
Рис. 9.3.1 Узагальнена схема процесу контролю за виконанням проекту
Моніторинг - контроль, спостереження, облік, аналіз і складання звітів про фактичне виконання проекту в порівнянні з планом.
Перший крок у процесі контролю полягає в зборі й обробці даних за фактичним станом робіт. Керівництво зобов'язане безупинно стежити за ходом виконання проекту, визначати ступінь закінченості робіт і, виходячи з поточного стану, робити оцінки параметрів виконання майбутніх робіт. Для цього необхідно мати ефективні зворотні зв'язки, що дають інформацію про досягнуті результати і витрати.
Ефективним засобом збору даних є заповнені фактичними даними і повернуті наряди на виконання робіт чи спеціальні звіти, що заповнюються виконавцями.
При розробці системи збору інформації менеджер проекту повинен у першу чергу визначити склад даних, що збираються, і періодичність збору. Рішення за даними питаннями залежать від задач аналізу параметрів проекту, періодичності проведення нарад і видачі завдань. Детальність аналізу по кожному конкретному випадку визначається виходячи з цілей і критеріїв контролю за проектом. Наприклад, якщо основним пріоритетом є своєчасність виконання робіт, то методи контролю використання ресурсів і витрат можна задіяти в обмеженому вигляді.